大型组织流程及准备工作要点概述.pdfVIP

附件6.1

举办会议的一般程序

■会议种类：

较大型会议一般有：*公司或公司下属部门参与，其它单位主办的会议，如：

*公司或公司下属部门与其它单位合办的会议，如：

*公司或公司下属部门举办，其它单位参加的会议，如：

*公司会议，如：

■会议费用方式：

其方式有两种：一、先定上限费用，以此为确定各细节的开支；

二、以效果为，根据效果档次的高低确定各细节的费用。

■会议流程：

会议的决定会议的准备会议的举行会议善后处理会议的总

结汇报

■会议的决定：年初决议计划中的会议，如：

临时决定（不在年初计划中）的会议，如：

临时受邀请参加的会议，如：

■以公司举办会议为例：

可选部分

确定会议目的

确定会议内容

确定会议对象（厂家、客户、兄弟单位或公司）及大致参加人数

确定会议组织人员

确定会议的效果

确定会议费用范围

确定会议纪律

确定组织人员的分工

形成会议会议目的内容

会议时间地点

是否接车/接机、乘车路线等

会议日程安排

会议回执（、、职务、单位及地址、、回

执期限）

会议安排会议顺序安排

注意事项作息时间安排

住宿安排

签字或盖章餐饮安排

交通安排

旅游安排

（注意：中应注明某些项目如不按会议要求时间，恕不等待）

会议的准备

■发会议

■根据回执确定会议参加人员

■请款一定数量的现金

■订房注意住房条件、环境

确定住房日期

房数

结算方式

■准备参会人员资料（讲义、试题）

■会场设备的准备投影仪或幻灯机

写字板及各色写字笔

教鞭或电子

录象机或电视机

仪或照相机

音箱及麦克风

■准备会议日常用品（茶叶、、矿泉水、、应急药品等）

■准备、奖状等

■制作报到登记表、准备发言稿等

■提前交代酒店服务人员报到人员房间安排

资料的发送

确定就餐方式（就餐时间的提醒等）

■会场布置试用会场设备

布置桌椅注意贵宾和一般会员的区别

放置会议日常用品、布置会场照明通风

清洁整理会场、设置禁烟牌