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企业合同评审及存档管理工具模板

一、适用场景与业务范围

本工具模板适用于各类企业开展合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等各类经济合同的签订前评审、签订后存档及后续管理环节。适用对象包括业务部门（如采购部、销售部、项目部）、法务部门、财务部门、行政管理部门及企业决策层（如总经理、分管副总），旨在通过标准化流程控制合同风险、规范合同管理、保证合同履行的合规性与可追溯性。

二、合同评审与存档全流程操作指南

（一）合同评审发起阶段

操作主体：业务部门（合同发起人）

操作步骤：

明确合同需求：业务部门根据合作项目或业务需求，确定合同类型（如采购合同、技术服务合同）、合作对方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、核心商务条款（标的、数量、价格、履行期限、付款方式等）。

准备合同草案：业务部门参考企业合同模板或根据合作方提供的草案，起草合同文本，保证基本要素齐全（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）。

填写《合同评审申请表》：发起人需填写合同名称、编号、对方主体信息、合同金额、签订期限、核心条款摘要及主要风险点（如对方履约能力、付款周期合规性等），并附合同草案、合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、相关业务审批单（如采购申请单、项目立项批复等）。

提交评审材料：将《合同评审申请表》及附件材料提交至法务部门（或指定合同管理部门）进行初审。

（二）多部门协同评审阶段

操作主体：法务部门、财务部门、业务部门、相关业务分管领导

操作步骤：

法务部门初审：法务部门收到材料后，重点审核合同主体合法性（对方资质是否有效、是否存在关联交易未披露）、条款合规性（是否符合法律法规及企业内部制度）、权利义务对等性（是否存在单方面加重我方责任的格式条款）、争议解决方式约定（如管辖法院/仲裁机构是否明确）及法律风险点，形成《法务评审意见表》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改建议。

财务部门评审：法务初审通过后，财务部门审核合同中的财务条款，包括付款条件与进度是否符合财务管理制度、发票要求是否明确、价格是否公允、税务处理是否合规、违约责任中的财务赔偿是否合理等，形成《财务评审意见表》。

业务部门确认：法务、财务评审意见反馈至业务部门后，发起人需根据意见与对方沟通，对合同条款进行修订（如需），修订后再次提交法务、财务确认，直至评审通过。

分管领导审核：对于涉及重大金额（如超过企业规定限额）、重要业务或高风险的合同，需由业务分管领导对评审结果及合同核心条款进行最终审核，签署审批意见。

（三）最终审批与签订阶段

操作主体：企业决策层（总经理/董事长）、授权签订人

操作步骤：

权限内审批：根据企业合同审批权限表，由总经理（或董事长）对最终版合同进行审批。审批通过后，形成《合同审批意见表》，明确“同意签订”及签订要求（如如需加盖公章、法定代表人签字等）。

合同文本定稿：业务部门根据审批意见确定最终合同文本，保证与评审版本一致，打印一式多份（通常为合作双方各执一份，企业存档至少两份，含正副本）。

正式签订：由企业法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》）在合同上签字并加盖企业公章（或合同专用章）；合作方签字盖章后，双方各执一份正本，业务部门需将对方签章页复印件提交至存档管理部门。

（四）合同存档登记阶段

操作主体：行政管理部门/档案管理部门（存档管理员）

操作步骤：

接收存档材料：存档管理员收到业务部门提交的存档材料（含最终签订版合同正本、《合同评审申请表》、法务/财务评审意见表、审批意见表、对方资质文件、授权委托书、相关业务附件等），核对材料完整性，保证无遗漏。

登记台账信息：将合同信息录入《企业合同管理台账》，内容包括合同编号、合同名称、合作对方单位、合同类型（采购/销售/服务等）、签订日期、生效日期、到期日期、合同金额、币种、业务负责人、法务评审人、财务评审人、审批人、存档位置（如档案柜编号-卷盒编号）、合同状态（履行中/已履行/已终止/已解除）、备注（如重要条款摘要）等。

分类归档管理：按照合同类型、签订时间或业务部门对合同进行分类（如年度-合同类型-编号），使用档案盒统一存放，并在档案盒外标注合同编号、名称、存档日期等关键信息，便于检索。

（五）合同借阅与归还管理

操作主体：借阅申请人、存档管理员、业务部门负责人

操作步骤：

提交借阅申请：因工作需要借阅合同的人员（需为企业内部员工），填写《合同借阅申请表》，注明借阅合同名称/编号、借阅事由、借阅期限（原则上不超过3个工作日）、借阅人所在部门及负责人签字。

审批与登记：借阅申请需经业务部门负责人审批（涉密合同需经分管领导审批），审批通过后存档管理员核对借阅人身份，办理借阅登记，将合同复印件（原件原则上不外借，特殊情况需经总经