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销售订单处理与跟踪系统模板

一、适用行业与企业类型

本模板适用于各类需要规范销售订单全流程管理的企业场景，包括但不限于：

中小型贸易公司：多客户、多订单并行管理，需实时掌握订单状态与交付进度；

制造型企业：涉及生产排程、物料采购与订单履约协同，需打通销售-生产-交付链条；

电商零售企业：线上线下订单统一处理，需高效对接仓储、物流与客户服务；

B2B服务型企业：定制化服务订单跟踪，需明确需求确认、资源调配与交付验收节点。

通过标准化订单处理与跟踪，可解决订单信息分散、跨部门沟通低效、交付进度不透明、异常响应滞后等问题，提升客户满意度与内部运营效率。

二、标准操作流程详解

（一）订单接收与信息录入

目标：保证订单信息准确、完整，为后续处理奠定基础。

操作步骤：

订单来源确认

接收客户通过邮件、ERP系统、电商平台、线下签约等方式提交的订单需求，明确订单来源类型（如“新客户首单”“老客户加单”“紧急订单”等）。

若为口头订单，需由销售人员经理与客户确认关键信息（产品型号、数量、交付时间、价格条款等），并形成书面确认函（邮件/盖章扫描件）。

信息核对与录入

根据客户订单，逐项核对以下核心信息，保证无遗漏或错误：

客户基本信息：名称、统一社会信用代码、联系人*、联系方式（电话/地址）、开户银行及账号（对公订单需核对）；

产品/服务信息：名称、规格型号、数量、单价、总价、税费、折扣条款；

交付信息：要求交付时间、收货地址、收货人*及电话、特殊包装或运输要求；

付款信息：付款方式（预付款/货到付款/账期）、付款节点、开票信息（发票类型、税率、抬头）。

将核对无误的信息录入企业ERP系统或订单管理表格，唯一订单编号（规则建议：年份+月份+客户简称+流水号，如“202405ABC001”）。

客户信息补充

若为新客户，同步补充客户档案（如客户行业规模、合作历史、信用评级等），由销售主管*审核后归档。

（二）订单审核与风险评估

目标：验证订单可行性，评估履约风险，避免超范围承诺或资源冲突。

操作步骤：

业务部门初审

销售人员提交订单后，由销售主管重点审核：

订单价格是否符合公司定价政策（是否超出折扣权限、特殊价格是否经审批）；

交付时间是否与生产/库存能力匹配（若为定制产品，需确认技术可行性）；

客户信用状况（如历史回款记录、是否逾期，必要时由财务部*调取信用评级）。

跨部门联审

涉及生产或采购的订单，需同步流转至生产部、采购部审核：

生产部*：确认产能是否充足、物料是否齐备，若需排产，反馈最早可交付时间；

采购部*：确认原材料库存是否满足需求，若需采购，反馈采购周期对交付时间的影响。

财务部*审核：付款条款是否符合公司财务政策（如账期是否超出客户信用额度、预付款比例是否达标）。

审核结果处理

审核通过：《订单审批表》，由各部门负责人签字确认，订单进入“待处理”状态；

审核不通过：由销售主管*将修改意见反馈给客户，协商调整订单内容（如交付时间、价格、数量等），调整后重新提交审核；

特殊订单（如超低价、超长账期）：需上报总经理*审批，审批通过后方可执行。

（三）订单执行与资源分配

目标：根据审批结果，协调内部资源，启动订单履约流程。

操作步骤：

任务分解与下达

销售部*将审批通过的订单分解为具体任务，明确责任部门与时间节点：

生产部：根据订单需求制定生产计划（如生产排程、工序安排），下达至生产车间；

采购部*：若需外购物料，采购订单并跟踪到货时间；

仓储部*：核对库存，若库存充足，预留库存并安排备货；若库存不足，协调生产/采购优先排产；

物流部*：根据交付时间选择物流方式（如快递、整车运输），提前联系物流供应商确认运力。

生产/备货跟踪

生产部每日更新生产进度（如“已投产50%”“已完成质检”），录入系统并同步至销售部；

仓储部*根据生产/采购进度，及时办理入库手续，保证产品数量、质量与订单一致；

销售人员*定期向客户反馈订单进展（如“已开始生产”“预计X月X日备货完成”）。

异常情况处理

若生产/备货过程中出现异常（如设备故障、物料延迟、质量问题），由责任部门第一时间上报，销售部*牵头协调解决方案（如调整交付时间、提供替代产品），并同步告知客户，避免信息滞后导致客诉。

（四）订单交付与客户验收

目标：保证订单按时、按质交付，完成客户验收并确认收货。

操作步骤：

交付准备

仓储部根据订单信息完成包装（贴标签、附质检报告、发货清单），核对收货地址、联系方式无误后，通知物流部发货；

物流部选择物流方式后，将运单号录入系统，销售人员及时将物流信息推送给客户，告知预计送达时间。

客户验收

客户收货后，销售人员*需在24小时内跟进验收情况：

现场验收：确认产品数量、规格、外观是否与订单一致，是否正常使用（如需安装调试，由技术服务部*配合完成）；

书面验收：要