销售合同审查及条款标准化工具.docVIP

一、典型应用场景

业务拓展前的合同准备：销售团队在对接新客户或签订大额订单时，需快速标准化合同文本，保证核心条款符合公司政策，减少谈判反复。

法务风控环节：法务部门对业务部门提交的合同进行全面审查，重点排查法律风险（如主体资格、违约责任、争议解决等），保障公司权益。

跨部门协作审核：销售、法务、财务等部门协同审查合同，明确付款条件、交付标准、税务处理等交叉条款，提升审批效率。

合同模板优化：基于历史审查案例，对高频争议条款（如验收流程、知识产权归属）进行标准化修订，形成可复用的模板库。

二、标准化审查流程

1.前期准备：明确审查需求与基础信息

需求对接：销售代表与客户初步沟通后，向法务部门提供《合同审查需求清单》，内容包括：合同类型（如产品销售/定制服务）、交易背景（如新客户/续约项目）、客户基本信息（名称、行业、规模）、交易金额、预计履行期限等。

资料收集：客户需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（非法定代表人签约时需提供授权委托书），销售代表*核对主体信息与合同文本一致性。

分工确认：法务专员牵头审查，销售代表负责业务条款解释（如产品特性、客户需求），财务部门*配合审核付款条款及税务合规性。

2.核心条款审查：逐项把关风险与合规性

（1）合同主体条款

审查签约方是否具备完全民事行为能力：营业执照有效期、经营范围是否包含本次交易内容（如销售医疗器械需确认是否具备相关经营许可）。

核对授权委托书：非法定代表人签约时，需确认授权范围（如“代表公司签订产品销售合同”）、授权期限是否涵盖签约日，并留存原件。

（2）标的物与质量条款

明确产品/服务信息：名称、型号、规格、数量需与订单一致，避免“一批”“约数”等模糊表述。

质量标准：需量化可执行（如“符合GB/T19001-2016标准”“按技术规格书执行”），避免“合格”“满意”等主观表述。

（3）价格与支付条款

价格构成：明确单价、总价是否含税，涉及折扣的需注明“最终成交价=总价×（1-折扣比例）”。

支付方式：约定预付款比例（一般不低于30%）、进度款节点（如“生产完成50%支付”）、尾款条件（如“验收合格后30日内支付”），收款账户必须为公司对公账户（与合同主体一致）。

（4）履行与交付条款

交付安排：明确时间（具体日期或“收到预付款后X日内”）、地点（如“甲方指定仓库”）、运输方式（费用承担方）及风险转移节点（如“货物交付后风险由甲方承担”）。

验收流程：约定验收标准（如“按技术规格书第X条”）、验收期限（不超过15日）、异议处理（如“验收合格后7日内未提出异议视为验收通过”）。

（5）违约责任条款

违约情形：列举全面（如“逾期付款”“逾期交付”“质量不达标”），避免遗漏关键场景。

责任对等：违约金计算需合理（一般不超过实际损失的30%），明确“直接损失”范围，避免“乙方承担全部责任”等单方约束条款。

（6）知识产权与必威体育官网网址条款

知识产权归属：定制化产品或技术成果需明确归甲方所有，标准产品可约定“乙方保留知识产权，甲方享有使用权”。

必威体育官网网址义务：明保证密范围（如“技术资料、客户信息”）、期限（一般至合同终止后2年），违约责任需具体（如“赔偿实际损失+合理维权费用”）。

（7）争议解决条款

优先约定“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”，避免选择仲裁机构（除非客户为外企且双方同意）。

适用法律：明确为中国法律，避免适用外国法律（除非跨境交易且经法务专项评估）。

3.风险标注与跨部门沟通

法务专员*将审查结果分类标注：

红色风险：主体不适格、付款条件不明确、违约责任不对等，需立即修订；

黄色风险：验收流程模糊、知识产权归属未明确，需与客户协商补充；

蓝色风险：表述歧义、附件缺失，可内部优化完善。

组织跨部门沟通会：销售代表解释客户需求，法务专员阐述风险点，财务部门*确认付款可行性，共同确定修订方案。

4.修订确认与归档

意见输出：法务专员*出具《合同审查意见表》，列明每一条款的审查结论（“通过/需修订/不通过”）及具体修订建议（如“将‘尽快交付’修改为‘2024年X月X日前交付’”）。

客户沟通：销售代表*根据意见与客户协商，获取客户书面确认（如修订函、邮件截图），保证修订内容双方无异议。

定稿归档：法务专员*最终审核合同文本，确认无误后打印（双面打印、骑缝章齐全）或通过电子签章系统签署；合同正本、附件、审查意见表等资料统一归档，编号入库（如“销售合同-2024-号”）。

三、合同审查要点与标准化表格

审查模块

具体条款

审查要点

审查标准（示例）

风险等级

责任人

合同主体

签约方信息

营业执照有效期、经营范围、统一社会信用代码

营业执照在有效期内，经营范围包含本次交易内容，信用代码与公章一致

高

法务专员*

授权代表

授权委托书真实性、权限范围

授权