行政报销费用核算公式指南.docVIP

行政日常报销费用核算通用公式指南

一、指南概述与适用范围

本指南旨在规范企业行政日常报销费用的核算流程，为行政人员、财务人员及相关业务经办人提供统一的费用计算标准与操作规范，保证报销数据准确、合规，提升费用管理效率。

适用范围：适用于企业行政类日常报销场景，包括但不限于市内交通费、差旅费、办公费、业务招待费、通讯费、低值易耗品采购等常规行政支出，不涉及专项业务（如项目研发、市场营销活动等）的报销核算。

二、日常报销费用分类与核算公式

行政日常报销费用按性质可分为五大类，每类费用需根据公司制度及实际业务场景采用对应核算公式，具体

（一）市内交通费核算

定义：员工因公在市区内开展业务产生的交通费用，包括公交车、地铁、出租车、网约车等费用。

核算公式：

公共交通费用（公交/地铁）：

实报金额=票据实付金额（需提供有效行程凭证，如发票/支付截图）

示例：**乘坐地铁通勤，支付费用5元，实报金额5元。

出租车/网约车费用：

实报金额=min（票据实付金额，单次报销上限标准）

说明：公司通常规定单次出租车/网约车报销上限（如80元/次），若实际金额未超限，按实报；若超限，按上限报销，超支部分由个人承担。

示例：**因紧急客户接待乘坐网约车，支付费用100元，公司单次上限80元，实报金额80元。

（二）差旅费核算

定义：员工因公到异地开展业务产生的交通费、住宿费、伙食补贴及市内交通补贴。

核算公式：

交通费（异地往返）：

实报金额=票据实付金额（需提供正规交通票据，如机票、火车票、汽车票等，限经济舱/硬座/硬卧等级）

示例：**从北京到上海出差，购买高铁二等座票553元，实报金额553元。

住宿费：

实报金额=min（票据实付金额，单日住宿标准×出差天数）

说明：公司按员工职级设定住宿标准（如普通员工300元/晚，部门经理400元/晚），超标部分由个人自理，未超标按实报。

示例：赵六（普通员工）出差3天，住宿费合计800元（日均267元，未超300元标准），实报金额800元。

伙食补贴：

实报金额=补贴标准×出差天数

说明：伙食补贴按出差地标准包干发放（如一线城市150元/天，二线城市120元/天），无需提供票据，凭出差审批单发放。

示例：孙七在上海（一线城市）出差2天，伙食补贴=150×2=300元。

市内交通补贴：

实报金额=补贴标准×出差天数

说明：与伙食补贴类似，按天包干（如一线城市80元/天，二线城市60元/天）。

示例：孙七出差2天，市内交通补贴=80×2=160元。

（三）办公费核算

定义：购买办公用品、耗材、设备维修等用于日常办公的费用。

核算公式：

低值易耗品采购（笔、本、文件夹等）：

实报金额=票据实付金额（需附采购清单，注明品名、数量、单价）

设备维修费（电脑、打印机等）：

实报金额=维修费用明细合计（需提供维修报价单、结算单及维修发票）

办公订阅费（报刊、软件服务费等）：

实报金额=年度总费用/12×计算报销月份数

说明：年度订阅费用按受益期分摊，报销时需提供订阅合同及发票。

示例：周八部门订阅年度办公软件1200元，报销1-3月费用=1200/12×3=300元。

（四）业务招待费核算

定义：因业务需要招待客户、合作方产生的餐饮、礼品等费用。

核算公式：

实报金额=票据实付金额×（1-超标比例）

说明：业务招待费需提前申请，明确招待对象、事由及预算；报销时需附消费清单（如菜单、礼品清单）及招待审批单。若实际费用超出预算，超出部分按公司规定比例（如50%）由经办人承担。

示例：吴九招待客户，餐饮费800元（预算600元），超标比例=（800-600）/800=25%，实报金额=800×（1-25%）=600元。

（五）通讯费核算

定义：员工因公使用个人手机产生的通讯费用，或公司统一报销的固定话费。

核算公式：

固定岗位通讯费（如前台、客服）：

实报金额=公司核定月度标准（无需提供个人话费账单，按岗位固定发放）

移动通讯费（业务岗员工）：

实报金额=min（个人月度话费实际发生额，公司核定月度上限）

说明：公司按岗位设定通讯费上限（如销售岗300元/月，行政岗150元/月），凭话费发票报销。

示例：郑十（销售岗）当月话费280元，公司上限300元，实报金额280元。

三、报销核算操作全流程

（一）单据准备与分类

收集原始凭证：根据费用类型收集合规票据（发票、行程单、支付凭证等），发票需抬头为公司全称、税号正确，且与业务内容一致（如“办公用品”不可开为“食品”）。

分类整理单据：按上述五大费用类别分类，每类费用单独整理，附对应计算明细（如差旅费需分交通、住宿、补贴分别计算）。

（二）填写报销单与核算

填写《费用报销单》：登录OA系统或使用纸质报销