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技术文档编写规范与审核流程指导书
一、指导书概述
1.1目的
为统一公司内部技术文档的编写标准，保证文档内容准确、完整、易用，规范审核流程与责任分工，提升技术文档的可维护性与专业性，特制定本指导书。
1.2适用范围
本指导书适用于公司内部所有技术文档的编写与审核，包括但不限于：
需求规格说明书、系统设计文档、接口文档
测试计划、测试报告、用户操作手册
技术方案、故障排查指南、API文档
二、技术文档编写规范
2.1文档规划阶段
核心目标：明确文档定位与框架，避免内容遗漏或冗余。
2.1.1确定文档类型与读者
根据文档用途（如开发、测试、运维、用户）选择类型（设计类、说明类、记录类等）；
读者定位：技术文档需区分“技术读者”（如开发人员）与“非技术读者”（如产品经理、终端用户），语言风格与内容深度适配读者需求。
2.1.2搭建文档结构大纲
参考标准框架（以“系统设计文档”为例）：
引言
1.1编写目的
1.2文档范围
1.3术语定义
1.4参考资料
系统概述
2.1系统目标
2.2系统架构图
详细设计
3.1模块设计（模块功能、接口定义、逻辑流程）
3.2数据库设计（ER图、表结构说明）
3.3安全设计
测试方案
4.1测试环境
4.2测试用例
附录
5.1常见问题
5.2版本历史
2.1.3收集基础资料
梳理需求文档、原型图、技术调研结果等前置资料；
确认技术参数、接口规范、业务规则等关键信息准确性。
2.2内容编写阶段
核心目标：保证内容准确、逻辑清晰、语言规范，避免歧义。
2.2.1内容准确性要求
数据与参数：必须来源于需求文档、测试数据或权威来源，禁止主观臆断；
技术方案：需经过可行性验证，描述与实际开发逻辑一致；
引用标注：引用外部资料（如行业标准、第三方文档）需注明来源。
2.2.2逻辑清晰性要求
章节顺序：按“总-分”结构排列，先概述后细节，先全局后局部；
因果关系：明确问题与解决方案、输入与输出的对应关系，避免跳跃性描述；
示例：描述“用户登录流程”时，需包含“输入参数→校验逻辑→处理结果→异常场景”完整链条。
2.2.3语言规范性要求
术语统一：同一概念使用固定术语（如“用户ID”不混用“用户编号”），术语表见文档附录；
句式简洁：避免长句（单句不超过40字）、口语化表达（如“搞定”改为“完成”）；
被动语态：技术描述优先使用被动语态（如“数据被加密存储”），减少主观色彩。
2.2.4图表规范要求
图表编号：按章节顺序编号，如图2-1（第二章第1个图）、表3-2（第三章第2个表）；
图表图表上方居中标注，格式为“[编号][标题]”（如“图2-1系统架构图”）；
数据标注：图表数据需标注来源（如“数据来源：项目测试报告”），坐标轴、图例清晰可辨。
2.3格式规范阶段
核心目标：统一文档视觉呈现，提升阅读体验。
2.3.1文档标题与版本控制
标题格式：[文档类型]-[项目/模块名称]-[版本号]（如“需求规格说明书-用户中心模块-V1.0”）；
版本号规则：V主版本号.次版本号（V1.0初稿、V1.1修订稿、V2.0正式版），修改时更新版本号并记录修改人、日期。
2.3.2页面与排版设置
页面：A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm；
字体：标题黑体（三号加粗），一级标题黑体（四号加粗），二级标题楷体（GB2312）四号，宋体五号；
行间距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行。
2.3.3章节编号规范
一级1.、2.、3.（如“1.引言”）；
二级1.1、1.2、1.3（如“1.1编写目的”）；
三级1.1.1、1.1.2（如“1.1.1术语定义”）。
2.4校对修改阶段
核心目标：消除内容错误与格式疏漏，保证文档质量。
2.4.1自查清单
内容完整性：是否覆盖所有章节大纲，关键功能/流程无遗漏；
格式一致性：标题编号、字体、行距、图表编号是否统一；
错误检查：错别字（如“登陆”改为“登录”）、标点符号（中英文标点区分）、数据矛盾（如接口版本号不一致）。
2.4.2交叉检查
邀请非编写人（如测试工程师、产品经理）协助审核，重点检查“读者视角”的易理解性；
检查后反馈问题，编写人需逐条修改并记录修改说明。
三、技术文档审核流程
3.1提交审核准备
操作步骤：
编写人完成文档自查与交叉检查后，填写《文档提交信息表》（见表1）；
提交至文档管理员（如行政专员），由管理员审核提交材料完整性（文档内容、提交表、版本号）；
管理员根据文档类型分配初审人（如需求文档初审人为产品经理，设计文档初审人为架构师）。
表1：文档提交信息表
文档名称
文档类型
版本号
编写人
完成日期
审核类型（常规/紧急）
提交日期
备注
用户中心接口文档
接口文档
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