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自动化审批流程操作模板

一、核心应用场景

本模板适用于企业内部各类需要多级审批的业务流程，旨在通过系统化、标准化的操作实现审批效率提升与流程规范。常见应用场景包括但不限于：

日常费用报销：员工提交差旅费、办公费等报销申请，需经部门负责人、财务部门、分管领导逐级审批；

采购申请：部门提交物料采购、服务外包等需求，需经过需求部门审核、采购部门评估、管理层审批；

员工请假：员工提交年假、病假、事假等申请，需直属审批人、人力资源部门备案；

合同审批：业务部门起草合同文本，需法务部门合规性审查、财务部门风险评估、总经理最终审批。

二、操作流程详解

1.发起申请：填写基础信息与附件

操作步骤：

登录企业自动化审批系统，选择“新建申请”入口；

根据申请类型（如“费用报销”“请假申请”）填写基础信息，包括申请人姓名*、所属部门、申请事项、申请事由、涉及金额（如适用）、起止时间（如适用）等；

必要附件（如发票扫描件、请假证明、合同草案等），保证附件清晰、完整，格式支持PDF/JPG/PDF（单个附件不超过10MB）；

确认信息无误后，“提交申请”，系统自动唯一申请编号（如“AP202405001”）。

注意事项：申请事需简明扼要，关键信息（如金额、日期）不得遗漏；附件命名建议包含申请编号+名称（如“AP202405001-差旅发票.pdf”），便于审批人查阅。

2.系统自动流转：智能匹配审批路径

操作步骤：

系统根据申请类型预设的审批规则（如“费用报销≥5000元需分管领导审批”），自动匹配审批流程节点；

审批路径按预设顺序依次推送至各审批人，例如：部门负责人→财务专员→分管领导*；

系统自动发送待办通知至审批人系统账号及预留邮箱/短信（如“您有1笔费用报销申请待处理，申请编号：AP202405001”）。

注意事项：审批路径可根据企业实际需求自定义配置，如遇紧急申请，发起人可勾选“加急”选项，系统将缩短审批间隔并提醒审批人优先处理。

3.审批人处理：在线审批与意见反馈

操作步骤：

审批人登录系统查看待办事项，申请编号进入审批详情页；

阅读申请内容及附件，根据企业制度判断是否同意，选择“通过”“驳回”或“转交他人审批”；

若选择“驳回”，需填写具体驳回原因（如“发票信息有误，请重新提交”）；若选择“转交”，需指定接收人及转交理由；

“提交审批”，系统自动流转至下一节点，并向申请人发送审批结果通知（如“您的AP202405001申请已通过部门负责人审批，当前节点：财务审核”）。

注意事项：审批人需在收到通知后1个工作日内完成处理（紧急申请需2小时内处理），不得无故拖延；审批意见需明确、具体，避免模糊表述（如“不同意”需注明理由）。

4.结果通知：实时同步审批状态

操作步骤：

全部审批节点完成后，系统自动更新申请状态为“已通过”或“已驳回”；

申请人可通过系统“我的申请”查看审批进度及最终结果，同时收到系统消息通知；

若审批通过，相关业务部门（如财务部、人力资源部）根据审批结果执行后续操作（如报销打款、假期备案）；若驳回，申请人根据驳回意见修改后可重新提交。

注意事项：审批结果通知仅推送至申请人及涉及审批人，无需额外抄送；如对审批结果有异议，可在收到通知后1个工作日内通过系统“申诉”功能提交说明，由流程管理员介入处理。

5.流程归档：自动存储审批记录

操作步骤：

审批流程结束后，系统自动将申请信息、审批意见、附件等数据归档至“审批记录库”；

归档记录支持按申请编号、申请人、申请时间、审批状态等条件检索，保存期限不少于3年（根据企业档案管理要求可调整）；

如需打印审批记录，可在系统内选择“导出PDF”功能，带电子签章的审批凭证（需企业已开通电子签章服务）。

注意事项：归档记录仅限授权人员查询，严禁外泄；如需修改或删除归档记录，需提交书面申请经部门负责人及流程管理员双重审批。

三、审批申请表模板

字段名称

填写说明

示例

申请编号

系统自动，格式：AP+年月日+流水号（如AP202405001）

AP202405001

申请人姓名*

填写本人真实姓名（系统自动关联账号，无需手动填写）

张*

所属部门*

选择所在部门（如“销售部”“人力资源部”）

销售部

申请事项*

简要说明申请内容（如“报销6月差旅费”“申请年假”）

报销6月差旅费

申请类型*

下拉选择（费用报销/请假/采购/合同/其他）

费用报销

申请事由*

详细说明申请原因（如“赴北京客户洽谈业务，产生交通费、住宿费共3500元”）

赴北京客户洽谈业务，产生交通费、住宿费共3500元

涉及金额（元）

仅限费用报销、采购申请等类型填写，保留两位小数

3500.00

附件清单

附件名称及大小，多个附件用分号隔开

差旅发票.pdf（2.5MB）；行程单.jpg（1.2MB）

一级审批人*

系统