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采购需求与供应商管理标准化流程手册
第一章适用范围与核心目标
本手册适用于企业内部各需求部门（如生产部、研发部、行政部等）、采购部门及财务部门，覆盖从采购需求提报到供应商全生命周期管理的标准化操作。核心目标包括：规范采购需求提报与审批流程，保证需求合理性与合规性；建立供应商准入、评估、绩效及退出机制，保障供应链稳定性；通过标准化操作降低采购成本、控制风险，提升采购效率与质量。
第二章采购需求管理流程
一、需求发起与初审
责任部门：需求部门、采购部门
操作步骤：
需求发起：需求部门根据业务需求（如生产物料、设备采购、服务外包等），填写《采购需求申请表》，注明需求名称、规格型号、数量、预估预算、使用时间、技术参数及紧急程度等信息，经需求部门负责人签字确认后提交至采购部门。
初审：采购部门收到申请后，重点审核需求描述的完整性、预算的合理性（是否符合公司预算标准）、采购必要性（是否存在替代方案或闲置资源可复用）及紧急程度的真实性。初审不通过的，需反馈需求部门补充或修改；通过的，进入下一步评审。
输出文档：《采购需求申请表》（需求部门填写）、《采购需求初审意见表》（采购部门填写）。
二、需求评审与立项
责任部门：需求部门、采购部门、技术部门、财务部门
操作步骤：
组建评审小组：根据需求类型，由采购部门牵头，组织需求部门、技术部门（涉及技术参数或复杂设备的采购）、财务部门（涉及预算合规性）成立跨部门评审小组。
召开评审会议：评审小组对采购需求进行集中评审，重点评估：
技术参数的准确性与可行性（技术部门负责）；
预算与市场价格匹配度（财务部门、采购部门共同负责）；
采购方式的合规性（如达到招标金额标准的需采用招标采购，参照《采购管理办法》）；
交付时间与生产/项目进度的衔接性（需求部门负责）。
形成评审结论：评审小组填写《采购需求评审表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论。“修改后通过”的，需求部门需根据意见调整后重新提交；“不通过”的，需向需求部门说明理由并终止流程。
输出文档：《采购需求评审表》（评审小组填写）、《采购需求立项通知书》（采购部门发出，通过后）。
三、需求确认与下达
责任部门：需求部门、采购部门
操作步骤：
需求确认：采购部门根据评审通过的《采购需求评审表》，与需求部门确认最终采购需求细节（如规格、数量、交付时间、质量标准等），双方签字确认后作为采购执行的依据。
下达采购任务：采购部门根据确认的需求，制定采购计划，明确采购方式（如询比价、招标、单一来源采购等），下达《采购任务通知书》至具体采购执行人，启动采购执行流程。
输出文档：《采购需求确认表》（需求部门、采购部门签字确认）、《采购任务通知书》（采购部门发出）。
第三章供应商管理流程
一、供应商准入
责任部门：采购部门、技术部门、质量部门、法务部门
操作步骤：
供应商申请：潜在供应商可通过公司官网、采购平台或主动联系采购部门提交《供应商准入申请表》，同时附营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业许可证等）、产品/服务样本、企业简介、生产能力说明等材料。
初审：采购部门收到申请后，审核供应商基本资质（如经营范围、注册资本、生产许可等）的合规性，剔除不符合基本要求的供应商。
实地考察：对初审通过的供应商，由采购部门牵头，技术部门（评估生产设备、工艺流程）、质量部门（评估质量管控体系）组成考察小组进行实地考察，形成《供应商实地考察报告》，重点关注：生产环境稳定性、质量控制流程、交付能力、售后服务体系等。
资质复核与样品测试：法务部门审核供应商的合同履约能力、知识产权合规性；技术部门/质量部门对供应商提供的产品/服务样品进行测试，出具《样品测试报告》。
准入审批：采购部门汇总上述材料，形成《供应商准入评估报告》，提交采购经理审批。审批通过后，录入《供应商信息库》，分配供应商编码，纳入合格供应商名录；未通过的，书面告知供应商原因。
输出文档：《供应商准入申请表》（供应商填写）、《供应商实地考察报告》（考察小组填写）、《样品测试报告》（技术/质量部门填写）、《供应商准入评估报告》（采购部门填写）、《供应商信息库登记表》（采购部门填写）。
二、供应商评估
责任部门：采购部门、使用部门、质量部门、财务部门
操作步骤：
评估周期：分为准入评估（新供应商首次准入时）和定期评估（现有供应商每年至少一次，季度/半年度抽查）。
评估维度与指标：
质量维度（40%）：产品合格率、质量投诉处理及时率、质量体系认证有效性（由质量部门提供数据）；
交付维度（30%）：准时交付率、订单满足率、应急响应能力（由使用部门、采购部门提供数据）；
服务维度（20%）：售后服务响应速度、问题解决满意度、技术支持能力（由使用部门提供数据）；
价格维度（10%）：价格竞争力、价格稳定性、成本优化贡
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