供应链采购需求及合同管理工具.docVIP

供应链采购需求及合同管理工具使用指南

一、工具定位与核心价值

本工具聚焦企业供应链采购全流程管理，旨在通过标准化流程与模板化工具，解决采购需求分散、合同条款不严谨、执行进度不透明等痛点，实现“需求-寻源-签约-执行-归档”全链条闭环管理。适用于制造业、零售业、服务业等有频繁采购需求的企业，助力采购部门提升效率、控制风险、降低成本，同时为财务审计、供应商管理提供数据支撑。

二、全流程操作指南

（一）采购需求发起与审批

操作目标：保证采购需求真实、合规，从源头规避盲目采购。

步骤1：需求部门填写《采购需求申请表》

操作内容：需求部门根据业务需求（如生产物料补充、办公设备采购、服务外包等），登录采购管理系统或填写纸质模板，详细填写以下信息：

需求部门、申请人（**）、申请日期；

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数（可附技术图纸或规格书）；

需求数量、期望交付日期、预算金额（需符合部门年度预算）；

需求背景说明（如“因新项目上线需采购服务器5台”）；

特殊要求（如“需提供3C认证”“交付地点为仓库”）。

输出成果：《采购需求申请表》（含附件）。

步骤2：需求部门负责人审核

操作内容：需求部门负责人（**）审核需求的必要性、预算合理性及与业务目标的匹配度，签字确认后提交至采购部。

关键动作：对超预算需求需说明原因，并附上级领导审批意见。

步骤3：采购部复核

操作内容：采购专员（**）复核需求完整性（规格、数量、预算是否明确）、是否符合采购政策（如是否需公开招标），并评估市场供应情况。

输出成果：复核通过的需求进入“寻源池”；不通过的需求反馈需求部门修改。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：筛选资质合规、性价比优的供应商，保证采购质量。

步骤1：制定寻源策略

操作内容：根据采购物品/服务的性质（如标准品、定制化、紧急采购），选择寻源方式：

公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）、通用性强的物品；

邀请招标：适用于供应商资源有限的定制化服务；

询价比价：适用于金额小（如＜5万元）、标准化的物料或服务；

单一来源：仅适用于唯一供应商或紧急情况（需附说明）。

步骤2：实施寻源并收集资料

操作内容：

招标/询价：发布采购公告（或邀请函），要求供应商在规定时间内提交资质文件（营业执照、相关行业许可证、体系认证等）及报价单；

资质初审：采购部筛选出符合基本资质的供应商（如经营范围匹配、无失信记录、近3年无重大违约）。

步骤3：供应商评估与选定

操作内容：组织采购部、需求部门、法务部（必要时）成立评估小组，采用量化评分表（详见“核心模板参考”）对供应商打分，评分维度包括：

资质合规性（20%）：证照齐全、有效期；

价格竞争力（30%）：同行业对比、报价合理性；

履约能力（30%）：历史合作案例、交货准时率、质量合格率；

服务水平（20%）：售后响应速度、技术支持能力。

输出成果：《供应商评估报告》，确定1-3家候选供应商，报采购总监（赵六）审批。

（三）合同拟定与审批

操作目标：保证合同条款严谨、权责清晰，规避法律风险。

步骤1：采购部拟定合同初稿

操作内容：根据选定供应商信息及采购需求，使用《采购合同模板》（详见“核心模板参考”）拟定合同，重点明确以下条款：

合同主体：甲乙双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；

采购标的：名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）；

质量标准：需符合国家/行业标准或双方约定的技术参数；

交付条款：交付时间、地点、方式、验收流程（如“到货后3个工作日内完成验收，出具验收报告”）；

付款方式：如“预付30%，到货验收合格后付60%，质保期满付10%”；

违约责任：逾期交付、质量不合格等的违约金计算方式（如“按逾期金额的0.05%/天支付违约金”）；

争议解决：约定诉讼管辖地（如“甲方所在地人民法院”）。

步骤2：多方审核与修订

操作内容：

采购部：核对合同内容与采购需求、供应商报价是否一致；

法务部：审核法律条款合规性（如违约责任、知识产权归属等）；

财务部：审核付款方式、发票类型（如是否需增值税专用发票）是否符合财务制度；

需求部门：确认技术参数、交付要求是否满足业务需求。

输出成果：审核通过后形成合同终稿，任何一方提出修改意见需书面记录并修订。

步骤3：合同签署与盖章

操作内容：

双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章（公章无效）；

合同一式多份（如甲方2份、乙方1份、采购部1份、财务部1份），按编号归档。

（四）合同执行与跟踪

操作目标：保证供应商按合同约定履约，实时掌握进度。

步骤1：交付与验收

操作内容：

供应商按合同约定时间交付货物/提供服务，采购部核对数量、外观是否与合同一致；

需求部门牵头组织验收（可邀请技术、质检部门参与），出具《验收报告》，明确“合格”“不合格”或“有条件合