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多部门合作会议策划与执行记录表

一、适用场景与价值

在企业运营中，跨部门合作是推动项目落地、解决复杂问题、实现资源协同的核心方式。但由于各部门职责差异、信息不对称、沟通成本较高等问题，合作会议常出现目标模糊、决策低效、执行脱节等痛点。

本工具适用于以下场景：

项目启动会：明确跨部门项目目标、分工及关键节点（如新产品上市、系统升级）；

问题协调会：解决涉及多部门的流程卡点、资源冲突（如市场推广与生产交付的进度匹配）；

目标对齐会：同步各部门阶段性目标，保证战略方向一致（如年度规划分解、季度复盘）；

风险研判会：识别跨部门协作中的潜在风险，制定应对预案（如供应链中断、合规风险）。

通过标准化会议策划与执行记录，可实现三大核心价值：

目标聚焦：避免议题发散，保证会议产出与核心目标强相关；

责任明确：清晰划分决议事项的责任主体、时间节点，杜绝“无人负责”；

过程可追溯：完整记录会议决策、执行进展及问题，为复盘优化提供依据。

二、全流程操作指南

（一）会前策划：精准筹备，奠定高效基础

目标：明确会议必要性，提前对齐关键信息，保证参会人员做好准备。

步骤1：发起会议申请

发起人：根据工作需要（如项目节点触发、问题升级），填写《会议申请表》，核心内容包括：

会议主题（需简洁明了，如“Q3新品上市跨部门协调会”）；

会议目标（需具体可衡量，如“明确研发、市场、生产三部门在8月前的交付节点及责任分工”）；

建议参会部门及人员（需覆盖决策层、执行层、支持层，如产品总监、市场经理、生产主管、法务专员等）；

建议时长（根据议题复杂度设定，避免超长会议，一般控制在1-2小时）。

审批：提交至部门负责人及会议统筹部门（如行政部/项目管理办公室）审核，确认会议必要性及资源占用合理性。

步骤2：确定会议议程与材料

议程设计：按“目标-问题-决策-行动”逻辑梳理，建议模板：

序号

议题内容

主讲部门/人

预计时长

输出物

1

项目背景与目标同步

项目经理*

10分钟

项目立项书摘要

2

研发进度与风险说明

研发部*

15分钟

进度甘特图、风险清单

3

市场推广资源需求

市场部*

10分钟

推广方案草案

4

生产产能与交付周期

生产部*

10分钟

产能评估表

5

跨部门协作决议与分工

全体讨论

15分钟

决议事项清单

材料准备：要求各议题负责人提前2个工作日提交会议材料（PPT、数据报表、方案草案等），由会议发起人汇总后，提前1个工作日发送至参会人员，并附“会议预读要求”（如“请重点阅读研发部风险清单，会上需回应应对方案”）。

步骤3：发送会议通知与准备场地

通知内容：通过企业OA/邮件系统发送，需包含：

会议基本信息（时间、地点/线上会议、主持人、记录人）；

会议议程及材料；

预读要求及参会人员需提前准备的事项（如“生产部需携带8月产能评估表”）；

联系人及联系方式（如遇时间冲突或材料问题，可联系行政专员*）。

场地与设备：若线下会议，需提前预订会议室，保证投影仪、麦克风、白板、网络等设备正常；若线上会议，提前测试会议软件稳定性，并发送参会指南（如“腾讯会议号：X，密码：X，建议提前10分钟进入”）。

（二）会中执行：聚焦决策，高效推进

目标：按议程推进讨论，达成明确决议，记录关键信息，避免会议“跑题”。

步骤1：会议开场（5分钟内）

主持人开场：确认参会人员到齐情况（如“研发部总监、市场部经理已到，法务专员因紧急会议请假，已安排助理代为参会”），重申会议目标及议程；

规则说明：明确发言时长（如“每个议题发言不超过5分钟”）、决策方式（如“共识决策/投票决策”），并指定专人记录（建议由非议题负责人担任记录人，保证客观性）。

步骤2：议题讨论与决策

按议程推进：主持人严格控制各议题时长，避免某个议题超时导致后续议程压缩；

聚焦问题：对偏离议题的讨论，及时引导（如“关于市场推广预算的讨论很深入，但当前议题是推广资源需求，预算问题可留至下次财务专项会议讨论”）；

决策记录：对需明确的决议事项，实时记录“决议内容、责任部门/人、完成时间、验收标准”（如“决议：研发部需在7月15日前完成产品终稿验收，责任人为研发总监*，完成时间：2024-07-15，验收标准：符合市场需求文档要求”）。

步骤3：会议总结与确认

总结关键成果：主持人简要回顾会议达成的决议、待办事项及责任人；

确认会议纪要：记录人现场宣读《会议纪要》初稿（重点核对决议事项、责任人、时间节点），参会人员确认无误后签字（或线上确认）；

明确下一步：确定下次会议时间（如需）、材料提交节点及跟进人（如“下周五下班前，各责任人提交执行进展至项目经理*”）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

目标：推动决议事项执行，跟踪进度，及时解决问题，形成“策划-执行-反馈”闭环。

步骤1：整理与分发会议纪要

纪要内容：需包含