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文档归档管理表格标准归档方式应用版
一、适用范围与常见应用场景
本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的文档归档管理工作，尤其适合需要规范化管理纸质/电子文档的部门或场景。常见应用包括：
企业行政部门对合同、制度、会议纪要等日常运营文档的归档；
项目组对项目立项、执行、验收等全周期文档的系统梳理；
财务部门对凭证、报表、审计报告等财务文档的合规存储；
人力资源部门对员工档案、培训记录、劳动合同等人事文档的集中管理；
学校、医院等机构对教学病例、科研资料、行政公文等长期保存文档的分类归档。
二、标准化归档操作流程详解
（一）归档前期准备：材料收集与范围确认
明确归档范围：根据部门职能及管理需求，梳理需归档的文档类型（如合同、报告、图纸、邮件记录等），排除临时性、草稿类非正式文档。
文档完整性核查：检查待归档文档是否包含关键要素（如合同需含双方签字、盖章页；报告需含编制人、审核人签字），缺失材料的需补充完整或标注说明。
物理/电子文档整理：纸质文档去除夹订物（如回形针、大头针），展平折角，按时间顺序初步排序；电子文档统一转换为PDF格式（避免格式兼容问题），命名规范为“文档名称-日期-版本号”（如“2024年度销售计划V1.0”）。
（二）文档分类与编号规则设定
分类维度选择：根据业务特点选择单一或组合分类方式，常见维度包括：
按部门：行政部、财务部、市场部等；
按类型：合同类、报告类、制度类、凭证类等；
按时间：年度（如2024年）、半年度、季度；
按项目：项目、研发项目等。
示例：某科技公司采用“部门-类型-年度”三级分类，如“市场部-合同类-2024”。
编号规则制定：保证编号唯一性、可追溯性，推荐格式为“[部门代码]-[类型代码]-[年度]-[流水号]”，其中：
部门代码用2-3位字母（如行政部“XZ”、财务部“CW”）；
类型代码用2位数字（如合同类“01”、报告类“02”）；
流水号按年度从001开始连续编制。
示例：“CW-01-2024-005”表示2024年财务部第5份合同。
（三）填写归档管理表格
根据后附“文档归档管理标准模板”，逐项填写以下信息，保证字迹清晰（纸质档）或信息完整（电子档）：
基础信息：文档编号（按上述编号规则填写）、文档名称（需与文档标题完全一致）、文档类型（勾选或填写具体类型）、密级（分为“公开”“内部”“秘密”三级，根据信息敏感度选择）。
责任信息：形成部门（文档所属部门）、负责人（部门负责人姓名，用号代替，如“张”）、编制人（文档撰写人）、归档人（负责归档工作的专员，如“李*”）。
时间信息：形成日期（文档最终定稿日期）、归档日期（实际提交归档的日期）、保管期限（根据法规或公司制度填写，如“10年”“永久”）。
存储信息：存放位置（纸质档填写档案柜编号，如“A区-3柜-2层”；电子档填写服务器路径，如“\fileserver\2024”）、电子档备份方式（如“本地硬盘+云盘”）。
备注：填写特殊情况说明（如“附件含3页图纸”“此版本为最终审批稿”）。
（四）审核与确认流程
部门初审：由文档形成部门负责人*对文档完整性、分类准确性及表格信息一致性进行审核，确认无误后在“部门审核人”处签字（电子档需签署姓名+日期）。
归档部门复核：档案管理部门（或行政部）专员*对照文档原件与表格信息，重点核查编号唯一性、保管期限合规性、存储路径有效性，复核通过后加盖“归档确认章”（电子档添加确认水印）。
移交登记：审核通过后，归档人与接收人共同填写《文档移交清单》（可作为表格附件），注明文档数量、移交日期、双方签字，保证责任可追溯。
（五）存储与后续管理
物理文档存储：按“分类-编号”顺序放入档案盒，盒面标注“部门-类型-年度-起止编号”（如“财务部-合同类-2024-001-010”），档案盒按类别排列于档案柜，柜侧张贴分类标签。
电子文档存储：将已归档电子档至指定服务器/云盘，按表格中的“存放路径”创建文件夹，文件夹名称与档案盒标签一致，设置“只读”权限（避免修改）。
定期维护：每季度对归档文档进行盘点，检查纸质档是否霉变、损坏，电子档是否可正常打开；保管期限到期前1个月，由档案管理部门发起鉴定流程，对无需保存的文档按规定销毁并记录。
三、文档归档管理标准模板（应用版）
文档编号
文档名称
文档类型（□合同□报告□制度□凭证□其他______）
密级（□公开□内部□秘密）
形成部门
负责人
编制人
归档人
形成日期
归档日期
保管期限（______年/永久）
存放位置
电子档备份方式
备注
填写说明：
“文档编号”严格按“部门代码-类型代码-年度-流水号”规则填写，如“XZ-02-2024-003”；
“密级”根据信息影响范围选择，涉及商业秘密或敏感信息的文档需勾
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