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标准化会议室预订及管理流程模板

一、应用背景与适用范围

（一）应用背景

在企业、事业单位、学校等组织中，会议室作为重要的公共资源，其合理分配与高效利用直接影响会议效率与日常运营秩序。但传统会议室预订常存在“预订冲突”“资源浪费”“使用不规范”等问题，例如：多部门同时预订同一时段、临时取消未及时释放资源、会后场地未整理等。为解决上述痛点，特制定本标准化流程模板，通过规范预订、审批、使用及后续管理全流程，实现会议室资源的有序调配与高效利用。

（二）适用范围

本模板适用于各类组织内部会议室的预订及管理工作，涵盖部门例会、项目研讨、客户接待、培训讲座等多种会议场景。适用对象包括但不限于：企业各部门员工、行政管理人员、会议室使用申请人及审批人。

二、标准化操作流程详解

（一）会议室预订申请阶段

申请人明确需求

申请人需提前确认会议基本信息，包括：

会议主题、时间（具体起止时间，精确到30分钟，如“2024年5月20日14:00-16:30”）、参会人数；

会议室功能需求（如是否需要投影仪、视频会议设备、白板、麦克风等）；

特殊要求（如茶水服务、横幅悬挂、桌型布局等）。

查询会议室可用性

申请人通过组织指定的预订渠道（如OA系统、行政部登记表、线上预订平台等）查询目标会议室的实时使用状态，保证所选时段未被占用。若需跨部门协调资源，可提前与行政专员沟通。

提交预订申请

申请人填写《会议室预订申请表》（详见第三部分“标准化模板工具”），完整填写会议室信息、会议需求及申请人联系方式，提交至部门负责人审批。

（二）预订审批阶段

部门负责人审核

部门负责人收到申请后，需在1个工作日内完成审核，重点确认：

会议内容与部门工作的关联性及必要性；

预订时段是否符合部门工作计划（避免与重要工作冲突）；

会议室规模是否匹配参会人数（避免资源浪费或空间不足）。

审核通过后，部门负责人在申请表上签字确认，并提交至行政部；若审核不通过，需注明原因并反馈给申请人。

行政部资源协调

行政专员收到审批通过的申请后，核对会议室使用台账，确认资源可用性。若出现冲突（如同一时段多人预订），按“优先级排序原则”协调：

优先级排序：高层会议跨部门重要项目会议部门例会临时小型会议；

冲突解决：与低优先级申请人沟通，协商调整时段或更换同功能会议室。

协调完成后，行政专员在申请表上确认最终预订信息，并同步更新会议室使用状态。

（三）预订确认与准备阶段

通知申请人

行政专员在预订确认后，通过邮件、系统消息或电话通知申请人，反馈最终预订结果（会议室名称、具体时间、设备清单等），并提醒申请人提前10分钟到场调试设备。

会议室准备

行政专员根据预订需求，提前完成会议室准备工作：

设备检查：开启投影仪、空调，调试麦克风、视频会议系统等，保证设备正常运行；

物品摆放：根据会议类型布置桌型（如U型、课桌型、圆桌型），摆放会议资料、文具、饮用水等；

特殊需求落实：如需茶水服务，提前联系后勤部门；如需悬挂横幅，确认悬挂位置及内容。

（四）会议室使用阶段

签到与设备确认

申请人或指定人员到达会议室后，在《会议室使用登记表》上签到，核对设备是否正常运行，若有问题及时联系行政专员处理。

会议过程规范

使用期间，申请人需遵守会议室管理规定，爱护设备设施，保持场地整洁；

禁止在会议室吸烟、饮食（特殊会议需提前申请并清理残留物）；

如需延长使用时间，需提前2小时向行政部申请，确认后续时段空闲后方可继续使用。

会议结束整理

会议结束后，申请人需：

关闭所有设备（投影仪、空调、灯光等）；

整理桌椅，清理垃圾，将物品归位；

在《会议室使用登记表》上记录实际使用时间及设备使用情况，并签字确认。

（五）后续管理阶段

资源释放与状态更新

行政专员每日核查《会议室使用登记表》，确认会议室已恢复至初始状态后，在系统中更新会议室为“可预订”状态，释放资源。

反馈与优化

行政部定期收集会议室使用反馈（如设备故障率、场地布局满意度等），每季度汇总分析，针对问题提出改进措施（如更新老化设备、优化桌型布局等），并向各部门反馈优化结果。

数据统计与分析

行政专员每月统计会议室使用率、各会议室预订频次、会议类型分布等数据，形成《月度会议室使用报告》，为资源调配（如增减会议室数量、调整开放时间）提供数据支持。

三、标准化模板工具

（一）会议室预订申请表

申请信息

填写内容

会议室编号/名称

（如：A栋3楼-会议室01）

预订人

*（姓名）

所属部门

联系方式

（内部分机号/企业）

会议主题

会议时间

年月日时分至时分

参会人数

人

所需设备

□投影仪□麦克风□视频会议系统□白板□其他：

特殊需求

（如：茶水、横幅、桌型要求等）

部门负责人审批

签字：__________日期：____年__月__日

行政部确认