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采购申请与审批流程模板（成本优化版）

一、模板概述

本模板旨在通过规范采购申请与审批全流程，明确各环节权责，强化预算约束与供应商管理，从需求提报、供应商选择到成本分析实现闭环控制，助力企业降低采购成本、提升采购效率，同时保证采购活动的合规性与透明度。适用于各类企业的日常物料采购、固定资产采购、服务外包等采购场景，可根据企业规模与行业特点灵活调整。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

中小型企业、集团化企业各部门（如生产部、行政部、市场部、研发部等），以及需规范采购管理的分支机构。

（二）典型应用场景

日常物料采购：如办公耗材、生产辅料、原材料等重复性采购，需通过流程控制批量成本；

固定资产采购：如设备、仪器、车辆等高价值采购，需通过审批与比价降低购置成本；

服务类采购：如咨询服务、IT外包、维修服务等，需明确需求与验收标准，避免服务溢价；

紧急采购：如突发故障急需的备件采购，需在简化流程的同时保留成本审核环节，防止成本失控。

三、流程操作步骤详解

（一）第一步：需求提报与预算核对

操作主体：需求部门（申请人*）

关键动作：

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（详见模板工具部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等核心信息；

需求部门负责人*对需求的合理性（如数量是否符合实际需求、规格是否必要）进行初审，并在《采购申请表》上签字确认；

财务部门*核对采购申请与部门预算，保证预算充足（若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，按预算审批流程追加）。

成本控制要点：需求部门需基于“必要、够用”原则提报数量，避免过度采购；预估单价需参考历史采购价或市场行情，财务部门需对明显偏离市场价的预估价提出质疑。

（二）第二步：采购申请提交与部门初审

操作主体：需求部门（申请人*）、采购部门

关键动作：

需求部门将签字确认的《采购申请表》提交至采购部门，同步说明采购的紧急程度（常规/紧急）；

采购部门接收申请后，1个工作日内完成初审，重点审核：

需求描述是否清晰（模糊描述如“一批办公用品”需补充明细）；

是否存在可替代的闲置物资（如公司库存中有同类物品，需优先领用）；

是否属于集中采购目录（若属，需按集中采购流程执行）。

初审通过后，采购部门在《采购申请表》上标注“初审通过”，进入下一环节；若不通过，需书面反馈需求部门修改，重新提交。

成本控制要点：通过闲置物资替代减少新购支出；集中采购可提升议价能力，降低单位成本。

（三）第三步：供应商寻源与比价议价

操作主体：采购部门（采购专员*）、需求部门

关键动作：

供应商寻源：

优先选择已纳入《合格供应商名录》的供应商；

若需新增供应商，采购专员*需收集至少3家供应商的资质文件（营业执照、相关行业许可证、产品质量认证、过往合作案例等），并进行初步筛选（剔除资质不全或口碑不佳的供应商）。

比价议价：

对于单次采购金额≥5000元的项目，采购专员*需向至少3家合格供应商获取书面报价（报价需明确含税价、运费、交付周期、保修条款等）；

组织需求部门、财务部门召开比价会（紧急采购可简化为线上沟通），对比分析供应商的价格、质量、交期、服务等因素，选择综合最优供应商；

与选定供应商进行议价，争取进一步降低价格或优化付款条件（如延长账期、批量采购折扣等）。

成本控制要点：严格执行“货比三家”，避免单一供应商报价；议价时需结合采购量、长期合作潜力等争取优惠，避免只关注单价而忽视综合成本。

（四）第四步：采购审批分级授权

操作主体：审批人（部门经理、分管副总、总经理）、采购部门

关键动作：

根据采购金额与类型，按以下权限分级审批（企业可根据自身规模调整金额标准）：

采购金额（含税）

审批人

＜5000元

需求部门经理*+采购部门负责人*

5000元-2万元

需求部门经理*+采购部门负责人*+分管副总*

2万元-5万元

分管副总*+总经理*

＞5万元

总经理*+董事长（若需）

操作说明：

审批人需在2个工作日内完成审批，重点审核采购的必要性、预算匹配性、供应商选择的合理性；

审批通过后，采购部门在《采购申请表》上标注“审批通过”，进入订单环节；若审批不通过，需反馈具体原因，流程终止或重新启动。

成本控制要点：分级审批可避免小额采购的流程冗余，同时通过高层级审批控制大额采购风险，防止超预算或非必要采购。

（五）第五步：订单下达与执行跟踪

操作主体：采购部门（采购专员*）、供应商

关键动作：

采购专员*根据审批通过的《采购申请表》与选定供应商，签订《采购订单》（需明确物品名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款）；

将《采购订单》抄送给需求部门、财务部门备案；

跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付（若延