供应链协同采购计划制定框架.docVIP

供应链协同采购计划制定框架通用工具模板

一、适用场景与行业背景

本框架适用于多主体参与的供应链协同采购场景，尤其适合以下情况：

企业集团化运作：集团内多个子公司/事业部存在同类物料需求，需通过集中采购提升议价能力；

跨区域/跨国供应链：供应商分布在不同地区，需协调时差、物流、清关等因素，保证交付同步；

复杂物料采购：如制造业的零部件、零售业的季节性商品，涉及多级供应商协同与产能匹配；

紧急需求响应：如突发订单、产品迭代导致的短期采购需求，需快速整合供应商资源；

长期战略合作：与核心供应商建立协同计划机制，实现需求预测、产能规划、库存共享的联动优化。

二、协同采购计划制定全流程步骤

（一）需求收集与标准化整理

目标：全面、准确汇总各环节需求，为后续计划制定提供数据基础。

责任部门：需求部门（生产、研发、销售）、采购部、计划部。

操作步骤：

需求提报：需求部门通过《采购需求申请表》（见表1）提交需求，需明确物料编码（统一使用企业物料编码体系）、名称、规格型号、需求数量、交付日期、质量标准（如ISO认证、检测报告）、紧急程度（高/中/低）及需求依据（如生产订单、BOM清单）。

需求核对：采购部核对物料编码准确性，避免“一物多码”或“多物一码”；计划部汇总各部门需求，按物料类别（如原材料、零部件、MRO物料）和交付时间优先级排序。

需求评审：对紧急或高价值需求，组织需求部门、采购部、技术部召开短评会，确认需求的合理性与可行性（如需求数量是否与产能匹配、交付时间是否可压缩）。

（二）供应商协同会议筹备与召开

目标：同步需求信息，获取供应商资源反馈，初步匹配供需。

参与方：采购经理经理、供应商代表经理、计划部主管、需求部门主管。

操作步骤：

会议筹备：提前3个工作日向供应商发送《协同会议议程》（含需求清单、产能要求、交付节点、质量标准），并收集供应商《产能预承诺表》（含现有库存、可排产量、生产周期、瓶颈工序）。

会议召开：

采购部介绍整体需求概况（总量、品类、交付周期）；

供应商反馈产能情况（如“某物料可承接1000件，交期15天，但需提前7天备料”）；

计划部协调供应商间产能冲突（如A供应商产能不足时，引导B供应商承接缺口）；

记录供应商潜在风险（如原材料涨价、设备检修），形成《供应商风险清单》。

（三）资源匹配与供应商评估

目标：基于供应商能力与需求优先级，确定最优供应商分配方案。

责任部门：采购部、质量部、计划部。

操作步骤：

供应商能力评估：参考《供应商评估表》（见表2），从5个维度评分：

产能匹配度（25分）：可承接数量≥需求数量得满分，每低10%扣5分；

质量合格率（25分）：近1年批次合格率≥99%得满分，每低1%扣3分；

交付准时率（20分）：近1年准时交付率≥98%得满分，每低1%扣2分；

价格竞争力（15分）：对比市场均价，低5%以上得满分，高则扣分；

服务响应（15分）：24小时内回复问题得满分，延迟则扣分。

供应商分配：按“得分优先+备选方案”原则分配订单：

高优先级需求（如生产瓶颈物料）优先分配给A级供应商（总分≥90分）；

低优先级需求可分配给B级供应商（总分70-89分），并同步确定C级供应商（总分60-69分）作为备选。

数量核算：根据供应商可承接数量，计算分配比例（如需求数量2000件，A供应商可承1200件，B供应商承800件），形成《采购计划草案》。

（四）跨部门评审与计划优化

目标：保证计划与各部门资源、目标一致，消除潜在冲突。

参与方：采购部、计划部、需求部门、财务部、质量部。

操作步骤：

计划提交：采购部编制《采购计划草案》，包含物料信息、供应商分配、数量、交付时间、预算（单价×数量）、质量要求等。

部门评审：

需求部门：确认交付时间是否满足生产/销售计划，数量是否匹配BOM清单；

财务部：审核预算是否超支，对比历史采购价格评估成本合理性；

质量部：确认供应商资质（如ISO9001认证）、检测标准是否符合要求；

计划部：协调产能/库存冲突（如某物料库存充足，需调整采购数量）。

计划定稿：根据评审意见修改计划，形成《正式采购计划》，经采购总监总、需求部门总监总双签审批。

（五）计划发布与执行启动

目标：明确各方职责，保证计划落地执行。

责任部门：采购部、计划部、信息部。

操作步骤：

计划发布：采购部通过OA系统/供应链协同平台发布《正式采购计划》，同步抄送需求部门、供应商、仓库、财务部，明确“交付时间、数量、地点、验收标准”。

权限配置：信息部为需求部门、供应商开通协同平台查看权限，供应商需在平台确认“可承接/不可承接”，不可承接时需说明原因及替代方案。

启动会议：采购部组织召开“采购计划启动会”，明确沟通机制（如每日进度更新群）、异常处理流程（如延迟交付需提前48小时预警）、考核指标（如供应商交