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2025年合同管理档案管理制度
合同管理档案管理制度
一、总则
为加强公司合同管理档案的科学化、规范化、标准化建设，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、往来函件、会议纪要、履行记录、纠纷处理文件等。合同档案管理工作实行集中统一管理与分级负责相结合的原则，确保合同档案的完整、准确、系统和安全。公司档案管理部门负责对合同档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和检查考核。各部门、各分支机构负责本部门、本机构合同档案的收集、整理、归档和保管工作，并接受公司档案管理部门的业务指导和监督检查。
二、合同档案管理职责
（一）档案管理部门职责
1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的合同档案管理制度，制定公司合同档案管理的具体操作规范和工作流程。
2.负责公司合同档案管理工作的统筹规划和组织实施，建立健全合同档案管理体系，完善合同档案管理设施和条件。
3.指导和监督各部门、各分支机构的合同档案收集、整理、归档和保管工作，定期对合同档案管理工作进行检查和考核，确保合同档案管理工作的规范、有序进行。
4.负责接收、整理、保管公司各部门、各分支机构移交的合同档案，对合同档案进行分类、编号、编目、装订和上架，建立合同档案检索工具和数据库，实现合同档案的信息化管理。
5.负责合同档案的提供利用工作，根据公司领导和各部门、各分支机构的需要，及时、准确地提供合同档案资料，为公司的经营决策、合同履行、纠纷处理等工作提供服务。
6.负责合同档案的鉴定、销毁工作，定期对合同档案进行鉴定，对失去保存价值的合同档案，按照规定的程序进行销毁。
7.负责合同档案的安全必威体育官网网址工作，采取必要的安全防护措施，确保合同档案的安全和必威体育官网网址。
8.开展合同档案管理的宣传教育和业务培训工作，提高公司员工的合同档案管理意识和业务水平。
（二）各部门、各分支机构职责
1.负责本部门、本机构合同档案的收集、整理、归档和保管工作，确保合同档案的完整、准确、系统。
2.按照公司合同档案管理制度的要求，及时将本部门、本机构签订、履行的合同及相关文件资料收集齐全，并进行分类整理、装订成册，定期向公司档案管理部门移交。
3.建立本部门、本机构的合同档案台账，对合同档案的收集、整理、归档、保管和利用情况进行记录和统计。
4.负责本部门、本机构合同档案的日常保管和安全必威体育官网网址工作，采取必要的安全防护措施，确保合同档案的安全和必威体育官网网址。
5.根据公司领导和其他部门的需要，及时提供本部门、本机构的合同档案资料，为公司的经营决策、合同履行、纠纷处理等工作提供服务。
6.接受公司档案管理部门的业务指导和监督检查，积极配合公司档案管理部门做好合同档案管理工作。
三、合同档案的收集与整理
（一）收集范围
1.公司在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、建设工程合同、技术合同、运输合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同等。
2.合同的附件、补充协议、变更协议等与合同相关的文件资料。
3.合同签订过程中的授权委托书、往来函件、会议纪要等文件资料。
4.合同履行过程中的履行记录、验收报告、结算凭证、付款凭证等文件资料。
5.合同纠纷处理过程中的起诉状、答辩状、判决书、调解书、仲裁裁决书等文件资料。
6.其他与合同有关的具有保存价值的文件资料。
（二）收集要求
1.各部门、各分支机构应当指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的收集工作及时、准确、完整。
2.合同签订后，合同经办人员应当在合同签订之日起[X]个工作日内，将合同文本及相关文件资料收集齐全，并移交本部门、本机构的合同档案管理人员。
3.合同履行过程中产生的文件资料，合同经办人员应当及时收集，并在每月[X]日前将上月的合同履行文件资料移交本部门、本机构的合同档案管理人员。
4.合同纠纷处理过程中产生的文件资料，合同经办人员应当在纠纷处理结束后[X]个工作日内，将相关文件资料收集齐全，并移交本部门、本机构的合同档案管理人员。
5.各部门、各分支机构的合同档案管理人员应当对收集到的合同档案资料进行认真审核，确保合同档案资料的真实性、完整性和有效性。对不符合要求的合同档案资料，应当及时退回合同经办人员进行补充或修正。
（三）整理方法
1.合同档案应当按照合同的类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。
2.
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