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团队协作沟通会议记录及决策执行模板

一、适用场景

定期例会：如周会、月度总结会，用于同步工作进展、协调资源；

项目启动会：明确项目目标、分工及关键节点；

问题解决会：针对特定议题（如技术瓶颈、流程优化）集中讨论并形成决策；

跨部门协作会：协调不同团队间的任务衔接与责任划分；

突发事项讨论会：快速响应紧急问题，明确临时行动方案。

二、操作流程详解

1.会前准备：明确目标与信息同步

确定会议核心目标：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应流程滞后问题”），避免议题发散。

梳理会议议程：根据目标列出讨论要点（如“现状回顾→问题分析→方案讨论→决策形成→任务分配”），并预估各环节时长，提前1-2天发送给参会人员。

准备基础材料：整理相关数据、背景资料（如项目进度表、用户反馈汇总、历史会议纪要），保证参会人提前熟悉议题，提升会议效率。

2.会中记录：聚焦关键信息与决策

记录基础信息：准确填写会议名称、时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

跟踪议程进展：按议程顺序记录讨论内容，重点标注：

关键观点：不同参会人的核心意见（如“建议采用A方案，因成本降低20%”“需先验证技术可行性”）；

争议焦点：未达成一致的问题及各方理由（如“市场部希望优先上线功能X，研发部认为功能Y更紧急”）；

决策结论：最终明确的解决方案（需清晰、可执行，避免“尽快研究”“后续考虑”等模糊表述）。

明确行动项：对决策分解为具体任务，记录每项任务的：

任务描述（如“完成客户投诉流程优化方案初稿”）；

负责人（明确到具体人，如“*经理”）；

截止时间（精确到日期，如“2023年10月15日”）；

所需资源/支持（如“需法务部提供合规性审核支持”）。

3.会后整理：确认内容与分发执行

整理会议纪要：会后24小时内，根据会中记录整理纪要，保证：

语言简洁，重点突出（决策结论、行动项优先展示）；

信息准确，核对参会人姓名、任务分工及时间节点；

格式规范（按“基础信息→议程讨论→决策结论→行动项”结构呈现）。

审核与分发：将纪要发送给所有参会人及相关方，明确“如有信息误差请在2个工作日内反馈”，确认无误后归档（可通过团队共享文档或协作工具存储，如钉钉、飞书群文件）。

启动执行跟踪：将行动项录入“决策执行跟踪表”，负责人按计划推进，记录人定期（如每周）同步进度。

4.执行跟踪：闭环管理保证落地

定期同步进度：负责人在截止日期前1天反馈任务进展（如“已完成初稿，待*总监审阅”），若遇延期需提前说明原因及调整计划。

节点复盘：对跨周期任务（如项目里程碑），在关键节点召开简短复盘会，确认是否按决策执行，是否需调整方案。

结果归档：任务完成后，负责人提交成果（如方案文档、数据报告），记录人在跟踪表中标注“已完成”，并附成果或摘要，形成“决策-执行-反馈”闭环。

三、模板表格

表1：会议记录模板

会议基础信息

内容示例

会议名称

Q3产品迭代优先级评审会

时间

2023年9月20日14:00-16:00

地点/线上会议

3号会议室/钉钉会议号X

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

总监、经理（研发）、经理（市场）、专员（产品）

缺席人员及原因

*主管（出差）

议程与讨论记录

内容摘要

1.上周任务进展回顾

研发部：功能A开发完成80%，*经理提需测试资源支持；市场部：推广素材已定稿，等待上线排期。

2.用户反馈问题分析

产品部：30%用户反馈“功能B操作复杂”，*专员建议优化交互流程，研发部评估需3天开发。

3.Q3迭代优先级讨论

争议点：市场部希望优先上线功能C（满足大客户需求），研发部认为功能B优化更紧急（影响用户体验）。

决策结论

1.优先完成功能B优化（9月25日前上线），同步解决用户反馈问题；2.功能C开发启动时间推迟至10月，待功能B上线后评估资源。

行动项

任务描述

————————

———————————–

功能B交互流程优化方案

输出优化方案并提交开发

功能B测试资源协调

安排测试人员，9月23日开始测试

大客户需求沟通

向大客户说明功能C延迟原因，同步替代方案

表2：决策执行跟踪表

决策事项

关键行动项

负责人

计划完成时间

实际完成时间

进度更新（简述）

成果/备注

功能B优化上线

交互流程方案设计

*专员

2023/9/22

2023/9/21

方案已完成，待研发确认

方案文档：X

开发与测试

*经理

2023/9/25

-

开发进度60%，测试环境已搭建

每日17:00同步进度

大客户需求沟通

客户反馈收集与方案同步

*经理

2023/9/25

2023/9/24

已与3家大客户沟通，接受替代方案

客户沟通纪要：X

四、使用要点提示

记录客观性：避免主观评价，准确