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会议策划执行流程手册

一、适用范围

本手册适用于各类企业内部会议（如年度战略会、部门协调会、项目推进会）、外部会议（如行业研讨会、客户答谢会、产品发布会）及混合型会议（如线上线下结合的培训会）的全流程策划与执行，旨在通过标准化操作提升会议效率、保障会议效果，适用于行政部、市场部、项目组等各类会议组织团队。

二、操作步骤详解

（一）筹备阶段：精准规划，奠定基础

1.明确会议核心要素

会议目标：清晰界定会议要解决的问题（如“确定Q3产品迭代方向”“解决跨部门协作低效问题”），避免目标模糊导致会议偏离方向。

会议类型：根据目标选择类型（决策型、沟通型、汇报型、培训型），不同类型会议的流程、时长、参与人员差异较大（如决策型会议需控制参会人数，保证高效决策）。

基本信息：初步确定会议时间（避开节假日、重要行业活动）、地点（线上/线下）、预计参会人数（10人以下小型会、10-50人中型会、50人以上大型会）。

2.组建核心执行团队

根据会议规模和复杂度，明确分工，避免职责交叉或遗漏：

总负责人（经理）：统筹全局，把控进度、预算及关键决策，对最终结果负责。

策划组（专员）：制定会议方案、议程设计、嘉宾邀请、内容策划（如演讲主题、互动环节）。

执行组（助理）：场地预订、物料采购、设备调试、现场协调、人员签到。

宣传组（专员）：会议通知、海报设计、报名渠道管理、会前预热（针对外部会议）。

后勤组（主管）：餐饮安排、住宿对接（如需）、交通指引、应急预案制定。

3.制定详细会议方案

方案需包含以下核心内容，形成书面文档供审批：

会议议程：按时间顺序明确各环节（开场、主题演讲、分组讨论、总结等），标注每个环节的时长、负责人（如“09:00-09:10开场致辞，总负责人经理”）。

嘉宾/参会人员：列出需邀请的嘉宾（行业专家、客户代表等）、内部参会人员（部门负责人、项目组核心成员），明确邀请方式（邮件/电话/邀请函）及截止时间。

物料清单：根据议程和参会人数列出所需物料（如签到表、会议手册、PPT打印稿、礼品、横幅、桌牌、投影仪、麦克风、备用电池等）。

宣传计划：外部会议需明确宣传渠道（公众号、行业媒体、合作方转发）、宣传文案、报名；内部会议需通过OA系统、部门群通知。

4.预算编制与审批

根据方案细化预算，保证合理可控：

常规费用：场地租赁（含设备）、餐饮茶歇、物料制作（印刷品、礼品）、嘉宾邀请费（出场费/交通食宿）、宣传推广费（如设计费、媒体投放）。

应急费用：预留总预算的10%-15%用于突发情况（如临时增加物料、设备故障维修）。

审批流程：按企业财务制度提交预算，经部门负责人、分管领导审批后执行，严禁超预算支出。

5.场地与物料落实

场地确认：提前15-30天预订场地（大型会议需更早），实地考察场地容量、布局（课桌式/剧院式/圆桌式）、设备（投影仪、音响、网络）、交通便利性、停车位等，签订场地协议，明确使用时间、费用及违约责任。

物料采购：提前7-10天完成物料制作或采购，核对数量、质量（如印刷品无错漏、礼品完好），分类存放并贴标签（如“签到区物料”“嘉宾物料”）。

设备调试：提前1天进场调试设备（投影、音响、灯光、同传设备等），测试网络稳定性，准备备用设备（如备用投影仪、无线麦克风）。

6.嘉宾与参会人员邀请

嘉宾邀请：提前20天发送正式邀请函（邮件+纸质版，重要嘉宾可电话沟通），确认嘉宾行程、演讲需求（如PPT格式、时间限制），提前3天再次提醒。

参会人员通知：提前10天通过邮件/企业群发送会议通知（含议程、时间、地点、参会须知、联系人），要求内部参会人员反馈是否出席，外部人员通过报名登记信息（姓名、单位、联系方式、dietaryrestrictions等）。

（二）执行阶段：精细管控，保证顺畅

1.现场布置与彩排

场地布置：会议当天提前3小时开始布置，按方案摆放桌椅、物料（签到台、指示牌、横幅）、设备调试，检查灯光、温度（22-26℃为宜）、通风情况。

流程彩排：重要环节（如嘉宾演讲、颁奖）需提前1小时彩排，确认主持人串词、设备衔接、人员站位（如礼仪引导、技术人员候场）。

2.会议当天流程控制

签到环节：

线下会议：设置签到台（2-3人），核对参会人员信息（姓名/单位），发放会议资料（手册、胸卡、礼品），引导至会场；重要嘉宾安排专人接待（佩戴“嘉宾接待”胸卡）。

线上会议：提前测试直播平台（腾讯会议/Zoom），参会，提前1小时开放会议室，安排技术人员在线解答问题。

开场环节：主持人提前10分钟提醒就座，按议程开场（介绍会议主题、目标、流程），介绍重要嘉宾。

核心环节：严格控制各环节时长（如主题演讲每人不超30分钟），安排专人计时（举“时间提醒牌”），技术人员全程值守设备，避免卡顿、黑屏。

互动环节：提前设计互动形式（