合同管理流程及审批模板全集.docVIP

合同管理流程及审批模板全集

一、适用业务场景与对象

本流程及模板适用于各类企业（含国企、民企、外企）对外开展的各类合同管理场景，包括但不限于：采购与供应合同、服务外包合同、销售与分销合同、劳动合同、租赁合同、技术开发合同、合作经营合同等。涉及主体包括业务发起部门（如采购部、销售部、项目部）、法务合规部、财务部、分管领导、总经理办公会等，覆盖合同从需求发起到归档的全生命周期管理需求。

二、合同全生命周期管理操作步骤

（一）需求发起与合同起草

业务部门发起需求

业务部门根据业务需要（如采购物料、委托服务、产品销售等），填写《合同立项申请表》，明确合作对方基本信息、合同标的、预估金额、履行期限、核心需求（如质量标准、交付节点）等，经部门负责人*签字确认后，启动合同起草流程。

起草合同文本

业务部门对接合作方，获取合作方提供的合同草案（如有），或根据业务需求自行起草合同初稿；

合同内容需包含核心要素：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人）、合同标的、数量与质量标准、价款与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、必威体育官网网址条款、不可抗力等；

涉及技术附件、服务方案等需作为合同附件，与具有同等法律效力。

（二）内部审核流程

法务合规部审核

业务部门将合同初稿及《合同立项申请表》提交法务合规部，法务专员*重点审核以下内容：

主体资格：对方企业是否存续、经营范围是否涵盖合同标的、是否具备相关资质（如特种设备生产许可证、ISO认证等）；

条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定，格式条款是否公平（避免“霸王条款”）；

权责对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理（如违约金是否过高或过低）；

争议解决：争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否明确。

法务部需在2个工作日内出具审核意见，标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改理由。

财务部审核

法务审核通过后，提交财务部，财务专员*重点审核：

价款与支付方式：价格是否合理（是否比价、定价依据是否充分），支付节点与履约进度是否匹配，预付款比例是否符合公司规定（一般不超过30%）；

税费承担：税费约定是否清晰（如是否为含税价，发票类型及开具时限）；

财务风险：是否存在大额预付款无担保、质保金比例过低（一般不低于5%）等风险。

财务部需在1个工作日内出具审核意见，重点关注资金安全与财务合规性。

（三）审批决策

根据合同金额及重要性，分级审批：

一般合同（金额≤50万元）：业务部门负责人、法务合规部负责人、财务部负责人*联合审批即可；

重大合同（50万元＜金额≤200万元）：在上述部门审批基础上，提交分管副总*审批；

特别重大合同（金额＞200万元或涉及核心业务/战略合作）：需经分管副总、总经理审批，并提交总经理办公会审议。

审批意见需在《合同审批表》中明确标注“同意签署”“修改后签署”或“否决”，否决需说明理由并退回业务部门重新谈判或起草。

（四）合同签署

最终文本确认

审批通过后，业务部门根据审核意见修改合同文本，最终版本由法务合规部核稿无误后，打印一式X份（根据合作方需求及存档要求确定，一般至少3份：双方各执1份，公司存档1份）。

签署主体与方式

对方为法人：需由法定代表人或其授权代表人签字并加盖企业公章/合同专用章（需核对授权委托书，确认授权范围及权限）；

对方为自然人：需由本人签字并按手印，附身份证复印件；

涉及分公司签署的，需提供总公司授权书，并由分公司加盖公章。

禁止在空白合同、空白条款或未填写关键信息的合同上盖章，签署日期需填写实际签署日（非打印日）。

（五）履行跟踪与归档

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》，记录履行进度（如货物交付时间、验收结果、付款节点等），定期（每月/每季度）向法务部、财务部同步履行情况。若出现对方违约（如延迟交付、质量不达标），需在3个工作日内书面通知对方并留存证据，同时启动争议解决预案。

合同归档

合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门收集合同文本（含附件）、审批文件、签署页、履行过程中的往来函件、验收报告等资料，填写《合同归档清单》，提交档案管理部门*归档。电子版合同需同步至公司合同管理系统，保证纸质与电子档案一致。

三、核心环节标准化模板表格

（一）合同审批申请表

项目

内容

合同名称

例：“公司2024年度办公设备采购合同”

合作对方信息

单称全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人及电话（可简化为“详见附件资质文件”）

合同标的

例：电脑50台、打印机20台等

预估金额

大写：____________________小写：￥______________

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心需求

例：设备需符合国家3C标准，质保期2年，30日内