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文件归档保管规定

**一、总则**

文件归档保管是组织或机构信息管理的重要环节，旨在确保文件的安全、完整、可追溯和有效利用。本规定旨在规范文件归档保管的流程、要求和责任，以提升文件管理效率，降低信息风险。

**（一）适用范围**

本规定适用于所有部门及员工在日常工作中产生的各类文件，包括但不限于：

1.工作记录、会议纪要

2.业务合同、客户信息

3.财务报表、审计文件

4.技术文档、研发资料

5.设备维护记录、安全文件

**（二）归档原则**

1.**完整性**：文件应完整保存，不得缺失或篡改。

2.**准确性**：文件内容真实、准确，与实际业务相符。

3.**安全性**：采取物理和数字措施，防止文件丢失、泄露或损坏。

4.**时效性**：文件归档需及时，避免积压或延误。

5.**可追溯性**：记录文件来源、处理过程和保管责任。

**二、文件归档流程**

**（一）文件收集与整理**

1.**收集**：各部门按月/季度整理文件，确保无遗漏。

2.**分类**：按文件类型（如行政、财务、技术）或项目分类。

3.**剔除**：删除重复、无效或无关文件。

**（二）文件标识与编号**

1.**标识**：每份文件需标注标题、编号、创建日期。

2.**编号规则**：

-行政文件：部门缩写+年份+流水号（如“办2023-001”）

-财务文件：财务部门缩写+月份+流水号（如“财2023-07-001”）

3.**元数据记录**：记录文件作者、审批人、关联事项等。

**（三）归档与存储**

1.**纸质文件**：

-存放于档案柜，按编号排序。

-温湿度控制：温度18-25℃，湿度45%-60%。

-定期检查，防虫、防火。

2.**电子文件**：

-存储于加密服务器或云存储，备份至少两份。

-文件命名规范：项目名称+日期+版本号（如“XX项目2023-10_v1”）

-访问权限控制：仅授权人员可查看、修改。

**三、文件保管要求**

**（一）保管期限**

1.**短期（1-3年）**：日常业务文件、临时记录。

2.**中期（3-10年）**：财务报表、客户合同。

3.**长期（10年以上）**：重要合同、法律文件。

4.**永久**：具有历史价值的文件（如机构成立文件）。

**（二）保管措施**

1.**物理安全**：

-档案室需上锁，访问需登记。

-重要文件可加锁或保险柜存储。

2.**数字安全**：

-定期更新防病毒软件。

-设置自动备份，备份周期不超过48小时。

3.**销毁规定**：

-达到保管期限的文件需按流程销毁。

-销毁方式：粉碎或专业消磁，并记录销毁时间、人员。

**四、责任与监督**

**（一）责任分配**

1.**档案管理员**：负责归档流程执行、监督及培训。

2.**部门负责人**：确保本部门文件按时整理归档。

3.**员工**：按要求提交文件，不得私藏或篡改。

**（二）检查与审计**

1.**定期检查**：每年至少一次全面检查文件完整性。

2.**审计**：由内审部门抽查归档记录，确保合规。

3.**问题处理**：发现缺失或损坏文件需立即调查并补全。

**五、附则**

本规定自发布之日起执行，由档案管理部门负责解释。如有疑问，请联系档案管理员。

**三、文件保管要求（续）**

**（一）保管期限（续）**

除了上述分类，不同类型的文件可参考以下具体期限示例：

1.**行政文件**：

-工作记录、会议纪要：短期（2年）+中期（5年）

-员工入职/离职证明：中期（5年）+长期（10年）

-内部通知：短期（1年）

2.**财务文件**：

-月度报表：短期（2年）+中期（5年）

-年度审计报告：中期（5年）+长期（15年）

-发票/收据：短期（3年）+长期（7年）

3.**技术文件**：

-产品设计图：长期（20年）+永久（特定专利文件）

-设备维护记录：中期（10年）+短期（3年）

**（二）保管措施（续）**

1.**物理安全（新增细节）**：

-**环境要求**：

-纸质文件需存放在无阳光直射、防潮、防火的档案室。

-温湿度记录需每日检查并存档。

-**灾害防护**：

-配备灭火器、防水布，定期演练应急处理。

-重要文件可双重存储（如两地存放或冷备份）。

-**访问控制**：

-档案室门禁需指纹/密码+钥匙组合，进出需双重验证。

-访问日志需记录时间、人员、文件名称及事由。

2.**数字安全（新增细节）**：

-**加密标准**：

-传输加密：采用TLS1.2或更高版本。

-存储加密：文件加密算法不低于AES-256。

-**备份策略**：

-日备份