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制造业材料采购结算函范文

在制造业的日常运营中，材料采购的及时结算不仅是维护良好供需关系的基础，更是确保企业资金链顺畅、财务数据准确的关键环节。一份规范、清晰的采购结算函，能够有效减少沟通成本，避免结算争议，加速款项流转。本文将提供一份制造业材料采购结算函的参考范文，并对其核心要素进行说明，以期为相关从业人员提供实用指引。

一、结算函撰写原则

在拟定采购结算函时，应遵循以下原则，以确保函件的专业性和有效性：

1.准确性：所有涉及的合同编号、物料信息、数量、单价、金额等核心数据必须核对无误，这是结算的基石。

2.清晰性：结构分明，逻辑清晰，使收函方能够快速理解结算的依据、明细及总体金额。

3.完整性：包含结算所需的全部要素，如合同依据、送货信息、验收情况、发票信息（若有）、付款要求等。

4.规范性：采用正式的函件格式，语言专业、礼貌，符合商业文书的通用规范。

5.及时性：在物料验收合格且符合合同约定结算条件后，应尽快发出结算函，以保证款项按时支付。

二、制造业材料采购结算函范文

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关于[材料名称]采购款项结算的函

[供应商全称]：

贵司于[YYYY年MM月DD日]至[YYYY年MM月DD日]期间，依据双方签订的《采购合同》（合同编号：[HT-XXXX-XXXX]）及后续补充协议（如有，请列明编号），向我司供应的[主要材料名称，如：XX型号钢板]等物料，已按约定完成交货并经我司检验合格入库。

为确保双方合作的顺利进行，现将本次结算的具体事宜函告如下：

一、结算依据

1.《采购合同》（合同编号：[HT-XXXX-XXXX]）

2.双方确认的采购订单（订单编号：[PO-XXXX-XXXX]，[PO-XXXX-XXXX]...）

3.贵司出具的送货单（单号：[SH-XXXX-XXXX]，[SH-XXXX-XXXX]...）

4.我司出具的入库验收单（单号：[RK-XXXX-XXXX]，[RK-XXXX-XXXX]...）

二、结算明细

本次申请结算的物料具体明细如下表所示：

序号

物料名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

金额（元）

备注(如批次号)

:---

:-----------

:-------

:---

:---

:---------

:---------

:---------------

1

[物料A名称]

[规格A]

[个]

[XXX]

[XXX]

[XXX]

2

[物料B名称]

[规格B]

[kg]

[XXX]

[XXX]

[XXX]

...

...

...

...

...

...

...

**小计**

**XXX**

**运杂费**

[XXX]

（如有，请列明）

**其他费用**

[XXX]

（如有，请列明）

**总计金额**

**XXX**

（上述金额均为[含税/不含税]金额，税率为[X]%，税额为[XXX]元，价税合计总金额为人民币[大写：XXX元整]）

三、付款条件及要求

1.根据合同约定，本次结算款项应于[发票收到并核对无误后XX天内/验收合格后XX天内]支付。

2.请贵司在收到本函后[X]个工作日内，对上述结算金额进行核对。如无异议，请开具相应金额的[增值税专用发票/普通发票]，发票信息如下：

*公司名称：[你公司全称]

*纳税人识别号：[你公司税号]

*地址、电话：[你公司注册地址及电话]

*开户行及账号：[你公司开户银行及账号]

3.若对结算明细或金额有任何异议，请在上述期限内书面函告我司采购部，以便双方及时沟通解决。

四、联系方式

我司联系人：[张三]

联系电话：[电话号码]

电子邮箱：[邮箱地址]

感谢贵司的配合与支持，期待双方继续保持良好的合作关系。

顺祝商祺！

[你公司全称]（盖章）

[采购部/财务部]

[YYYY年MM月DD日]

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三、使用说明及注意事项

1.【】中的内容：均为提示性内容或需要根据实际情况填写的变量，请在使用时替换为具体信息。

2.合同与订单：务必准确引用相关合同编号、采购订单编号，确保结算的法律依据充分。

3.结算明细：表格是清晰呈现结算内容的最佳方式，务必确保数量、单价、金额计算准确无误。如物料种类繁多，可另附详细清单作为附件，并在函中注明“详见附件”。

4.金额表述：总金额需同时包含阿拉伯数字小写和中文大写，以防涂改或误解。明确金额是否含税及税率，这是财务处理的关键。

5.付款条件：严格按照采购合同中约定的付款期限、付款方式等条款执行。

6.发票信息：提供准确的开票信息，以避免因发票问题延误付款。

7.核对与确认：给予供应商合理的核对期限，并明确异议处理方式。

8.盖章与日期：正式函件需加盖公司公章，并注明