做好档案管理PPT.pptxVIP

2025/11/09

做好档案管理PPT

汇报人：XXXX

CONTENTS

目录

01

前期准备

02

内容设计

03

制作技巧

04

审核完善

前期准备

01

明确制作目的

为提升档案利用效率

如企业为快速检索资料，制作档案方便员工高效获取信息。

为满足合规要求

像医疗机构按法规制作档案，确保医疗信息记录符合行业规范。

收集相关资料

收集业务文件

企业日常业务往来文件，如合同、协议等，是档案重要组成。

整理会议记录

各类会议的记录需妥善收集，能反映企业决策过程。

采集员工档案

员工的入职、培训、绩效等资料，完善企业人员信息。

获取外部资料

行业报告、政策法规等外部资料，对企业发展有参考价值。

内容设计

02

档案管理概述

档案管理定义

档案管理是对档案进行收集、整理、保管和提供利用的活动，如企业人事档案管理。

档案管理目的

目的是有效保护和利用档案资源，像历史档案馆为研究提供资料。

档案管理重要性

重要性体现在保障信息安全、支持决策，如政府部门依档案决策。

档案管理流程

01

档案收集

收集各部门文件，如财务报表、合同等，确保资料完整。

02

档案归档

按类别、时间等标准将档案归类，如人事档案按月归档。

档案管理重要性

保障信息安全

企业客户资料档案妥善管理，防止信息泄露，如华为重视档案安全。

支持决策制定

政府依据历史数据档案规划城市建设，如上海参考旧档布局新区域。

促进知识传承

学校整理优秀教案档案供新教师学习，如清华共享教学档案资源。

符合法规要求

医院规范病历档案管理以满足医疗法规，如北京医院严格执行。

档案管理案例

档案收集

企业日常运营中，收集各类文件，如合同、报告等，确保资料完整。

档案存储

采用专业档案柜或电子系统，安全存储档案，像银行保存客户资料。

制作技巧

03

页面布局设计

确定档案使用场景

如企业审计时，档案用于提供财务和业务记录，需确保完整准确。

明确档案服务对象

为领导决策服务，档案应突出关键数据和趋势分析，助于战略规划。

图表运用方法

收集纸质档案

收集合同、报告等纸质文件，如企业历年财务报表纸质版。

整理电子文档

整理电子合同、邮件等，像公司项目往来的电子文档。

获取外部数据

向合作伙伴等收集相关数据，如行业协会发布的统计数据。

记录口头信息

记录会议等场合的口头内容，如重要会议领导讲话要点。

审核完善

04

内容准确性审核

定义与内涵

档案管理是对档案进行收集、整理、保管等工作，如企业档案归类。

重要性体现

有效档案管理助企业决策，像医院病历档案助医疗诊断。

发展历程

从传统纸质管理到电子档案管理，银行档案管理已电子化。

整体效果优化

便于信息查询

企业员工能快速从档案里找到所需资料，如盖公司公章需查审批档案。

保障数据安全

妥善管理档案可防止重要数据丢失或泄露，像医院病人病历档案。

支持决策制定

管理者依据档案数据做科学决策，如学校根据招生档案规划招生。

符合法规要求

按规定管理档案能避免法律风险，如企业财务档案要合规保存。

THEEND

谢谢