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适用范围与应用场景
企业内部文件：如管理制度、工作报告、会议纪要、培训材料等，保证不同部门文档风格一致，便于查阅和归档；
项目文档管理：如项目计划书、需求文档、测试报告、验收报告等，规范项目全流程文档，避免格式混乱；
对外合作材料：如客户提案、合作方案、产品手册等，提升专业形象，增强材料可信度；
学术与科研场景：如论文、研究报告、课题申报材料等，符合学术出版或机构要求的排版规范。
操作流程与步骤详解
一、文档创建与模板选择
明确文档类型：根据文档用途（如报告、方案、纪要等），确定对应的模板类型（如“项目报告模板”“会议纪要模板”）；
调用基础模板：从组织文档管理系统或模板库中对应的基础模板，保证模板包含标准结构（如封面、目录、附录等）；
填写文档基本信息：在模板指定位置填写文档编号、标题、作者（**）、部门、创建日期、版本号等核心信息，保证信息准确无误。
二、内容编辑与结构搭建
搭建文档框架：按照模板预设的章节层级（如“1.主题→1.1子主题→1.1.1详细说明”）梳理内容逻辑，保证结构清晰、层级分明；
填充核心内容：根据文档类型撰写具体内容，注意语言简洁、表述准确，避免冗余或模糊表述；
添加辅助元素：如需插入图表、公式、附件等，保证元素编号规范（如图1-1、表2-1），并与内容关联紧密。
三、排版规范与格式统一
字体与字号：严格按照模板要求设置字体（如标题用黑体，用宋体，英文用TimesNewRoman），字号（如一级标题三号加粗，小四号）；
段落与行距：段落首行缩进2字符，行距设置为1.5倍，段前段后间距0.5行；标题段前段后间距根据模板要求调整，保证视觉层次分明；
页眉页脚与页码：页眉居中显示文档标题，页脚居中显示页码（如“第X页共Y页”），页码格式（如阿拉伯数字、罗马数字）需符合模板规范；
图表与公式排版：图表需有编号和标题（如“图3-1流程图”），标题位于图表下方，居中显示；公式需编号并右对齐（如“(3-1)”），编号与公式之间用空格分隔。
四、审核校对与修订管理
内部审核：作者完成初稿后，交由**（部门负责人或指定审核人）审核，重点检查内容准确性、逻辑完整性及格式规范性；
修订与反馈：审核人通过“修订模式”提出修改意见，作者根据意见调整内容，确认修订完成后关闭修订模式；
最终校对：修订稿交由**（校对专员）进行最终校对，检查错别字、标点符号、格式统一性等细节，保证无遗漏错误。
五、发布归档与版本控制
版本固化：校对通过后，将文档最终版另存为“PDF格式”（保证格式不可随意修改）并命名为“[文档编号]-[版本号]-[日期]”（如“-001-V1.0）；
发布与分发：通过组织内部系统（如OA、文档管理平台）发布文档，并同步更新文档目录，保证相关人员可便捷查阅；
归档管理：将最终版PDF、源文件（如Word）及修订记录按“年份-月份-文档类型”分类归档，保留至少3年，便于后续追溯。
模板表格
表1：文档基本信息登记表
项目
填写内容示例
说明
文档编号
-PRJ-001
按组织规则编号，如“部门代码-项目代码-流水号”
文档标题
《项目需求说明书》
简明扼要反映文档核心内容，不超过30字
作者
**
填写实际撰写人姓名
所属部门
产品研发部
作者所属部门
创建日期
2023-10-15
文档初稿完成日期
版本号
V1.0
初版为V1.0，每次修订后递增（如V1.1、V2.0）
密级
内部公开
根据敏感性分为“内部公开”“机密”“绝密”等
审核人
**
部门负责人或指定审核人
校对人
**
专职校对人员
发布日期
2023-10-20
最终版发布日期
表2：排版规范参数表
元素
规范要求
示例
标题字体
一级黑体，二级楷体GB2312，三级宋体
一级3号加粗，二级4号加粗，三级小4号加粗
字体
中文：宋体，英文：TimesNewRoman
中文：小4号，英文：12pt
行距
1.5倍行距，段前段后0.5行
段落间距：最小值12磅，段前6磅，段后6磅
页边距
上：2.54cm，下：2.54cm，左：3.17cm，右：3.17cm
A4纸标准页边距
页眉页脚
页眉：居中显示文档标题，页脚：居中显示页码（“第X页共Y页”）
页眉页脚字体：小5号，宋体，页码格式：阿拉伯数字
图表格式
图表编号+标题（居中），图注位于图下方，表注位于表上方
图1-1系统架构图（图注：图1-1系统架构图）
公式格式
公式右对齐，编号加括号，编号与公式间空一格
E=mc2(1-1)
表3：审核校对清单表
审核项
检查内容
是否通过（是/否）
备注
内容准确性
数据、事实、结论是否准确，逻辑是否连贯
是
无数据错误
结构完整性
章节层级是否清晰，是否缺少必要部分（如目录、附录）
是
目录与页码对应一致
格式规
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