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员工违规行为记录表填写指南

前言

员工违规行为记录表是企业管理中一项重要的基础性文档，它不仅是对员工不当行为的客观记载，也是企业进行纪律处分、绩效评估、乃至法律应对的重要依据。规范、准确、及时地填写此表，对于维护企业正常运营秩序、保障员工合法权益、营造公平公正的工作环境具有不可替代的作用。本指南旨在为各部门负责记录与处理员工违规行为的管理人员提供清晰、实用的操作指引，确保记录表的填写质量。

一、填写基本原则

在着手填写员工违规行为记录表前，相关人员需深刻理解并严格遵循以下基本原则，这是保证记录有效性与公正性的前提：

1.客观中立原则：记录内容必须完全基于事实，避免任何主观臆断、个人情绪或猜测性描述。以第三方视角，冷静、客观地呈现事件原貌。

2.实事求是原则：如实反映违规行为的发生、经过及结果，不夸大、不缩小、不歪曲。对关键信息的记录务必准确无误。

3.及时准确原则：违规行为发生后，应尽快组织调查并完成记录，避免因时间拖延导致细节遗忘或证据灭失。信息填写务必精确，包括时间、地点、人物、事件等要素。

4.完整详尽原则：确保记录的各个要素齐全，行为描述、违规依据、处理过程及结果等均需清晰、完整地予以体现，使阅读者能够全面了解事件。

5.必威体育官网网址原则：员工违规记录涉及个人隐私及企业管理机密，相关人员需严格遵守必威体育官网网址规定，不得随意泄露记录内容。

二、核心内容填写规范

员工违规行为记录表通常包含多个关键栏目，以下将对各核心栏目的填写要求与方法进行详细说明：

（一）员工基本信息栏

此部分旨在准确识别违规员工身份，需填写：

*员工姓名：填写员工法定全名，确保与人事档案一致。

*所属部门：填写员工当前所在的具体部门。

*职位/岗位：填写员工的现任职位或岗位名称。

*工号：如有员工工号，务必准确填写，便于系统检索与核对。

*入职日期：填写员工正式入职本公司的日期。

（二）违规行为发生信息栏

*违规日期：精确到年、月、日。若行为持续发生或涉及多个日期，需注明起止日期及主要发生日期。

*违规时间：尽可能精确到具体时段或时刻。若为持续行为，可注明大致时间段。

*违规地点：明确行为发生的具体地点，如“XX办公室”、“XX车间A区”、“公司微信群”等。

（三）违规行为描述栏

此为记录表的核心部分，是对违规事实的直接呈现，填写时需格外审慎：

1.清晰陈述事实：开门见山，直接描述发生了什么。应包含行为的具体过程、涉及的人员、物品、言语等关键细节。例如，不应简单写“迟到早退”，而应写“X月X日上午9时15分（规定上班时间为9时）未到岗，且未提前向直属上级报备。”

2.行为具体化：避免使用模糊、笼统或带有道德评判色彩的词语（如“态度恶劣”、“屡教不改”），而应描述可观察、可验证的具体行为。例如，描述为“在与客户沟通中，使用‘你懂不懂’、‘说了也白说’等不礼貌用语，并挂断客户电话”，而非简单的“服务态度差”。

3.包含行为后果（如有）：若违规行为已造成实际后果（如经济损失、设备损坏、不良影响等），应简要、客观地描述。

（四）违规依据栏

明确指出员工行为违反的具体规章制度条款，是对违规行为进行定性的基础：

*引用具体条款：需写明违反的公司规章制度名称（如《员工手册》、《考勤管理制度》、《廉洁从业规定》等）及其具体章节、条款编号和内容摘要。例如，“违反《员工手册》第三章第二节第五条‘员工应准时上下班，无故迟到、早退累计达X次/小时者，将予以XX处分’之规定。”

*依据准确无误：确保所引用的规章制度现行有效，条款内容与描述的违规行为高度吻合。

（五）调查与处理过程栏

记录针对违规行为所采取的调查措施、员工的陈述与申辩以及初步的处理意见：

*调查情况：简述调查方式（如谈话、查阅监控、核查记录、询问证人等）及调查结果。

*员工陈述与申辩：客观记录员工对违规行为的解释、说明或异议。如有书面陈述，可注明“已提交书面陈述，详见附件”。

*处理建议/初步意见：根据调查结果和公司规定，提出初步的处理建议，如“口头警告”、“书面警告”、“记过”等，并说明建议的理由。

（六）处理结果与审批栏

记录最终的处理决定及其审批流程：

*处理决定：明确最终对员工的处理结果，需与公司规定及审批权限相符。

*生效日期：处理决定的生效时间。

*员工确认：应有员工本人签字确认栏，注明日期。若员工拒绝签字，应由记录人注明情况，并可由见证人签字。

*审批意见：按公司规定的审批层级，由相关负责人签署审批意见、姓名及日期。

（七）备注栏

用于填写其他需要补充说明的事项，如：

*相关证据材料的名称及数量（如监控录像截图、聊天记录截图、证人证言、检讨书等）。

*本次违规是否与员工过