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行政文件审批流程通用表单模板

适用范围与发起背景

本表单适用于公司内部各类行政文件的审批管理，包括但不限于：日常办公制度（如考勤管理、会议规范）、跨部门协作流程（如物资申领、用车申请）、行政通知公告（如放假安排、安全提示）、非业务类合同协议（如办公场地租赁、服务采购）等。

发起背景：为规范行政文件的审批流程，明确各环节职责，提高文件处理效率，保证行政决策的合规性与可追溯性，特制定本通用表单，适用于需经多部门协同或层级审批的行政事项。

审批流程操作指南

第一步：发起人准备与填写

文件材料准备：发起人需明确审批事项的核心内容，准备完整的文件材料（如制度草案、申请说明、相关附件等），保证文件内容清晰、数据准确、依据充分。

填写表单基本信息：在表单“基本信息区”完整填写文件名称、编号（如需）、发起部门、发起人（*）、联系方式（内部座机号）、申请日期等字段；在“文件摘要区”简要说明文件目的、主要内容、预期效果及涉及范围（100-200字）。

附件清单整理：列出所有需随表单提交的附件名称及份数（如会议纪要、需求调研表、对比分析报告等），保证附件与文件内容直接相关且无遗漏。

第二步：提交初审

发起人将填写完整的表单及附件提交至本部门负责人进行初审，重点审核文件内容的部门适用性、与现有制度的衔接性、以及数据/需求的合理性。

部门负责人需在1个工作日内完成初审，在“审批流程区”对应环节填写“审批意见”（如“同意提交”“需补充材料”“建议调整条款”），并签名确认。若需修改，发起人应根据意见调整后重新提交初审。

第三步：跨部门会签（如涉及）

若文件内容需其他部门协同执行（如涉及财务、人事、IT等部门），由发起人持初审通过后的表单，依次送至相关部门会签。

会签部门需在2个工作日内审核文件对本部门的影响，明确是否支持、需配合的事项或存在的风险，填写会签意见并签名。

若存在部门间分歧，由发起人组织协调沟通，达成一致后再推进审批；若无法达成一致，需在“审批意见”中注明分歧点，由上一级领导协调处理。

第四步：逐级审批

根据文件重要性及权限划分，进入对应层级的终审环节：

一般行政文件（如部门内部流程优化、小型活动通知）：由行政管理部门负责人终审，重点审核文件的合规性、表述准确性及执行可行性，审批通过后生效。

重要行政文件（如公司级制度、跨部门协作流程、金额超5万元的行政采购）：需经分管行政副总/总经理终审，终审人需从公司整体战略、风险控制、资源协调等角度综合评估，签署最终审批意见。

第五步：审批结果处理与归档

审批通过：由行政管理部门根据审批意见，在2个工作日内将文件编号、生效日期等信息录入“结果确认区”，并将最终版文件（含审批表）同步至各相关部门及执行人员，保证信息传达到位。

审批不通过：终审人需明确不通过理由及修改建议，由发起人根据意见调整后，重新启动审批流程（可从初审环节开始）。

文件归档：审批完成后，纸质表单及附件由行政管理部门统一归档（保存期限不少于3年），电子版同步至公司OA系统或指定共享文件夹，便于后续查阅。

表单模板结构与填写说明

区域

字段名称

填写要求

基本信息区

文件名称

需简明扼要反映文件核心内容，如“公司2024年考勤管理制度修订版”

文件编号

按公司行政文件编码规则填写（如“XZ-2024-号”，无编号可留空）

发起部门

填写发起文件的具体部门（如“行政部”“人力资源部”）

发起人

填写发起人姓名（），如“张”

联系方式

填写内部座机号（如“分机8888”），避免使用私人联系方式

申请日期

填写提交表单的日期（格式：YYYY-MM-DD）

文件摘要区

文件目的

说明文件制定/发起的原因（如“规范员工加班流程，保障工作与休息平衡”）

主要内容

概括文件核心条款（如“明确加班申请条件、审批流程、补偿标准等”）

涉及范围

说明文件适用的对象/部门（如“公司全体正式员工”“各行政部门”）

审批流程区

序号

按审批顺序填写（如1、2、3）

审批环节

根据流程填写（如“部门初审”“行政部会签”“分管副总审批”）

审批人（*）

填写各环节审批人姓名（），如“李”“王*”

部门

填写审批人所属部门

审批意见

需明确“同意”“不同意”或“需修改”，不同意需注明具体原因；修改意见需具体可执行

签名

审批人手写签名（电子版可使用电子签章）

日期

填写审批完成日期（格式：YYYY-MM-DD）

附件清单区

序号

按附件数量填写（如1、2、3）

附件名称

填写附件全称（如“2023年员工考勤数据统计表”“部门意见征集汇总”）

份数

填写纸质附件提交份数（电子版可填“1份”）

结果确认区

审批结果

由行政管理部门填写（如“同意通过”“不同意，需修改后重提”）

生效日期

审批通过后填写（格式：YYYY-MM-DD），文件执行起始日期

归档编号

行政管理部门填写归