企业资料档案管理体系.docVIP

企业资料档案管理体系通用工具模板

第一章体系概述与适用范围

企业资料档案管理体系是规范档案从形成、收集、整理、归档到保管、利用、销毁全流程的管理框架，旨在实现档案的系统性、安全性和价值最大化。本体系适用于各类企业（含初创期、成长期、成熟期），覆盖行政、人事、财务、法务、业务、研发等各部门，管理范围包括但不限于公文、合同、人事档案、财务凭证、项目资料、知识产权文件等具有保存价值的纸质及电子资料。无论是企业日常运营合规性要求、历史数据追溯需求，还是风险防控、决策支持，均需通过本体系保证档案管理“有章可循、有人负责、有据可查”。

第二章企业资料档案管理体系建设操作流程

第一节前期准备阶段：明确基础与目标

成立专项工作小组

由企业分管领导（如*总）担任组长，行政部负责人任副组长，成员包括各部门档案管理员、IT部代表、法务专员等。职责：统筹体系建设进度，协调资源解决跨部门问题，审核体系方案。

开展现状调研与需求分析

现状调研：梳理现有档案管理存在的问题（如分类混乱、借阅无记录、电子档案分散存储等），通过访谈各部门负责人（如经理、主管）及一线员工，收集痛点清单。

需求分析：结合企业战略（如ISO认证、上市筹备）及合规要求（如《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》），明确档案管理的核心目标（如“电子档案归档率100%”“借阅审批100%可追溯”）。

第二节体系设计阶段：构建管理框架

档案分类与编码规则设计

分类原则：采用“部门+业务性质+时间”三级分类法。

一级分类：按部门划分（如行政部、人力资源部、财务部等）；

二级分类：按业务性质划分（如行政部下设“公文类”“会议类”，人力资源部下设“招聘类”“员工档案类”）；

三级分类：按文件类型或时间划分（如“公文类”下分“收文”“发文”，“员工档案类”下分“在职”“离职”）。

编码规则：统一采用“字母+数字”组合，格式为“一级分类代码（2位）-二级分类代码（2位）-三级分类代码（2位）-年份（4位）-流水号（3位）”。示例：行政部公文类2024年发文“XA-GW-01-2024-001”（XA=行政部，GW=公文，01=收文，2024=年份，001=流水号）。

档案保管期限划分

依据《档案保管期限表》，将档案分为“永久”“30年”“10年”三类：

永久：如公司章程、股东会决议、年度审计报告、核心知识产权文件；

30年：如财务凭证、重要合同、员工劳动合同、项目验收报告；

10年：如日常通知、会议纪要、普通业务单据。

管理流程设计

绘制“档案全生命周期流程图”，明确各环节责任主体与操作规范：

形成与收集：各部门为档案形成第一责任人，文件办结后3个工作日内完成初步整理（如填写《档案交接清单》）；

整理与归档：行政部档案管理员每月5日前对上月收集的档案进行分类、编码、装订（纸质）或命名（电子），核对无误后归档；

保管与维护：纸质档案存放于专用档案柜（防火、防潮、防虫），电子档案存储于企业服务器（定期备份）；

利用与借阅：严格执行“借阅审批制”，内部借阅需部门负责人签字，外部借阅需分管领导批准；

鉴定与销毁：保管期满前3个月，由工作小组组织鉴定（法务部、行政部、业务部门参与），对无保存价值的档案编制《档案销毁清册》，经总经理*审批后销毁（纸质监销、电子彻底删除）。

第三节制度落地阶段：规范执行依据

制定《企业档案管理制度》

内容包括：总则、职责分工、分类编码规则、归档流程、保管要求、借阅利用、销毁管理、责任追究等章节，由工作小组起草，经总经理办公会审议后发布（文件编号：*办发〔2024〕X号）。

全员培训与宣贯

培训对象：各部门负责人、档案管理员、全体员工；

培训内容：制度条款、档案分类编码实操、电子档案系统使用方法、必威体育官网网址要求；

培训考核：通过笔试（占60%）+实操（占40%）评估，考核合格者方可上岗，不合格者需补训。

第四节实施运行阶段：日常管理落地

档案收集与整理

纸质档案：各部门每月末将文件按“部门-月份”整理，附《档案交接清单》（模板见第三章），交行政部档案管理员核对签字；

电子档案：各部门通过企业OA系统电子文件，命名格式与编码规则一致，系统自动关联至档案目录。

归档与保管

纸质档案：归档前统一采用“三孔一线”装订，放入档案袋（标注档案编号、名称、份数），存入档案室（温度14-24℃，湿度45-60%）；

电子档案：每月由IT部进行异地备份（备份介质为移动硬盘，存放于保险柜），每半年检测备份数据完整性。

借阅与利用

借阅人填写《档案借阅申请表》（模板见第三章），说明借阅用途、期限，经部门负责人审批后，档案管理员办理借阅手续（纸质档案登记“借阅时间、借阅人、归还日期”，电子档案开通“只读”权限）；

借阅期限：内部不超过7天，外部不超过3天，到期需续借的需重新审批。

第五节优化迭代