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合同审核流程及条款标准化工具

一、适用场景与价值定位

本工具适用于企业法务部门、合同管理员、业务部门及相关负责人，用于规范合同全生命周期管理，保证合同条款合法合规、权责清晰，降低履约风险。具体场景包括：

新合同起草时的条款标准化检查；

合同签订前的多部门协同审核；

已有合同的修订与风险排查；

跨业务线合同模板的统一管理。

通过标准化流程，可提升审核效率30%以上，减少因条款模糊导致的纠纷，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

步骤1：合同接收与初步登记

操作内容：

业务部门提交合同时需同步填写《合同基本信息登记表》（见表1），包含合同名称、双方主体、合同类型（如采购、销售、服务）、金额、签署urgency等基础信息。

法务部门接收后，对合同进行编号（格式：年份-部门-序号，如2024-法务-001），并在合同管理系统中登记台账，明确审核负责人及预计完成时间。

关键动作：

确认合同材料完整性（含合同文本、附件、对方主体资质复印件等）；

对紧急合同（如需3日内签署）启动加急审核通道。

步骤2：形式审查：基础信息与主体资质核验

操作内容：

合同基础信息：检查合同名称是否与业务内容一致，当事人名称、地址、联系方式是否准确，合同金额大小写是否一致，签署日期是否明确。

主体资质审查：

对方主体：需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明，若涉及特殊行业（如建筑、医疗），需查验对应资质许可证（如施工资质、医疗器械经营许可证）；

本方主体：确认签约人是否为法定代表人或授权代表（需附授权委托书），授权范围是否覆盖合同内容。

输出结果：

若形式问题（如对方未提供营业执照），退回业务部门补充材料；

若形式合格，进入实质审查环节。

步骤3：实质审查：条款合规性与风险点排查

操作内容：

重点审查以下核心条款，逐项对照《合同条款合规性检查表》（见表2）：

权利义务条款：明确双方核心权利（如交付物、付款节点）和主要义务（如质量标准、售后服务），避免“双方应尽各自义务”等模糊表述；

违约责任条款：违约情形是否具体（如“逾期付款超过30日”），违约金计算方式是否合理（一般不超过实际损失的30%），是否约定违约金调整机制；

争议解决条款：明确争议解决方式（诉讼或仲裁），若选择诉讼，需明确管辖法院（通常为被告住所地或合同履行地）；若选择仲裁，需明确仲裁机构全称（如“市仲裁委员会”）；

必威体育官网网址条款：必威体育官网网址范围、期限（通常至合同终止后2-3年）、违约责任是否清晰，是否涉及商业秘密定义；

不可抗力条款：明确不可抗力的定义（如自然灾害、战争）、通知义务及后果处理（如延期履行、部分解除）；

合同生效与终止条款：生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效）、终止情形（如履行完毕、双方协商解除）及后续清理条款（如资料返还、款项结算）。

风险点提示：

避免免责条款（如“一方对任何间接损失不承担责任”）因违反《民法典》第506条而无效；

涼嵌格式条款需提示对方注意，否则可能被认定为未履行提示义务。

步骤4：多部门协同审核：业务、财务、法务联动

操作内容：

业务部门：审核合同内容与实际业务是否匹配，如交付物规格、服务周期、验收标准是否符合业务需求；

财务部门：审核付款方式、税费承担、发票开具要求（如“提供13%增值税专用发票”）是否合规，资金安排是否符合企业预算；

法务部门：汇总各部门意见，对条款冲突进行协调（如业务要求“先付款后交付”与财务风险控制冲突时，需调整为“分期付款+交付保证金”）。

协同机制：

使用合同管理系统线上流转审核意见，各部门需在2个工作日内反馈；

对重大分歧（如核心条款修改），组织跨部门会议沟通，形成书面会议纪要。

步骤5：修订与反馈：闭环管理

操作内容：

法务部门汇总审核意见，形成《合同修订清单》（见表3），标注修订条款、原内容、修改建议及依据（如“依据《民法典》第527条，建议增加后履行抗辩权条款”）；

将修订清单反馈至业务部门，由业务部门与对方沟通协商，达成一致后形成修订版合同。

关键要求：

每次修订需保留版本记录（如V1.0→V1.1），避免版本混乱；

对对方提出的重大修改（如金额变动、责任豁免），需重新启动实质审查流程。

步骤6：最终审批与签署

操作内容：

法务部门对修订后合同进行最终复核，保证所有条款已合规且无遗漏；

按企业审批权限报批：

金额≤10万元：业务负责人+法务负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总+法务负责人审批；

金额＞50万元：总经理+法务负责人审批。

审批通过后，安排双方签署：签署人需当面签字并加盖公章（合同专用章），保证骑缝章完整，签署日期一致。

步骤7：归档与记录：全生命周期追溯

操作内容：

签署后的合同原件由法务部门统一归档，扫描件至合同管理系统，与《合同基本信息登记表》《审核意见记录表》等资料关联；

建立