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会议室预定及管理使用操作手册

前言

为规范企业内部会议室资源的使用与管理，提高会议室利用率，避免资源冲突与浪费，特制定本操作手册。本手册适用于企业全体员工、部门负责人及行政管理人员，旨在通过标准化操作流程，实现会议室预定、使用、审批及维护的全流程高效管理。请各相关人员仔细阅读并严格按照规范执行。

一、适用场景与用户群体

（一）日常会议场景

适用于部门例会、项目研讨会、客户洽谈、培训讲座等各类企业内部及对外会议。根据会议规模（小型会议≤10人、中型会议11-30人、大型会议＞30人），可选择不同容量及设备配置的会议室。

（二）临时紧急会议场景

适用于突发性工作协调会、临时任务部署会等需快速响应的会议，支持“即时预定”功能（需提前1小时以上申请，具体以企业系统规则为准）。

（三）跨部门协作场景

适用于多部门联合参与的专题会议，需协调不同部门的时间与资源，保证参会人员时间无冲突。

（四）用户群体划分

普通员工：可发起会议室预定、查看预定状态、取消或修改个人预定。

部门负责人：可审批本部门员工的会议室预定申请（若会议室设置需审批权限）、协调跨部门会议时间冲突。

行政/后勤管理员：负责会议室信息维护、预定冲突处理、设备调试及故障报修、月度使用数据统计与分析。

二、员工操作篇：从预定到使用的全流程指南

（一）会议室预定步骤（普通员工适用）

第1步：登录预定系统

企业员工通过企业内部OA系统、钉钉/企业工作台或指定会议室预定平台（如“会议室宝”“会小二”等）登录账号，使用工号及初始密码（或企业统一认证方式）进入系统首页。

第2步：筛选目标会议室

在系统首页选择“会议室预定”模块，按需设置筛选条件：

时间维度：选择会议日期、开始时间、结束时间（精确到30分钟，如14:00-15:30）；

空间维度：选择会议室所在楼层/区域（如“总部大楼5层”）；

功能维度：勾选所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）或容量要求（如“≥20人”）。

系统将自动展示符合条件的会议室列表，并实时显示“可预定”“已占用”“维护中”等状态（绿色为可预定，红色为已占用，灰色为维护中）。

第3步：填写预定信息

目标会议室的“预定”按钮，进入预定详情页，填写以下必填信息：

会议基础信息：会议主题（简洁明了，如“Q3营销方案研讨会”）、会议类型（如“部门例会”“客户洽谈”）；

参会人员：输入参会员工工号/姓名（系统自动同步通讯录，支持批量添加），预计参会人数；

特殊需求：是否需要茶水服务、横幅制作、设备调试支持等（需提前4小时申请）；

备注说明：其他需告知管理员或后续参会人员的信息（如“会议需全程录音”）。

第4步：提交预定申请

确认信息无误后，“提交预定”。若所选会议室无需审批，系统自动“预定成功”提示，并唯一预定编码（如“MR20231015001”）；若需部门负责人审批，则提交后进入审批队列，系统同步向负责人发送审批提醒（企业/短信/邮件通知）。

第5步：查看预定结果与提醒

员工可在“我的预定”模块实时查看审批状态：

审批通过：系统自动发送会议提醒至参会人员（提前1天），并附会议室位置、设备清单及预定编码；

审批驳回：查看驳回原因（如“时间冲突”“会议室容量不足”），修改后重新提交。

（二）会议室使用与后续操作

1.入会准备

按预定时间提前10分钟到达会议室，通过预定编码或工号在会议室门口的“扫码签到机”签到（同步至系统，记录会议室实际使用情况）；

检查会议室设备（投影仪、空调、麦克风等）是否正常运行，若发觉故障，立即联系行政部（电话：内线8888），并在系统中提交“设备报修”申请（路径：“我的预定”-对应会议-“报修”）。

2.会议结束整理

会议结束后，关闭所有设备（投影仪、灯光、空调等），整理桌椅归位，清理会议垃圾（茶水杯、文件等）；

在系统中“结束会议”按钮，填写“实际参会人数”“会议总结”（可选），提交后系统释放会议室资源。

3.取消或修改预定

若会议取消或时间/地点变更，需在预定开始时间前2小时通过“我的预定”模块操作：

取消预定：“取消”，系统自动释放资源，无需审批（若已审批，需联系部门负责人审批通过后取消）；

修改预定：“修改”，重新填写会议信息（时间/人数/需求等），提交后重新等待审批（若无需审批，即时生效）。

三、部门负责人操作篇：高效审批与资源协调

（一）审批本部门会议室预定申请

部门负责人通过系统“审批待办”模块接收预定提醒，进入审批详情页，查看会议主题、时间、参会人员、设备需求等信息；

审核要点：

会议时间是否与部门重点工作冲突；

会议室容量是否匹配参会人数；

设备需求是否合理（如是否需调用跨部门共享设备）。

审批结果选择：

通过：系统自动通知员工预定成功，同步更新会议室状态；

驳回：填写驳回理由（如“该时间段部门有重要接待，请更