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校工会财务报销工作流程

一、引言

校工会的财务报销工作，是工会日常运营中一项基础性且至关重要的环节。它不仅关系到工会经费的合理使用与规范管理，也直接影响到工会会员的切身利益以及工会各项活动的顺利开展。为确保报销工作的高效、透明与合规，每一位涉及报销业务的工会成员都应熟悉并严格遵守既定的工作流程。本文将详细阐述校工会财务报销的完整流程及关键注意事项，旨在为大家提供清晰的指引。

二、报销前准备：明晰政策与凭证收集

在着手准备报销事宜前，首要任务是充分了解校工会的财务报销政策。这包括但不限于：明确各项费用的报销范围（如差旅费、会议费、活动组织费、慰问费等）、报销标准（如差旅住宿标准、伙食补助标准）、以及所需提供的原始凭证类型。这些信息通常可通过工会内部发布的财务管理制度文件或咨询工会财务人员获取。

核心要点：

1.合规性判断：确保拟报销的费用是用于工会组织的合法活动，符合经费使用范围和预算安排。

2.凭证意识：从经济活动发生之初，就要有意识地索取和保存合法、有效的原始凭证。常见的有效凭证包括税务部门监制的发票、财政部门监制的行政事业性收费票据等。注意，发票抬头需为学校工会全称，内容应清晰反映经济业务的真实情况。

3.提前沟通：对于金额较大、或性质特殊的费用支出，建议在发生前与工会财务人员进行沟通，确认其可报销性及所需手续，避免事后因不符合规定而无法报销。

三、报销单据填写：规范准确与完整无误

在确认费用合规且凭证齐全后，接下来需规范填写报销单据。校工会通常会提供统一格式的《费用报销单》或类似表单。

填写要求：

1.信息完整：务必填写清楚报销部门（或活动项目名称）、报销日期、报销人姓名及联系方式。

2.事由清晰：在“报销事由”栏详细、准确地描述费用发生的原因、时间、地点及参与人员等关键信息，例如“XX部门工会春游活动餐费”、“庆祝三八妇女节座谈会场地布置费”等。

3.金额准确：逐项填写费用明细，包括经济业务内容、数量、单价、金额。大小写金额必须一致，且不得涂改。若有多种费用项目，建议分类汇总填写。

4.附件齐全：在“附件张数”处如实填写所附原始凭证的张数。

注意事项：

填写时应使用蓝黑墨水或碳素笔，字迹工整、清晰。如有填写错误，应重新填写，避免在原单上涂改。

四、票据整理与粘贴：有序规范与易于查阅

原始凭证是报销业务的核心依据，其整理与粘贴的规范性直接影响报销审核的效率。

操作方法：

1.分类整理：将性质相同或业务内容相近的票据归类整理，例如将同一活动的餐费发票、交通费发票等各自归集。

2.规范粘贴：将整理好的票据正面朝上，按照从小到大、从左到右（或从上到下）的顺序，整齐地粘贴在与报销单大小相仿的粘贴单（或空白A4纸）上。粘贴时应注意：

*票据边缘与粘贴单边缘保持适当距离，避免超出。

*胶水应涂抹在票据左侧或上侧的空白处，避免覆盖票据金额、印章等关键信息。

*粘贴应牢固，防止票据脱落，但也不宜使用过多胶水。

*较大的票据可折叠成与粘贴单大小一致，但需保证关键信息不被遮挡。

3.汇总金额：对于粘贴的票据，可在粘贴单空白处简要注明该类票据的张数和总金额，便于核对。

目的：使财务审核人员能够快速、清晰地查阅和核对每一张原始凭证，确保其真实性、合法性和完整性。

五、审批流程：权责清晰与逐级审批

报销单据填写完整、票据粘贴规范后，需按照校工会规定的审批权限和流程进行逐级审批。

一般流程：

1.部门负责人（或项目负责人）审批：报销人所在部门的工会负责人（或该项活动的具体负责人）应对费用支出的真实性、必要性进行审核，并在报销单相应位置签字确认。

2.工会财务人员审核：经部门负责人审批后，将报销单据提交至校工会财务人员。财务人员将对报销凭证的合规性、完整性、金额的准确性以及报销手续的齐备性进行专业审核。

*审核通过后，进入后续的付款流程。

*若审核发现问题，财务人员会将单据退回报销人，并告知需补充或更正的事项。报销人应及时按要求处理。

3.工会领导审批：根据费用金额大小或学校、工会的相关规定，部分报销业务可能还需报请工会主管领导或主要负责人进行审批。

重要提示：审批人应本着对工会经费负责的态度，认真履行审批职责。

六、报销款领取或到账：耐心等待与核对确认

完成所有审批手续后，工会财务部门将根据审批通过的报销单据办理付款手续。

款项支付方式：

通常情况下，为确保资金安全和提高效率，工会会采用银行转账方式将报销款项直接汇入报销人提供的本人银行账户。因此，在填写报销单时，务必准确提供本人的银行卡号、开户行信息。

查询与核对：

报销人可在提交单据后的合理工作日内，向工会财务人员咨询报销进度。款项到账后，应及时查询银行账户，核对到账金额是否与报销金额一致。如有疑问，及时与工