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会议组织与执行标准流程操作指南

第一章适用范围

本指南适用于各类企业内部会议（如工作例会、项目推进会、专题研讨会、部门协调会等）及对外会议（如客户交流会、合作伙伴洽谈会、行业研讨会等）的全流程组织与执行，旨在通过标准化操作提升会议效率、保证会议目标达成，适用于行政人员、项目负责人、会议发起人等各类会议组织与参与角色。

第二章会前筹备阶段：从目标到通知的全面准备

会前筹备是会议成功的基础，需围绕“明确目标、精准筹备、提前确认”三大核心展开，具体步骤

2.1明确会议核心目标与主题

目标定位：根据业务需求确定会议类型（决策型、沟通型、汇报型、执行型），明确会议需解决的核心问题（如项目方案审批、跨部门协作分工、季度工作复盘等）。

主题提炼：用简洁语言概括会议核心内容，避免模糊表述（例：“Q3产品上线进度及风险排查会”而非“产品会议”）。

2.2精准确定参会人员与职责

核心参会人：根据会议目标邀请直接决策者、执行负责人、相关资源协调人（如项目会议需邀请项目经理、技术负责人、测试负责人、业务方代表）。

列席人员：仅涉及信息同步的岗位可列为列席，提前说明“无需发言但需知晓内容”。

职责分工：明确主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（记录关键决策、待办事项）、后勤保障人（设备、场地、茶歇等），建议“角色分离”避免一人多责导致疏漏。

2.3科学选择会议时间与地点

时间安排：

避免工作日首尾（周一上午、周五下午）及午休时段（12:00-14:00）；

会议时长控制在1-2小时内（超长会议需分阶段设置休息）；

提前同步参会人日程，优先选择多数人方便的时间段（可通过企业/钉钉“日程调研”功能收集反馈）。

地点/形式确定：

线下会议：优先选择配备投影、麦克风、白板的会议室，提前确认容纳人数（预留10%空位避免拥挤）；

线上会议：选择稳定会议平台（如腾讯会议、Zoom），提前测试设备（麦克风、摄像头、网络），并发送平台登录及注意事项（如“建议开启摄像头”“提前10分钟进入会议室”）。

2.4制定详细会议议程

议程是会议“路线图”，需明确议题顺序、负责人、时长及预期成果，模板参考表1：

表1：会议议程表示例

序号

议题名称

负责人

时长（分钟）

预期成果

备注（如需提前准备材料）

1

上周工作进展汇报

*主管

15

同步各模块完成情况

需提交PPT（含数据图表）

2

当前项目风险及解决方案讨论

*经理

30

识别3项核心风险，明确责任人

风险清单提前分发至参会人

3

Q4目标拆分与任务分配

*总监

20

确定各部门KPI及截止时间

需携带《Q4目标草案》

4

会议总结与下一步行动

主持人

5

明确3项关键待办及责任人

——

2.5准备会议材料与物资

材料准备：

提前3天收集议题相关材料（如数据报表、方案文档、PPT等），保证内容准确、重点突出（每份材料建议不超过10页，核心结论前置）；

将材料整理为“会议包”，通过邮件/企业群发送给参会人，并标注“请提前阅读，会议现场将提问讨论”。

物资准备（线下会议）：

设备：投影仪、激光笔、麦克风（备用电池）、白板笔、便签纸；

物资：会议签到表、瓶装水、茶歇（如简餐、水果，时长超1.5小时需准备）；

其他：会议横幅（如需，含主题、时间、地点）、防疫物资（如口罩、消毒湿巾，特殊时期需准备）。

2.6发布正式会议通知

通知需包含“七要素”，保证信息无遗漏，模板参考表2：

表2：会议通知模板（标准版）

主题：【重要会议通知】关于[会议主题]的会议安排

时间：YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM（北京时间）

地点：会议室（线下）/腾讯会议（线上，会议号：X–，密码：）

参会人：总、经理、*主管及相关部门负责人（共人）

议程：详见附件《会议议程表》

准备事项：

请*负责人提前提交《项目进展报告》至邮箱；

线上参会人员请提前10分钟测试设备，保证摄像头、麦克风正常；

会议需全程参与，确无法参会请于MM月DD日:前向*（行政部）请假。

联系人：（行政部），联系方式：（内部分机号）

2.7会前最终确认

会议前1天：通过企业/钉钉再次发送会议提醒（含议程、材料），并逐一确认参会人员是否能到会（重点确认核心决策者）；

会议前30分钟：后勤保障人到场检查设备（投影仪连接、麦克风音量、网络稳定性），摆放物资（签到表、水、材料等），线上会议主持人提前进入会议室测试功能。

第三章会中执行阶段：高效推进会议进程

会中执行需围绕“聚焦目标、控制流程、记录关键”展开，保证会议在规定时间内达成预期成果，具体步骤

3.1签到与入场秩序维护

线下会议：设置签到处，使用签到表（模板参考表3）记录参会人姓名、部门、到会时间，迟到者需说明原因；

线上会议：主持人提前开启“等候室”，逐个核对参会人身份，提醒未开启摄像头者开