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企业各类费用报销流程规范

第一章总则

1.1目的与意义

费用报销是企业日常运营中的一项基础性工作，直接关系到企业的成本控制、财务管理规范化以及员工的切身利益。为进一步加强企业内部管理，明确费用报销标准，规范报销流程，确保各项费用支出的真实性、合法性、合规性与经济性，提高资金使用效益，防范财务风险，特制定本规范。本规范旨在为公司全体员工提供清晰的费用报销指引，促进公司整体运营效率的提升。

1.2适用范围

本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在执行公司公务过程中所发生的各类费用的报销事宜。公司控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定，但需向公司总部备案。

1.3基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须是真实发生的，与公司经营活动直接相关，严禁虚构、虚报、冒领费用。原始凭证必须真实、合法、有效。

2.合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规、公司财务制度及本规范的各项规定，符合公司审批权限要求。

3.及时性原则：费用发生后，报销人应在规定时限内及时办理报销手续，避免长期积压。

4.权责对等原则：各级审批人员对所审批的费用报销业务的真实性、合规性负相应责任。

5.效益性原则：费用支出应遵循必要、节约的原则，力求以最合理的成本获取最大效益。

第二章报销基本流程

2.1费用发生与原始凭证获取

员工在因公发生费用时，应主动向对方索取合法、合规的原始凭证。原始凭证是报销的唯一合法依据，主要包括但不限于：

*税务机关认可的正规发票（增值税专用发票或普通发票）。

*行程单、机票、火车票、汽车票等交通票据。

*付款凭证（如银行转账记录、POS签购单等）。

*其他能证明费用真实发生的有效凭证（如会议通知、邀请函、消费明细等）。

原始凭证应符合以下要求：

*凭证名称清晰，开票日期、开票单位（盖章）、付款单位、经济业务内容、数量、单价、金额等要素齐全、准确。

*发票抬头必须为公司全称，不得为个人或其他名称。

*金额大小写一致，不得涂改、挖补。如有错误，应由开票单位重开或更正，并在更正处加盖开票单位印章。

2.2报销申请与单据填写

费用发生后，报销人应及时整理原始凭证，填写公司统一格式的《费用报销单》（或通过指定的线上报销系统提交申请）。填写要求如下：

*内容真实、完整、清晰，不得涂改。

*准确填写报销部门、报销日期、报销人、费用所属项目（如有）。

*“费用事由”应简明扼要地描述费用发生的原因、时间、地点、参与人员及主要内容。

*“费用明细”应按费用性质（如差旅费、业务招待费、办公费等）分类填写，逐项列明金额，并与所附原始凭证金额一致。

*如为多人共同发生的费用（如团队出差），应由主要负责人或指定人员统一办理报销。

*所有原始凭证应按费用类别或时间顺序整齐粘贴在《费用报销单》后或粘贴单上，避免折叠、覆盖关键信息。

2.3内部审批

填写完整的《费用报销单》及所附原始凭证，应按照公司规定的审批权限和审批流程，依次提交给相关负责人审批。审批流程一般为：

1.部门负责人审批：对本部门费用的真实性、必要性及合规性进行审核。

2.分管领导审批：对分管范围内部门的费用支出进行审核把关。

3.其他相关部门审批：如涉及专项费用、项目费用等，需经相关归口管理部门负责人审核。

4.总经理/董事长审批：根据公司授权，对超出一定金额或特定类型的费用进行最终审批。

审批人在审批时，应仔细核对报销内容与原始凭证，对有疑问的地方应向报销人询问清楚，对不符合规定的报销应予以退回并说明理由。

2.4财务审核

经内部审批完成后的报销单据，提交至财务部进行专业审核。财务审核是费用报销的关键环节，主要审核内容包括：

1.合规性审核：报销事项是否符合国家财经法规、公司财务制度及本规范的规定。

2.完整性审核：报销单填写是否完整，所需附件是否齐全。

3.准确性审核：原始凭证是否真实、合法、有效，金额计算是否准确，与报销单填写金额是否一致。

4.合理性审核：费用标准是否符合公司规定（如差旅费标准、业务招待费标准等），费用支出是否具有合理性。

5.审批流程完整性审核：检查审批手续是否齐全，审批人是否具备相应权限。

财务审核通过后，进入付款环节；审核不通过的，财务人员应将报销单据退回报销人，并说明退回原因，由报销人补充完善或按规定处理。

2.5款项支付

财务审核无误并经最终审批后，由财务部根据公司资金安排，通过银行转账、公务卡结算或其他约定方式将报销款项支付给报销人。原则上，报销款项应支付至报销人本人的银行账户。

2.6凭证归档

报销款项支付完成后，财务部应将《费用报销单》及所附原始凭证作为会计凭证的附件