仪器设备验收及建账实施细则.docxVIP

仪器设备验收及建账实施细则

一、验收组织与基本要求

仪器设备验收工作由使用部门、资产管理部门、技术管理部门（或外聘技术专家）共同组成验收小组实施，小组成员不少于3人，其中技术专家应具备与设备技术要求相匹配的专业资质或实践经验。验收工作须在设备到货后15个工作日内启动，进口设备或特殊定制设备可延长至30个工作日（需提前向资产管理部门报备并说明原因）。

验收前，使用部门需完成以下准备工作：

1.核对合同（或采购协议）、技术规格书、装箱单、说明书（含中文译本）、质量检验报告（含第三方检测报告）、保修卡等文件是否齐全，重点确认设备型号、技术参数、配件清单与合同约定一致；

2.准备符合设备安装条件的场地，包括供电系统（电压、电流、接地要求）、环境温湿度控制、防振防磁措施等，特殊设备需提前完成配套设施调试（如通风橱、稳压电源、专用工作台）；

3.通知资产管理部门、技术管理部门确定验收时间，外聘专家需提前3个工作日发送邀请函并确认行程。

二、现场验收流程与标准

（一）外观与包装验收

1.检查外包装是否完整，有无破损、水浸、变形或二次封装痕迹，若发现异常需当场拍照（含时间戳）并记录破损位置、程度；

2.开箱后按装箱单逐项清点主机、配件（如传感器、校准件、专用工具）、随机文件（含电子版），核对名称、型号、数量与装箱单一致，缺失或不符项需由供应商代表（或物流方）签字确认；

3.检查设备外观是否有划痕、凹陷、锈蚀、螺丝松动等情况，精密仪器需重点检查光学镜头、传感器接口等易损部位，表面防护层（如涂层、镀层）应无脱落。

（二）功能与性能验收

1.通电测试：按说明书要求完成设备启动，观察指示灯、显示屏是否正常，运行过程中无异常噪音、异味或振动（振动值需符合技术规格书要求）；

2.功能验证：逐项测试设备标称功能，如分析仪器需完成标准样品检测（检测结果偏差≤±5%为合格，高精度设备≤±2%），医疗设备需验证诊断参数准确性（如血压计误差≤±3mmHg），通用设备（如离心机）需测试转速稳定性（设定转速±2%范围内波动）；

3.性能指标检测：使用计量器具（需在检定有效期内）或标准物质对关键参数进行实测，如电子天平需测试重复性（5次称量同一砝码，偏差≤最小分度值）、分光光度计需检测波长准确度（与标准值偏差≤±2nm）；

4.软件系统验收：检查操作软件是否为正版授权，界面功能模块是否完整，数据存储、导出、备份功能是否正常，需特别验证数据溯源性（如实验记录是否自动生成时间戳、操作人信息）。

（三）特殊情况处理

1.外观或配件不符：验收小组需当场签署《验收异常记录表》，注明问题描述、影响评估（如是否影响使用），2个工作日内由使用部门向供应商发送书面异议函，要求7个工作日内补正或更换；

2.功能/性能不达标：技术专家需出具《技术验收不合格报告》，列明实测值与标准值差异，使用部门应暂停设备使用，3个工作日内与供应商协商整改方案（含二次验收时间），整改后需重新组织验收；

3.进口设备额外要求：需核对报关单、商检证明（或入境货物检验检疫证明），涉及免税的设备需同步完成海关监管备案，相关文件原件由资产管理部门存档。

三、建账管理规范

（一）资产登记要求

验收合格后，使用部门应在5个工作日内填写《仪器设备验收单》（需经验收小组成员签字确认），并提交资产管理部门完成建账。建账信息需包含以下内容：

-基本信息：设备名称、型号、制造商、出厂编号、采购日期、合同编号、原值（含税费、运输费、安装调试费）；

-管理信息：使用部门、存放地点（具体到房间号）、保管责任人（需为部门在职员工）、使用状态（在用/备用/维修）；

-技术信息：主要技术参数（如量程、精度、功率）、软件版本号、保修期截止日期；

-关联信息：配件清单（名称、数量、型号）、随机文件清单（含存档位置）。

（二）分类与入账标准

1.固定资产：单价≥1000元且使用年限≥1年的仪器设备，需纳入固定资产管理，由财务部门同步完成财务入账；

2.低值设备：单价＜1000元但使用年限≥1年的设备，需建立低值设备台账，单独登记管理；

3.专用设备与通用设备需分类建账，专用设备（如色谱仪、探伤仪）需标注技术领域（如生物医学、材料检测），通用设备（如电脑、打印机）需标注使用部门共享属性。

（三）台账维护与动态管理

1.资产管理部门需建立电子台账与纸质台账双轨制，电子台账需具备查询、统计、预警功能（如保修期到期提醒、计量检定到期提醒），纸质台账每年末与电子台账核对一次，差异率需控制在1%以内；

2.设备发生调拨、借用时，需填写《资产转移申请单》，经调出部门、调入部