印章管理规范流程及注意事项.docxVIP

印章管理规范流程及注意事项

在现代组织运营中，印章作为权力、责任和信用的象征，其管理的规范性直接关系到组织的经济安全与声誉。一套严谨、高效的印章管理体系，是防范法律风险、杜绝内部舞弊、保障业务有序开展的基石。本文旨在结合实践经验，系统阐述印章管理的规范流程与核心注意事项，为各类组织提供具有操作性的指引。

一、印章管理规范流程

印章管理应贯穿其全生命周期，从刻制、启用、保管、使用到废止、销毁，每一环节都需有章可循，权责明确。

（一）印章的刻制

印章的刻制是管理的起点，必须严格控制。任何部门或个人未经授权不得私自刻制印章。通常流程为：

1.申请与审批：由需求部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、规格、用途及必要性，经部门负责人审核后，报请组织内有权决策的管理层（如总经理办公会、董事会等）审批。对于法定代表人章、公章等核心印章，审批层级应更高。

2.指定刻制：获批后，应由行政或指定的专门部门统一到公安机关备案的正规刻章单位进行刻制，确保印章的合法性与规范性。严禁私自在外单位或非正规渠道刻制。

3.样章留存：新印章刻制完成后，应留存清晰的印模备案，通常为彩色印模，并存档管理，以备后续查验与比对。

（二）印章的启用与备案

新印章刻制完成并不意味着可以立即使用，启用前需履行必要的手续：

1.启用通知：正式启用前，应以组织名义发布印章启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围及保管责任人等，并将印模附于通知之后，确保各相关单位知晓。

2.备案登记：除在公安机关备案外，组织内部也应建立印章管理台账，对每一枚印章进行详细登记，包括印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管人、存放地点、使用范围等信息，形成完整的印章档案。

（三）印章的保管

印章保管是防范风险的关键环节，核心在于“专人保管、安全存放”。

1.专人保管：应根据印章的重要性和使用频率，指定责任心强、品行端正的专人负责保管。原则上，公章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应分别由不同人员保管，形成相互监督与牵制。保管人名单应在印章管理台账中明确，并报相关管理部门备案。

2.安全存放：印章应存放在符合安全标准的设备中，如带锁的保险柜或专用文件柜。存放地点应具备一定的防盗、防火、防潮条件。非工作时间，印章必须入柜上锁，严禁随意放置或带出存放地点。保管人临时离岗或下班前，务必检查印章是否妥善保管。

3.保管人职责：保管人需对印章的安全负直接责任，严禁擅自将印章交予他人代管或使用，严禁在空白纸张、空白合同或未审核通过的文件上盖章。如保管人发生工作调动或离职，必须办理严格的印章交接手续，由监交人在场，交接双方签字确认，并及时更新保管人信息。

（四）印章的使用

印章使用是管理的核心环节，必须严格执行审批程序，确保每一次用印都合法合规。

1.用印申请：使用印章前，用印人需填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、拟盖章位置、申请部门、申请人及日期等信息，并附上待盖章文件的原件或清晰复印件。

2.逐级审批：《用印申请单》及附件需经部门负责人审核其真实性与必要性。对于重要文件或超出部门权限的用印，需报请组织分管领导或主要负责人审批。审批人应对文件内容的合规性、完整性负责。

3.审核用印：保管人在接到审批通过的《用印申请单》后，需仔细核对申请单与待盖章文件是否一致，审批手续是否齐全。重点审查文件内容是否与申请事由相符，是否存在涂改、字迹不清等情况。对存疑的文件，有权要求申请人作出解释或退回重审。

4.规范用印：确认无误后，保管人应在指定位置清晰、规范地加盖印章。印章名称应与文件抬头或落款一致，印迹应完整、清晰，不得模糊不清或压盖重要文字。严禁在空白介绍信、空白合同、空白纸张等无具体内容的载体上加盖印章。

5.用印登记：每次用印后，保管人应在《印章使用登记簿》中逐项记录，包括用印日期、用印文件名称、份数、审批人、申请人、保管人等信息，以备日后追溯。重要文件的用印，可留存复印件或扫描件归档。

6.特殊用印处理：对于确需携带印章外出使用的情况，需经最高管理层特批，明确外出用印的事由、时间、地点及责任人，并由两人以上共同携带和监印，返回后立即交还并核销。原则上应尽量避免携带印章外出。

（五）印章的废止与销毁

当印章因机构变更、名称更改、印章磨损、遗失或法律法规规定需停用等原因不再使用时，应及时办理废止与销毁手续。

1.废止申请与审批：由原使用或保管部门提出印章废止申请，说明废止原因，经原审批刻制的管理层批准后执行。

2.收缴与登记：废止的印章应由行政部门或指定部门统一收缴，核对无误后在印章管理台账中注明废止日期、原因及处置方式，并由相关人员签字确认。

3.销毁：对于确定不再使用的废旧印章，应在指定监销人的监督下进行销毁处理，确