供应链协调流程及表单工具.docVIP

供应链协调流程及表单工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于制造、零售、物流等多行业企业内部供应链部门与外部供应商、客户、物流服务商之间的跨主体协作，尤其聚焦于需多方协调的资源调配、计划调整、异常处理等场景。典型应用包括：

新品上市需求协调：销售部门提出新品上市计划，需联动采购、生产、仓储确认产能、物料及交付时间；

促销活动资源调配：大促期间库存、运力紧张，需协调供应商优先供货、物流公司保障运力；

供应商产能调整应对：核心供应商因设备故障、产能不足需延期交货，需联动生产、销售调整生产计划及客户交付承诺；

跨部门需求冲突解决：生产部门紧急插单与原有订单交付时间冲突，需协调采购优先调拨物料、销售同步调整客户预期。

二、供应链协调全流程操作指南

（一）需求发起与信息同步

操作主体：需求部门（销售/生产/采购等）

明确协调需求：需求部门梳理需协调事项的核心要素，包括需求类型（如紧急加单、交期调整）、涉及方（供应商/物流/内部部门）、具体要求（数量、时间、质量标准）等。

填写《供应链协调需求表》（模板见第三部分）：完整填写需求背景、目标、时间节点、责任主体及特殊要求，经部门负责人*审批后，同步至供应链协调中心（或供应链管理部门）。

信息确认：供应链协调中心收到需求后，1个工作日内与需求部门对接，确认需求细节，避免信息歧义（如“紧急加单”需明确“紧急”定义：3日内交付/7日内交付）。

（二）跨部门/跨方审核与资源评估

操作主体：供应链协调中心、采购部、生产部、仓储部、供应商/物流服务商

内部资源评估：供应链协调中心牵头，组织采购、生产、仓储等部门评估现有资源匹配度，例如：

采购部：确认供应商当前产能、物料库存及可调整空间；

生产部：评估生产线是否可插入紧急订单、需调整的原生产计划；

仓储部：确认库存可用量及仓储调配能力。

外部方沟通（若涉及）：采购部/物流部分别向供应商、物流服务商发送协调需求，反馈内部评估结果，确认外部方可配合度（如供应商能否提前交期、物流公司能否增加车辆）。

方案拟定：供应链协调中心汇总内外部反馈，拟定协调方案（如“分批交付+优先保障核心客户”“替代物料供应+临时外协加工”），明确各环节时间节点、责任主体及输出成果。

（三）方案执行与进度跟踪

操作主体：各责任部门（采购/生产/仓储/物流等）、供应商/物流服务商

方案审批：协调方案提交至供应链总监*审批，审批通过后正式下发至各责任方，明确“谁执行、何时完成、如何交付”（例：采购部需在2个工作日内与供应商签订补充协议，生产部需在协议签订后1日内调整生产排程）。

执行落地：各责任方按方案启动执行，同步更新执行进度至供应链协调系统（或共享表格），例如：

采购部：跟踪供应商备货进度，每日16:00前反馈协调中心；

生产部：每日更新生产线调整情况，记录实际产出与计划差异；

物流服务商：发货前2小时告知车牌号、预计到达时间，物流单号至系统。

异常处理：执行过程中若出现偏差（如供应商延迟备货、物流延误），责任方需立即触发《异常协调流程》（见下文“异常处理”），并在1小时内上报供应链协调中心。

（四）结果确认与闭环复盘

操作主体：需求部门、供应链协调中心、各执行方

结果验收：需求部门根据协调方案验收交付成果（如到货数量、时间、质量），填写《供应链协调结果确认表》（模板见第三部分），确认无误后签字反馈至供应链协调中心。

问题复盘：协调中心组织需求部门、执行方召开复盘会（针对重大协调事项或频繁发生的问题），分析协调过程中的卡点（如信息传递延迟、资源评估偏差），提出改进措施（如增加供应商产能周报频次、建立跨部门沟通群）。

文档归档：将《供应链协调需求表》《协调方案》《结果确认表》及会议纪要整理归档，形成供应链协调案例库，供后续参考。

（五）异常协调流程（补充流程）

当执行中出现重大偏差（如供应商无法按调整后交期交付、物流延误超过24小时）时，触发以下流程：

异常上报：责任方1小时内填写《供应链异常协调表》，说明异常原因（如“供应商原材料短缺”“高速路段封闭”）、影响范围（如“影响3个客户订单，延迟交付5天”）、已采取措施及需协调资源。

紧急会议：供应链协调中心2小时内组织需求部门、执行方召开紧急会议，评估异常影响，制定临时应对方案（如“启用备用供应商”“调整客户交付优先级”），明确临时方案的责任人和完成时限。

升级处理：若临时方案仍无法满足需求，供应链协调中心上报至分管副总*，协调高层资源推动解决（如协调集团内其他工厂调货）。

三、配套工具表单模板

模板1：供应链协调需求表

字段名称

填写说明

示例

需求编号

由供应链协调中心按“年份+月份+流水号”（如202405-001）

202405-001

需求部门

发起协调的内部部门

销售部

需求类型

单选：紧急加□/交期调整□/物料替代