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现成软件管理规定

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司现成软件（含商业软件、免费软件、OEM预装软件等）的全生命周期管理，维护软件使用的合法性、安全性，提高软件资源利用效率，依据《政府机关使用正版软件管理办法》等相关规定，结合公司生产经营实际，制定本规定。

第二条适用范围

本规定适用于公司各部门及全体员工对现成软件的需求提出、选型采购、安装使用、维护升级、处置报废等全流程管理活动；所称现成软件，指通过购置、调剂、受赠等方式获取的，具备独立使用功能且无需二次开发的软件产品，包含软件载体、授权许可及配套文档资料。

第三条管理原则

正版合规：严禁使用非正版软件，确保所有软件均取得合法授权，自行开发软件中引用的第三方现成软件需履行授权手续。

安全适用：优先选用安全性能达标、适配公司现有硬件及业务系统的软件，优先配备国产品牌软件，保障信息安全。

经济高效：整合各部门软件需求，避免重复采购，能通过内部调剂解决的不得新增采购，实现资源共享。

全程管控：建立软件资产从需求到处置的全流程台账，实现软件资产管理与预算、采购、财务、信息技术管理的协同衔接。

第四条管理职责分工

信息技术部：作为软件资产管理牵头部门，负责软件需求审核、选型测试、台账登记、日常维护、安全管控及处置鉴定。

各业务部门：负责本部门软件需求提出、使用规范执行、资产保管及异常情况上报。

采购部：依据审批通过的需求，按采购流程实施软件采购，确保采购合同明确授权关键条款。

财务部：负责软件资产预算审核、账务登记、资金支付及处置收入管理，将软件采购纳入年度预算体系。

综合管理部：负责软件资产档案归档管理，包括采购合同、授权证书等资料的留存。

第二章软件配置管理

第五条需求提出与审核

各部门根据业务发展及岗位工作需要，填写《现成软件需求申请表》（附件1），明确软件名称、版本、用途、数量、预计使用年限、资金来源及必要性说明，经部门负责人签字后提交信息技术部。

信息技术部在3个工作日内完成需求审核，重点核查：是否与现有软件功能重复、是否适配公司硬件环境、是否符合安全管理要求。审核通过后，结合现有软件库存情况出具审核意见。

第六条选型与测试

信息技术部依据审核通过的需求，组织开展软件选型，综合评估软件的兼容性、安全性、售后服务、价格及厂商资质，形成《软件选型评估报告》。

对拟采购的商业软件，需联系厂商提供试用版本，由信息技术部联合需求部门进行不少于7个工作日的测试，重点验证功能匹配度、系统稳定性及数据安全性，填写《软件试用测试记录表》（附件2）。

对免费软件实行清单制管理，信息技术部定期更新《可使用免费软件清单》（附件3），明确软件名称、适用场景、安全等级及下载渠道，禁止使用清单外的免费软件。

第七条采购与授权管理

软件采购实行年度计划管理，各部门需求汇总后纳入公司年度资产配置计划，属于集中采购目录内的软件需按集中采购流程办理。

采购部与供应商签订的软件采购合同需明确：软件名称、版本、授权方式（单机授权/场地授权/用户数授权等）、许可数量、使用年限、升级服务、售后服务及安全责任条款。

采购完成后，信息技术部需查验软件授权证明文件（含安装序列号、授权码、许可证书等），核对无误后留存原件，复印件交财务部及需求部门备案。

配置新办公计算机时，采购部需确保预装正版操作系统及办公类现成软件，批量采购计算机需在采购合同中明确预装要求。

第三章软件使用与维护管理

第八条安装与登记

现成软件的安装调试由信息技术部统一实施，禁止员工私自下载、安装未经审批的软件（含清单外免费软件）。

安装完成后，信息技术部在《软件资产台账》（附件4）中登记，内容包括：资产代码、软件名称、版本、授权编号、安装设备编号、使用部门、使用人、授权期限、安装日期等信息，实现“一物一码”管理。

员工岗位变动时，需办理软件使用交接手续，由交接双方及部门负责人签字确认，信息技术部同步更新台账信息。

第九条使用规范

各部门及员工需严格按照授权范围使用软件，不得超许可数量、超使用期限或改变用途使用，不得将软件授权转让给第三方。

禁止对软件进行破解、篡改、反向工程等侵权行为，禁止传播未经授权的软件安装程序或授权码。

涉及公司核心数据处理的软件，使用人需设置独立密码并定期更换，禁止使用公共账号登录，操作完成后及时退出系统。

员工发现软件异常（如功能故障、授权失效、安全漏洞）时，需立即停止使用并向信息技术部上报，不得自行处置。

第十条维护与升级

信息技术部建立软件维护机制，每月对在用软件进行一次安全扫描，每季度开展一次功能运行检查，填写《软件维护记录表》（附件5）。

软件需升级时，由信息技术部评估升级必要性：属于安全补丁类升级的，统一组织部署；属于版本迭代升级的，需重新履行需求审核流程，