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员工考勤异常处理流程

一、引言：考勤异常处理的重要性

在企业管理实践中，考勤管理作为基础的人力资源管理模块，其规范性与公正性直接关系到员工的工作积极性、组织的整体效率以及企业文化的塑造。考勤异常，作为考勤管理中不可避免的现象，若处理不当，不仅可能引发员工不满，甚至可能导致劳动纠纷，影响团队和谐与企业声誉。因此，建立一套清晰、规范、高效且富有人性化的员工考勤异常处理流程，对于保障企业正常运营秩序、维护劳资双方合法权益具有至关重要的现实意义。本流程旨在提供一套可操作的指引，确保考勤异常得到及时、公正、合理的解决。

二、考勤异常的发现与提报

考勤异常的及时发现是有效处理的前提。这一环节需要员工与管理部门的共同参与，以确保信息的准确性和时效性。

（一）员工自查与主动提报

员工应养成每日检查个人考勤记录的习惯。在使用电子考勤系统的情况下，员工可通过系统终端或移动端实时查询自己的打卡记录。如发现漏打卡、迟到、早退、旷工（包括当日未打卡且未请假）、以及系统显示与实际出勤不符等情况，员工应在规定时限内（通常为异常发生后的一个工作日内或企业规定的固定申诉期内）主动向直接上级或人力资源部门（以下简称“HR部门”）提出异常说明。提报时应简要说明异常发生的日期、时间、具体情况及初步原因。

（二）HR部门定期核查

HR部门应指定专人负责，在每个考勤周期（如每日、每周或每月固定日期）结束后，通过考勤管理系统导出原始考勤数据，进行系统性核查。核查内容包括但不限于员工打卡记录的完整性、规律性，以及与排班计划的匹配度。对于系统自动识别或人工筛查出的异常记录，HR部门应及时进行标记，并通知相关员工及其直接上级进行确认。

三、异常原因的核实与确认

考勤异常提报后，关键在于对异常原因的客观核实与准确确认，这是确保处理结果公正的核心环节。

（一）员工提交证明材料

对于员工主动提报或HR部门通知确认的考勤异常，员工需在指定时间内（例如收到通知后的一个工作日内）提交书面说明及相关证明材料。证明材料应根据异常类型提供，例如：

*因公原因：如外出办公、参加培训、加班等，需提供经审批的《外出申请单》、《培训通知》、《加班审批单》等。

*因私原因：如病假需提供医疗机构开具的诊断证明；事假需提供《事假申请单》（若事后补请）；突发紧急事务需提供相关说明及证明人信息等。

*不可抗力或意外情况：如交通意外、突发疾病等，需提供相关部门证明（如交警事故认定书）或急诊证明等。

*系统或设备故障：如考勤机故障、网络问题导致无法打卡，需提供相关情况说明，并尽可能提供佐证（如同一时段其他员工的打卡情况）。

（二）直接上级审核

员工的直接上级是核实考勤异常原因的第一责任人。直接上级需根据员工提交的说明及证明材料，结合日常工作安排、员工在岗表现以及是否有提前报备等情况，对异常原因的真实性、合理性进行初步审核。审核过程中，直接上级可与员工进行沟通，必要时向相关人员进行侧面了解。审核后，直接上级需在《考勤异常处理单》上签署明确的审核意见（同意/不同意，并简述理由）。

（三）HR部门复核与调查

直接上级审核通过后，相关材料提交至HR部门进行复核。HR部门将重点核查证明材料的完整性、规范性及与考勤政策的符合性。对于情况复杂、存疑或直接上级审核未通过的异常，HR部门可启动进一步调查，例如与相关证明单位进行核实、调取监控录像（在合规前提下）、与其他相关人员进行访谈等。HR部门应基于事实，独立、客观地判断异常原因是否成立。

四、考勤异常的处理与审批

根据核实确认的异常原因，依据公司考勤管理制度及相关规定，对不同类型的考勤异常进行相应处理，并履行必要的审批程序。

（一）制定处理意见

HR部门根据核实结果，对照公司《考勤管理制度》中关于各类异常情况的具体规定，提出初步处理意见。常见的处理方式包括：

*补办手续：对于因公外出、加班等已发生但未及时打卡或未提前走审批流程的情况，经核实无误后，允许补办相关手续，考勤记录按正常出勤或规定类别（如加班）处理。

*按规定记录：

*若为病假、事假且符合规定，则按病假、事假处理，相应扣除薪资或冲抵带薪假期。

*若为迟到、早退，按公司规定计算迟到/早退时长，并根据累计情况进行相应处理（如警告、影响全勤奖等）。

*视为旷工：对于无正当理由缺勤、虚假报备、证明材料无效或未在规定时间内提报/说明的考勤异常，经核实后按旷工处理，并依据公司规定进行相应处分及薪资扣除。

*特殊情况处理：对于确属不可抗力或特殊紧急情况，且无法及时履行手续，但事后能提供充分证明的，HR部门可酌情处理，必要时上报公司管理层审批。

（二）分级审批流程

考勤异常处理意见需按照公司规定的审批权限进行分级审批：

*一般情况下的轻微异常（如偶发忘记打卡且有合理解释），