企业活动策划及执行跟进表.docVIP

企业活动策划及执行跟踪表工具指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于企业各类内部及外部活动的全流程管理，包括但不限于：年会庆典、团建拓展、客户答谢会、产品发布会、行业论坛、公益慈善活动等。通过标准化跟踪流程，可明确活动各阶段责任分工、实时掌握执行进度、提前规避潜在风险，最终实现活动目标与预算的有效控制，提升活动策划的专业性与执行落地效率。

二、全流程操作指南

（一）活动筹备期：从需求到方案落地

第一步：明确活动目标与核心需求

与发起部门（如市场部、行政部、人力资源部）沟通，确认活动核心目标（如品牌曝光、客户转化、团队凝聚等）及关键需求（参与人数、预算范围、时间节点等）。

输出《活动需求确认单》，包含目标、受众、时间、地点、预算上限等核心要素，由发起负责人签字确认。

第二步：制定初步方案与预算框架

根据需求，组建策划小组（含策划、执行、后勤、宣传等角色），拟定活动初步方案，包括：活动主题、流程框架、场地初步选择、物料清单、人员分工等。

编制《活动预算框架表》，分项列出场地、物料、餐饮、宣传、人员等预估费用，明确总预算及浮动比例（建议不超过±10%）。

第三步：方案细化与资源确认

细化活动流程至小时级，确认场地（需实地考察）、供应商（如搭建、摄影、餐饮等，至少对比3家并评估资质）、物料清单（含设计稿、样品确认）。

召开方案评审会，邀请发起部门、财务部、法务部（如涉及合同）参与，评审通过后形成《最终活动方案》及《正式预算表》，由各部门负责人签字确认。

（二）活动执行期：从落地到现场管控

第一步：任务分解与责任到人

基于《最终活动方案》，使用《执行任务跟踪表》（见模板三）将任务拆解为具体动作（如“场地签约”“设计稿定稿”“嘉宾邀请”等），明确任务负责人、协作人、起止时间、交付标准。

召开启动会，向全体执行人员同步任务清单、时间节点及应急预案，保证信息对齐。

第二步：进度跟踪与风险预警

执行负责人每日更新《执行任务跟踪表》的“完成状态”（未启动/进行中/已完成/延期）及“实际进度”，对延期任务标注原因及调整计划。

每周召开进度会，重点关注高风险任务（如嘉宾行程、场地搭建、物流运输等），提前识别潜在问题（如天气变化、供应商延误）并启动预案（如备用场地、提前备货）。

第三步：现场执行与应急处理

活动前一天完成现场布置、设备调试（音响、灯光、投影等）、物料清点，形成《现场检查清单》并由执行负责人签字确认。

活动当日，各岗位人员按分工表就位，现场设置总协调人（总协调人姓名）统一调度，对突发情况（如设备故障、人员迟到）按《应急预案》快速响应，并在《现场日志》中记录处理过程及结果。

（三）活动复盘期：从总结到经验沉淀

第一步：效果评估与数据整理

活动结束后3个工作日内，收集活动数据（如参与人数、签到率、媒体曝光量、客户反馈问卷、实际支出等），对比《活动需求确认单》中的目标，评估达成率。

输出《活动效果评估报告》，包含目标达成情况、亮点与不足、投入产出比分析。

第二步：费用结算与资料归档

财务部根据《正式预算表》及实际支出，完成供应商费用结算，保证票据齐全（如合同、发票、验收单）。

整理活动全流程资料（方案、预算、任务跟踪表、现场照片、反馈问卷、报告等），按“活动名称+日期”分类归档，形成企业活动知识库。

第三步：复盘会议与经验沉淀

召开复盘会，邀请策划、执行、发起部门参与，总结成功经验（如高效协作机制）及改进点（如流程漏洞、预算超支原因），形成《活动复盘清单》，为后续活动提供参考。

三、标准化表格模板

模板一：活动基本信息总表

活动名称

活动编号

发起部门

活动类型

核心目标

参与人数

计划时间

实际时间

场地信息

预算总额（元）

实际支出（元）

预算达成率

负责人

联系方式

关键协作部门

模板二：执行任务跟踪表（示例）

任务阶段

任务名称

任务描述

负责人

协作人

计划开始

计划完成

实际完成

完成状态

备注（如延期原因）

筹备期

场地签约

签订会议场地合同，保证含桌椅、投影设备

**

**

2024-03-01

2024-03-05

2024-03-04

已完成

场地方提前确认设备可用

筹备期

嘉宾邀请

邀请3位外部嘉宾，确认行程及演讲主题

**

赵六

2024-03-03

2024-03-10

2024-03-12

延期

嘉宾临时调整行程，已协调至次日

执行期

现场签到

引导嘉宾签到，发放物料（含胸卡、议程表）

孙七

周八

2024-03-1508:00

2024-03-1509:00

2024-03-1509:00

已完成

提前30分钟布置签到台，流程顺畅

模板三：活动复盘清单

复盘维度

具体内容

改进措施

目标达成

品牌曝光量：目标10万，实际8万（未达）；客户转化率：目标15%，实际18%（超额）

加强前期媒体合作，增加短视频推