行政差旅报销审核与申请表格模板.docVIP

一、适用场景与价值

二、操作流程详解

（一）出差前：出差申请与审批

填写出差申请单：员工因公出差需提前填写《出差申请单》，明确出差事由、目的地、出发/返回时间、交通工具（如高铁、飞机、自驾等，需标注预计费用）、住宿标准（参照公司《差旅费用管理规定》）、同行人员（若有）及出差任务目标。

部门负责人审批：申请单提交至部门负责人，审核出差必要性、行程合理性及费用预算是否符合部门年度计划。审批通过后，部门负责人签字确认。

行政部备案：将审批通过的《出差申请单》提交至行政部备案，行政部核对出差信息与公司差旅政策一致性，确认无误后留存原件，员工可凭复印件作为出差期间的费用预支依据（如需预借差旅费，需额外填写《借款单》）。

（二）出差中：费用记录与凭证留存

规范支出费用：出差期间产生的交通、住宿、餐饮等费用，需严格按照申请单标注的标准执行。例如：住宿费不超出公司规定的单间限额，交通费优先选择公共交通工具（特殊情况需说明原因）。

留存合规凭证：所有费用支出需取得合法有效的凭证（如行程单、住宿清单、消费明细等），凭证上需注明消费日期、金额、用途及消费方名称，保证信息清晰可辨。若为电子凭证，需打印后与纸质凭证一并整理。

（三）出差后：报销申请与审核

填写报销单：出差返回后3个工作日内，员工需填写《差旅报销单》，逐项填写报销明细（交通费、住宿费、餐饮费、市内交通费等），并注明出差起止时间、目的地，同时附上所有费用凭证及《出差申请单》复印件。

部门初审：报销单提交至部门负责人，负责人核对报销内容与出差申请单是否一致（如实际行程、费用项目），确认无误后签字。

行政部复核：行政部对报销单的合规性进行复核，重点检查：

费用是否在申请单规定的标准范围内；

凭证是否齐全、合规，有无涂改或缺失；

报销金额计算是否准确（如交通费按实际里程/票价计算，住宿费按实际天数核算）。

财务部终审：行政部复核通过后，将报销单及凭证提交财务部，财务部对票据的真实性、合法性及是否符合公司财务制度进行最终审核，确认无误后安排款项支付。

（四）特殊情况处理

若出差行程发生变更（如延长出差时间、更换目的地），需提前向部门负责人及行政部提交书面说明，经审批同意后方可变更，变更后的费用报销需附上审批材料。

因紧急任务未能提前申请出差的，员工需在出差后1个工作日内补填《出差申请单》，部门负责人需在申请单上注明“紧急出差”并签字确认，行政部备案后可正常报销。

三、表格模板及填写说明

（一）《出差申请单》模板

项目

填写内容

出差人

（员工姓名）

所属部门

（部门名称）

出差事由

（简明说明出差目的，如“客户洽谈”“项目调研”等）

出差时间

（YYYY年MM月DD日HH:MM至YYYY年MM月DD日HH:MM）

出差地点

（详细至城市及具体区域，如“北京市朝阳区”“上海市浦东新区”）

交通工具

（如“高铁二等座”“飞机经济舱”“自驾”等，需注明预计费用）

住宿标准

（如“单间≤500元/天”“标间≤300元/天”等，参照公司规定）

同行人员

（若有，填写姓名及部门；若无，填写“无”）

预计费用总额

（大写：____________________小写：￥_____________）

部门负责人审批

*（签字：_____________日期：____年__月__日）*

行政部备案

*（签字：_____________日期：____年__月__日）*

填写说明：

带“*”项目为必填项，事由需简洁明确，避免模糊表述；

交通工具及住宿标准需严格参照公司《差旅费用管理规定》，若需超标需在“备注”栏说明原因并附审批材料；

同行人员为非必填项，仅当多人同行时填写。

（二）《差旅报销单》模板

报销人

（员工姓名）

所属部门

（部门名称）

出差时间

（YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日）

出差地点

（详细至城市及区域）

费用明细

项目

金额（元）

凭证张数

交通费（含往返及市内）

住宿费

餐饮费

其他费用（如会议费、资料费）

报销总额

（大写：____________________小写：￥_____________）

附件总数

*（共____张）*

部门负责人审批

*（签字：_____________日期：____年__月__日）*

行政部复核

*（签字：_____________日期：____年__月__日）*

财务部审核

*（签字：_____________日期：____年__月__日）*

填写说明：

费用明细需分项填写，不得合并填写（如交通费、住宿费需单独列示）；

每项费用需注明凭证张数，保证凭证与报销明细一一对应；

餐饮费若按公司标准补贴（如“100元/天”），需在备注栏注明补贴标准及计算方式；

报销总额需大小写一致，不得涂改。

四、关键注意事项

费用合规性：所有报