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企业行政管理流程通用模板

引言

一、日常办公管理：规范高效运转的基础

适用场景

适用于企业日常办公用品管理、员工工位管理、访客接待、办公环境维护等行政事务，保障办公场所整洁、资源有序使用，提升员工工作体验。

操作步骤详解

1.办公用品管理

需求提报：员工根据工作需要，通过OA系统或《办公用品申领单》提交需求，注明物品名称、规格、数量及用途。

部门审核：部门负责人审核需求的合理性，确认与工作计划的匹配度，签字批准后提交行政部。

采购执行：行政部汇总需求，按采购流程（比价、议价、选型）完成采购，优先选择性价比高、质量可靠的供应商。

发放登记：办公用品到货后，行政部核对数量与规格，通过《办公用品发放登记表》记录领用人、领用时间、物品信息，领用人签字确认。

库存盘点：每月末行政部对办公用品进行盘点，保证账实相符，对低值易耗品设置安全库存，避免短缺或积压。

2.访客接待管理

预约确认：访客提前通过电话或邮件联系，说明来访时间、事由、人数及对接部门，行政部确认后回复接待安排。

接待准备：根据访客级别（如普通客户、重要合作伙伴）准备接待场地（会议室、接待室）、茶水、资料（如公司简介、项目方案），保证环境整洁、设备正常（投影仪、麦克风等）。

迎宾引导：访客到达时，前台人员主动问候、核对身份信息，引导至指定接待区域，及时通知对接人员（如*经理）。

接待服务：接待人员全程陪同，提供必要的协助（如指引车位、协助办理访客证），重要访客需提前准备伴手礼。

送别与记录：访客离开时，礼貌送别，行政部在《访客接待记录表》中登记访客信息、接待过程及反馈意见。

配套工具表格

表1：办公用品申领单

申领部门

申领人

申领日期

物品名称

规格

单位

申领数量

用途说明

部门负责人签字

表2：办公用品发放登记表

发放日期

物品名称

规格

单位

发放数量

领用人

领用人签字

库存结余

表3：访客接待记录表

接待日期

访客姓名/单位

来访事由

对接部门/人员

接待人员

接待场地

开始时间

结束时间

访客反馈

关键注意事项

办公用品采购需遵循“节约实用、按需申领”原则，避免浪费；

访客接待需注意信息安全，未经允许不得泄露公司敏感信息；

定期检查办公环境（如消防设施、用电安全），及时排查安全隐患。

二、会议管理：提升决策效率与沟通质量

适用场景

适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目推进会、高层决策会、外部合作会议）的组织、召开及跟进，保证会议目标明确、过程高效、结果落地。

操作步骤详解

1.会议发起与审批

需求提出：会议发起人（如*总监）根据工作需要，确定会议主题、目标、时间（建议不超过2小时）、参会人员（核心决策人、执行人、相关方）及初步议程。

提交申请：通过OA系统或《会议申请表》提交会议需求，注明会议形式（线上/线下）、所需设备（投影仪、视频会议系统）、场地需求及预算（如外部会议场地费）。

审批流程：部门负责人审核会议必要性，行政部协调场地与设备，高层会议需提交总经理审批。

2.会议准备

通知发布：审批通过后，提前1-3天通过邮件/企业发送会议通知，包含主题、时间、地点、议程、参会人员及需准备的资料（如项目PPT、数据报表）。

物料准备：行政部负责准备会议材料（打印、装订）、设备调试（保证投影、麦克风、网络正常），重要会议需准备签到表、会议记录本、录音设备（需提前告知参会人员）。

场地布置：线下会议提前30分钟布置场地，根据会议类型调整座位（如圆桌会议便于讨论，课桌式会议便于汇报），摆放席卡、茶水、纸笔。

3.会议召开与记录

签到与开场：参会人员签到，会议发起人准时开场，重申会议目标及议程，明确时间控制（每个议题分配具体时长）。

议题讨论：按议程逐项讨论，主持人引导发言，避免偏离主题，鼓励不同意见，关键结论需当场确认。

会议记录：指定记录人（如*助理）详细记录讨论要点、决议事项、责任人及完成时限，重要会议需录音备查（需提前告知）。

4.会议跟进与归档

纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，包含会议基本信息、讨论要点、决议事项、责任分工、时间节点，经会议发起人审核后发送至参会人员及相关部门。

任务跟踪：行政部或项目组通过项目管理工具（如钉钉任务、飞书多维表格）跟踪决议事项进展，每周更新进度，未按时完成的需反馈原因。

资料归档：会议资料（通知、纪要、PPT、录音）整理归档，保存期限不少于3年，重要永久性会议资料需移交档案室。

配套工具表格

表4：会议申请表

会议主题

发起部门

发起人

会议时间

会议地点

参会人员

会议形式

议程概要

所需设备

审批人

表5：会议纪要模板

会议基本信息：

主题：

时间：

地点：

参会人员：

缺席人员及原因：

议程与讨论内容：

议题一：

讨论要点：

结论：

议题二：

讨论要点：

结论：

决议事项与分工：

序号