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项目合同管理模板全面规范

一、适用范围与典型应用场景

外部合作场景：与客户签订项目服务合同（如软件开发、工程实施、咨询外包等）；

供应商管理场景：与供应商签订物料采购、技术服务、分包合作等合同；

内部协作场景：跨部门项目资源协调、职责划分的内部协议；

长期合作场景：框架协议下的分阶段项目补充合同管理。

无论项目规模大小（小型服务项目至大型综合项目），均可通过本模板实现合同全流程规范化管理，降低法律风险，提升协作效率。

二、合同管理全流程操作指南

（一）需求梳理与合同启动

操作目的：明确合作背景、核心需求及合同边界，避免后续条款争议。

操作步骤：

发起需求：由项目经办人（如*经理）填写《项目需求确认单》，明确项目目标、范围、交付标准、时间节点及预算上限，附客户需求文档或内部立项批复。

对接法务：将需求确认单提交至法务部门（*法务专员），同步沟通合作方背景（如客户/供应商资质、过往合作记录），初步判断合同类型（服务/采购/分包等）。

确定框架：法务与业务部门共同确认合同核心包括：合作双方主体信息、合同性质、计价方式（固定总价/单价/成本加成）、付款条件、违约责任等关键条款方向。

（二）合同起草与内容填充

操作目的：依据需求形成条款清晰、权责明确的合同文本。

操作步骤：

模板选择：根据合同类型（如《项目服务合同模板》《采购合同模板》）调用标准模板，删除不适用条款，补充个性化内容。

信息填写：

主体信息：填写合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需核对营业执照原件或扫描件）；

项目详情：明确项目名称、编号、范围（可附附件《项目工作分解结构》）、交付成果及验收标准；

商务条款：约定合同总金额、计价单位、付款阶段（如预付款30%、到货款40%、验收款30%）、开票信息（类型、税率、收款账户）；

权责条款：明确双方责任（如我方提供技术支持、对方配合验收）、知识产权归属、必威体育官网网址义务（必威体育官网网址范围、期限）；

违约责任：约定逾期履约、质量不达标等情形的违约金比例（如日万分之五）或赔偿计算方式；

争议解决：约定协商不成时的管辖法院（如我方所在地法院）或仲裁机构。

内部审核：起草人（经办人）自查后，提交部门负责人（总监）审核商务条款，法务部门（*法务主管）审核法律条款，保证无歧义、无漏洞。

（三）审批流程与用印管理

操作目的：通过多级审批控制合同风险，保证签署主体合法有效。

操作步骤：

线上提报：通过OA系统或合同管理平台合同终稿，附《项目需求确认单》《法务审核意见表》《部门负责人审批表》。

分级审批：

业务部门：*总监确认项目必要性及商务条款合理性；

财务部门：*会计审核付款条件与预算匹配度，防范资金风险；

法务部门：*法务主管审核条款合法性，重点排查无效条款、权责不对等风险；

分管领导：*副总审批重大项目（金额超50万元）或关键合作条款；

总经理：最终审批（金额超100万元或战略级合作项目）。

用印申请：审批通过后，由行政部（*行政专员）核对合同原件与审批件一致性，在合同指定位置（法定代表人或授权代表人签字处）加盖公司公章或合同专用章，骑缝章同步加盖。

（四）合同签署与交付归档

操作目的：完成合同法律效力确认，实现资料规范化留存。

操作步骤：

对方签署：将盖章后的合同正本（一式两份/三份）送达合作方，要求其加盖公章或合同章，法定代表人或授权代表人签字（需提供授权委托书）。

回收存档：收到对方签署合同后，1个工作日内交至行政部，由*档案管理员扫描电子版（PDF格式）存入合同管理系统，原件按“年份-合同类型-编号”分类存放于档案室。

信息登记：在《合同台账》中登记合同编号、名称、签约方、金额、签署日期、归档日期、责任人等信息，保证可追溯。

（五）履约跟踪与变更管理

操作目的：监控合同执行进度，及时处理变更或争议，保障项目目标达成。

操作步骤：

履约监控：项目执行部门（*项目经理）每月更新《履约跟踪表》，记录项目进度、交付成果、对方反馈及存在问题，对逾期事项（如延迟付款、延期交付）发起预警。

变更发起：如需变更合同范围、金额、期限等，由经办人填写《合同变更申请单》，附变更方案、双方沟通记录及影响评估，重新履行审批流程（参照“审批流程”章节）。

补充协议：重大变更需签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件及原合同处理方式（如“原合同其他条款不变”），补充协议与原合同具有同等法律效力。

（六）验收结算与关闭归档

操作目的：规范项目收尾及款项结算，完成合同全生命周期管理。

操作步骤：

项目验收：按合同约定标准，由验收组（业务、技术、法务人员）共同出具《项目验收报告》，确认交付成果合格并签字盖章。

款项结算：财务部门（*财务经理）凭验收报告、发票及合同条款办理付款，完成台账更新，标注“已结算”状态。

合同关闭：项目结束后，由档案管理员将合同正本、