质量管理体系检查及改进工具.docVIP

质量管理体系检查及改进工具模板

一、工具概述

质量管理体系检查及改进工具是组织系统化识别质量风险、规范检查流程、推动持续改进的核心载体。通过标准化模板和结构化操作，可实现检查工作的全面性、问题分析的深度性、改进措施的落地性，助力质量管理体系符合ISO9001等标准要求，提升产品/服务质量与客户满意度。

二、工具适用范围

本工具适用于各类组织（制造业、服务业、建筑业等）的质量管理体系内部审核、外部审核迎检、日常质量巡查、专项问题排查（如过程异常、客户投诉整改）等场景，覆盖质量策划、过程控制、改进优化全流程，可由质量部门、各业务部门或跨职能小组协同使用。

三、工具操作流程

（一）前期准备：明确目标与资源保障

检查策划

确定检查目标：如“验证生产过程关键质量控制点有效性”“评估客户投诉整改措施落实情况”等，目标需具体、可衡量。

制定检查计划：明确检查范围（覆盖部门/流程/条款）、时间节点、参与人员（检查组组长经理、组员工程师等）、检查依据（ISO9001标准、组织质量手册、程序文件、法律法规等）。

准备检查资料：收集相关文件（流程文件、作业指导书、记录表单、历史检查报告）、检查表（参考本模板“配套模板示例”）、记录工具（相机、录音笔、便携终端等）。

人员准备

检查组成员需接受过质量管理体系培训，熟悉检查流程和方法（如访谈法、查阅法、现场观察法）。

组织被检查部门负责人召开首次会议，说明检查目的、计划及要求，确认沟通机制。

（二）现场检查：系统化收集信息

首次会议

由检查组组长主持，明确检查分工、时间安排、注意事项，解答被检查部门疑问，保证双方理解一致。

实施检查

文件查阅：抽查质量记录（如检验报告、培训记录、设备校准证书）、体系文件（如程序文件是否现行有效、版本是否正确），核实其完整性、准确性和符合性。

现场观察：重点检查生产/服务现场的环境条件、设备状态、人员操作规范性、标识张贴（如合格品/不合格品标识）、安全防护措施等，记录异常情况（如设备未定期点检、操作未按规程执行）。

人员访谈：与岗位操作人员、班组长、部门负责人交流，知晓其对质量职责、流程要求、应急处理措施的掌握情况，访谈需提前准备提纲，避免引导性问题。

问题记录

对检查中发觉的不符合项或潜在风险，及时填写《质量管理体系检查表》（见模板1），记录需客观、具体，包含“问题描述、违反条款、证据来源（如记录编号、现场照片）”等信息，避免主观臆断。

（三）问题分析与报告输出

汇总与分类

检查结束后，检查组汇总所有问题点，按“严重不符合”（体系系统性失效、导致产品/服务严重不合格）、“一般不符合”（个别环节未执行）、“观察项”（潜在风险）分类统计。

原因分析

对不符合项采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具追溯根本原因，区分“人、机、料、法、环、测”六大因素。例如：某工序产品尺寸超差，表面原因是操作员未按规程使用量具，根本原因可能是量具未定期校准或员工培训不足。

编制检查报告

报告内容包括：检查概况（目的、范围、时间）、检查过程概述、不符合项清单（问题描述、等级、责任部门）、原因分析结论、体系运行评价、改进建议等。经检查组组长审核后，提交管理者代表及相关部门负责人。

（四）改进措施制定与实施

制定纠正预防措施

责任部门根据检查报告，在3个工作日内填写《纠正预防措施计划表》（见模板2），明确“改进措施（具体行动方案）、责任人（*主管/专员）、完成时限、所需资源”，措施需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。

示例：针对“设备未定期点检”问题，措施可为“由设备部*主管牵头，修订《设备点检管理规范》，增加点检频次要求，2023年10月15日前完成全员培训并执行”。

措施审批与执行

质量部门对措施的有效性、可行性进行审核，审批通过后，责任部门按计划实施，并保留实施记录（如培训签到表、新文件发放记录、点检表等）。

（五）跟踪与验证：保证改进闭环

进度跟踪

质量部门每周跟踪措施进展，对逾期未完成的部门发出《改进措施催办单》，协调解决实施过程中的资源障碍。

效果验证

措施完成后，责任部门提交《纠正预防措施验证报告》（见模板3），质量部门通过现场复查、记录核查、人员访谈等方式验证有效性，重点确认“问题是否重复发生”“目标是否达成”。

验证通过后，关闭不符合项；若未通过，要求责任部门重新制定措施并跟踪。

（六）持续改进：总结与体系优化

每季度/年度对检查数据进行统计分析，识别高频问题（如“文件培训不到位”“设备维护不及时”），从体系层面优化流程（如修订培训制度、增加设备自动化监测功能）。

将优秀改进案例纳入组织知识库，形成“检查-改进-优化”的良性循环。

四、配套模板示例

模板1：质量管理体系检查表

检查区域

检查项目

检查内容

检查方法

检查结果（符合/不符合）

不符合项