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技术、设备档案、图纸资料管理制度

总则

为加强公司技术、设备档案及图纸资料的管理，确保这些重要信息的完整性、准确性和安全性，更好地服务于公司的生产、科研、技术改造等工作，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有与技术、设备档案及图纸资料相关的管理活动，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。

管理职责

档案管理部门

档案管理部门是公司技术、设备档案及图纸资料的集中管理部门，负责建立健全档案管理工作体系，制定和完善档案管理制度和操作流程。配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、存储、保管、统计和提供利用等。对各部门的档案工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作的规范化和标准化。负责档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和服务水平。

各业务部门

各业务部门是技术、设备档案及图纸资料的形成部门，负责本部门档案资料的收集、整理和初步审核工作。按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案资料移交档案管理部门进行集中管理。在档案的形成过程中，确保档案资料的真实性、完整性和准确性，对档案资料的质量负责。在工作中需要使用档案资料时，按照规定的程序向档案管理部门提出借阅申请，并负责档案资料的安全使用和及时归还。

档案资料的收集

收集范围

技术档案包括公司在科研、新产品开发、技术改造、工艺设计、技术引进等活动中形成的各种文件材料，如科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究报告、技术总结、专利文件等。设备档案包括设备的购置合同、技术协议、安装调试记录、运行维护记录、检修报告、设备图纸、说明书、合格证等。图纸资料包括产品设计图纸、工艺流程图、工程图纸、建筑图纸等各种类型的图纸。其他与公司技术、设备相关的重要文件资料，如技术标准、规范、技术交流资料、技术培训资料等。

收集要求

各业务部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。档案资料的收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，各部门对本部门形成的档案资料负责。在档案资料的收集过程中，要注意收集文件的原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的副本或复印件，并注明原件的存放地点。对重要的电子文件，应同时收集其存储载体，并确保电子文件的可读性和完整性。

收集流程

各业务部门在工作过程中，及时将形成的档案资料进行分类整理，并填写档案资料移交清单。档案资料移交清单应包括文件名称、文件编号、文件日期、文件类型、保管期限等信息。业务部门将整理好的档案资料和移交清单一并移交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性等。对审核合格的档案资料，档案管理部门予以接收，并在移交清单上签字确认；对审核不合格的档案资料，档案管理部门应及时通知业务部门进行补充或修正。

档案资料的整理

整理原则

档案资料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照档案资料的类别、时间、重要程度等因素进行分类整理，确保档案资料的条理清晰、层次分明。对档案资料进行科学编号，建立档案索引，方便档案的查找和检索。

整理方法

分类：将档案资料分为技术档案、设备档案、图纸资料等大类，在每一大类下再根据具体情况进行细分，如技术档案可分为科研项目档案、新产品开发档案等；设备档案可分为生产设备档案、办公设备档案等。编号：对每一份档案资料进行唯一编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号方法可采用年度类别顺序号的方式，如“2023JS001”表示2023年形成的技术档案第1份。装订：对纸质档案资料进行装订，装订应牢固、整齐，不影响档案资料的阅读和保管。对较大的图纸资料，可采用折叠或卷装的方式进行整理。编目：编制档案目录，档案目录应包括文件编号、文件名称、文件日期、保管期限、存放位置等信息。档案目录可采用纸质或电子形式，电子档案目录应建立数据库，方便查询和统计。

整理流程

档案管理部门接收业务部门移交的档案资料后，首先对档案资料进行初步分类和筛选，去除重复、无用的文件材料。按照整理原则和方法，对档案资料进行详细的分类、编号、装订和编目工作。将整理好的档案资料放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标注档案的类别、编号、起止日期等信息。

档案资料的归档

归档时间

各业务部门应在档案资料形成后的一个月内将其移交档案管理部门进行归档。对于科研项目、设备购置等周期较长的项目，应在项目结束后的三个月内将相关档案资料移交归档。

归档要求

归档的档案资料应符合整理要求，经过分类、编号、装订、编目等处理。档案资料的保管期限应根据其重要程度和保存价值进行确定，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。对归档的档案资料，应建