行业供应商管理工具.docVIP

行业通用供应商管理工具模板

一、适用场景与价值定位

本工具适用于制造业、零售业、服务业等多行业企业，覆盖供应商从引入到退出的全生命周期管理场景。具体包括：新供应商资质审核、现有供应商绩效评估、合作风险预警、采购成本优化、供应商分级管理等。通过标准化流程和工具模板，帮助企业实现供应商管理的规范化、数据化，提升采购效率，降低合作风险，构建稳定高效的供应链体系。

二、供应商管理全流程操作指南

（一）供应商准入阶段：严格筛选，源头把控

需求明确：由采购部门牵头，联合使用部门（如生产部、销售部）明确采购需求，包括物料/服务规格、数量、质量标准、交付周期等，形成《采购需求说明书》。

供应商寻源：通过行业推荐、公开招标、主动拜访等方式收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商名录》，记录供应商基本信息（名称、主营业务、联系方式等）。

资质审核：对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、相关行业资质认证（如ISO体系认证）、生产能力证明、质量检测报告等，形成《供应商资质审核表》。关键资质缺失的供应商直接淘汰。

现场考察：对通过资质审核的供应商，由采购经理*组织生产、质量部门进行现场考察，重点评估生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制体系，填写《供应商现场考察记录表》。

样品测试：要求供应商提供样品，由质量部门按照标准进行检测，出具《样品测试报告》，测试不合格的供应商不予准入。

合同签订：对通过所有环节的供应商，由法务部门审核合同条款（包括价格、交付、质量、违约责任等），双方签订《供应商合作协议》，正式纳入《合格供应商名录》。

（二）供应商日常管理阶段：动态跟踪，持续优化

绩效评估：建立供应商绩效指标体系（KPI），包括质量合格率、交付准时率、服务响应速度、价格竞争力、合作配合度等，每季度/半年开展一次评估，填写《供应商绩效评估表》。评分结果分为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）。

沟通机制：采购专员*每月与供应商召开沟通会议，反馈合作中的问题（如交付延迟、质量波动），同步需求变化，形成《供应商沟通会议纪要》。重大问题需24小时内启动专项沟通。

订单协同：通过采购管理系统（或Excel台账）下达订单，明确交付时间、数量、质量要求，供应商确认后回传《订单确认函》。订单执行过程中，采购部门跟踪生产进度，保证按时交付。

风险预警：对供应商经营状况（如财务恶化、重大安全）、市场环境（如原材料价格波动、政策变化）进行监控，发觉潜在风险及时评估，制定应对措施（如寻找备选供应商、调整采购策略），填写《供应商风险预警表》。

（三）供应商优化与退出阶段：分级管理，优胜劣汰

分级管理：根据绩效评估结果，将合格供应商分为战略级（核心供应商）、优先级（重点供应商）、普通级（一般供应商），实施差异化合作策略。战略级供应商可增加订单份额、开展联合研发；普通级供应商定期复核，连续两次评估低于70分则降级观察。

问题整改：对评估不合格或存在重大问题的供应商，由采购部门发出《供应商整改通知书》，明确问题项、整改要求及时限（一般不超过15个工作日），跟踪整改落实情况，整改后复评仍不合格的启动退出流程。

退出机制：需退出的供应商，由采购经理*提出申请，填写《供应商退出申请表》，说明退出原因（如连续违约、质量、主动终止合作），经部门负责人审批后，与供应商协商退出事宜，包括未完成订单处理、账款结算、资产交接等，签订《供应商退出协议》，并从《合格供应商名录》中移除。

三、核心管理工具模板示例

表1：供应商准入申请表

申请部门

申请日期

供应商名称

采购需求内容

需求规格

需求数量/周期

资质审核结果

□合格□不合格（附审核材料）

现场考察结论

□通过□未通过（附考察记录）

样品测试结果

□合格□不合格（附测试报告）

部门意见

采购经理：*

质量经理：*

生产经理：*

审批结果

□同意准入□不同意准入

表2：供应商绩效评估表（季度）

供应商名称

评估周期

评估部门

评估人

评估指标

权重（%）

得分（0-100）

评分说明

质量合格率

30

交付准时率

25

服务响应速度

20

价格竞争力

15

合作配合度

10

综合得分

100

等级评定

□优秀□良好□合格□不合格

改进建议

部门签字

采购经理：*

表3：供应商问题整改跟踪表

供应商名称

问题发生日期

问题描述（附证据）

整改要求

整改时限

责任人（供应商）

整改措施

整改完成情况

□已完成□未完成（附证明材料）

复评结果

□通过□未通过

跟踪人（采购）

*专员

表4：供应商退出申请表

供应商名称

退出日期

申请部门

申请人

退出原因

□连续评估不合格□重大违约□主动终止□其他（说明）

未完成订单处理

账款结算情况

资产交接确认

□已完成□未完成

部门意见

采购经理：*