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建筑工程项目档案管理规范

建筑工程项目档案作为工程建设全过程的真实记录与重要成果，是项目决策、实施、管理、验收及后期维护、改扩建的核心依据，其规范化管理对于保障工程质量、明晰各方责任、提升项目管理水平具有不可替代的作用。为确保项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性，特制定本规范，旨在为建筑工程项目档案管理提供系统性指导。

一、基本原则

建筑工程项目档案管理应遵循以下基本原则，作为开展各项工作的根本准则：

真实性原则：档案内容必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，依据充分，严禁虚构、篡改或伪造。所有文件材料的形成、签署、流转都应符合法定程序和工程实际。

完整性原则：档案应全面覆盖工程项目从立项决策、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工结算、项目后评价等各个阶段和环节，确保形成一条完整的证据链。

规范性原则：档案的收集、整理、组卷、编目、保管、利用等各个环节均应符合国家及行业相关标准、规范的要求，做到格式统一、手续完备、条理清晰。

安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密或被非法篡改。对于涉密档案，应严格执行国家必威体育官网网址规定。

可追溯性原则：档案管理应确保每一份文件材料的来龙去脉清晰，能够通过规范的检索体系快速、准确地查找到所需信息，满足工程建设及后续管理的追溯需求。

二、核心内容与质量要求

建筑工程项目档案的核心内容繁杂，需根据项目特点和相关规定进行系统梳理，其质量直接决定了档案的利用价值。

文件材料的构成：

项目档案应包含工程建设全过程中形成的各类文件材料，主要包括但不限于：项目立项、可行性研究、勘察设计、招投标、合同、施工许可、监理、施工技术、质量控制、安全管理、进度控制、物资采购、试验检测、测量记录、隐蔽工程验收、分部分项工程验收、竣工验收、竣工图、工程结算、审计、财务、声像资料、电子文件等。这些材料共同构成了项目的完整记忆。

文件材料的质量要求：

文件材料的形成应符合国家现行有关法律、法规、规范、标准及合同约定。载体应符合耐久性要求，字迹清晰、签字盖章手续完备。复印件、抄件（如必需）应注明原件保管单位或出处，并加盖复制单位印章。外文资料应附有中文译本。竣工图必须是蓝图或经批准的电子版竣工图，做到图物相符，加盖竣工图章并由相关责任人签署。

三、管理流程与过程控制

建筑工程项目档案管理是一个动态过程，需贯穿于项目建设的始终，实施全过程控制与管理。

文件材料的形成与收集：

项目各参与单位（建设、勘察、设计、施工、监理、咨询等）应明确各自在档案形成和收集方面的职责。文件材料应随工程进度同步形成、收集，确保不遗漏、不拖延。对重要会议、关键工序、隐蔽工程、质量事故处理等过程，应做好详细记录并及时整理归档。

文件材料的整理与组卷：

收集到的文件材料应按照其自然形成规律和项目专业特点进行系统整理。遵循“谁形成、谁整理”的原则。组卷应科学合理，卷内文件排列有序，编写页号，填写卷内目录和备考表。案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件内容。不同载体的文件材料应分别组卷或在案卷内妥善管理。

档案的审核与验收：

施工单位在工程竣工时应将整理完毕的项目档案提交监理单位审核，监理单位审核无误后，由建设单位组织勘察、设计、施工、监理等单位进行档案专项验收。档案验收是工程竣工验收的前置条件之一。验收重点包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性及竣工图的编制质量。

档案的移交与归档：

工程竣工验收合格后，建设单位应在规定时限内将经过验收的项目档案按规定移交给城建档案管理部门或其他指定的档案接收单位，并办理正式的移交手续。项目各参与单位也应将各自形成的、需自行保存的档案整理归档。

档案的保管与利用：

档案保管应具备适宜的库房条件，配备必要的设施设备，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作。建立健全档案借阅、复制、归还制度，严格履行审批手续，确保档案安全和有效利用。对于电子档案，还应注重数据备份、病毒防护和系统安全。

四、保障措施

为确保建筑工程项目档案管理工作落到实处，需建立健全各项保障措施。

组织保障：

建设单位应牵头成立项目档案管理领导小组，明确分管领导和专职（或兼职）档案管理人员。各参建单位也应设立相应的档案管理岗位，配备合格的档案人员，形成覆盖项目各环节的档案管理网络。

制度保障：

制定项目档案管理实施细则或办法，明确档案管理的职责分工、工作流程、质量标准、奖惩措施等，使档案管理工作有章可循、规范运作。

人员保障与培训：

档案管理人员应具备相应的专业知识和业务能力，熟悉档案法规和工程技术。项目开工前及建设过程中，应组织开展档案管理业务培训，提高相关人员的档案意识和操作技能。

技术与经费保障：

积极采用计算机技术、网络技术等现代化手段进行档案管理，推广使用符合标准的档案管理软件，实现