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行政综合部岗位职责及工作流程说明

一、引言

行政综合部作为组织运营的中枢与基石，承担着保障日常运转、优化管理流程、支撑战略落地的关键职能。其工作效能直接关系到组织的整体效率、内部凝聚力及外部形象。为确保各项工作规范、高效、有序开展，明确部门职责边界与工作流转路径，特制定本说明，旨在为行政综合部同仁提供清晰的工作指引与行为遵循。

二、核心职责概述

行政综合部的核心职责在于为组织的稳定运行与持续发展提供全方位的行政支持与综合保障。这不仅包括对人、财、物等资源的统筹协调，也涵盖了对各项事务性工作的精细化管理，以及对内部沟通与外部联络的有效维系。

三、具体岗位职责

（一）日常运营保障

1.办公环境维护：负责办公区域的日常巡检、环境整洁与秩序维护，确保为员工提供舒适、安全、高效的工作环境。协调处理办公设施设备的日常故障报修与维护保养事宜。

2.办公用品管理：根据各部门需求及实际消耗情况，制定办公用品采购计划，负责选型、比价、申购与集中采购。建立办公用品台账，规范发放、领用流程，控制成本，避免浪费。

3.通讯与网络保障：保障内部通讯系统（电话、邮件等）及网络系统的畅通稳定，协调处理相关技术问题。

（二）资产管理

1.固定资产管理：负责组织固定资产（如办公设备、家具等）的登记、盘点、维护、转移、报废等全生命周期管理，确保资产账实相符、安全完整。

2.低值易耗品管理：参照办公用品管理流程，对低值易耗品进行规范化管控，确保合理使用。

（三）会务与活动组织

1.会议服务：根据会议需求，负责会议室的预订、布置、设备调试（投影、音响、视频会议系统等）、材料准备、茶歇安排及会议记录整理等工作，保障会议顺利进行。

2.活动策划与执行：协助组织内部各类文化活动、团队建设活动及重要庆典等，从方案策划、资源协调、现场组织到后续总结，确保活动达到预期效果。

（四）文书与档案管理

1.公文处理：负责各类公文（请示、报告、通知、函等）的接收、登记、传阅、督办、归档工作，确保公文流转高效、规范。

2.档案管理：建立健全档案管理制度，对组织各类档案（文书、合同、财务、人事等，需注意权限划分）进行分类、整理、保管、借阅与销毁管理，确保档案安全与利用便捷。

3.印章管理：严格按照制度规定，负责组织各类印章的保管、使用登记与规范用印，确保印章使用安全合规。

（五）后勤服务与保障

1.差旅服务：为员工公务出行提供必要的支持，如协助预订交通票务、酒店，办理签证手续（如需），并按照规定流程协助差旅费用的报销整理。

2.车辆管理：如组织有公务车辆，负责车辆的调度、日常保养、年检、保险及驾驶员的安全教育与管理。

3.安全保卫：协助维护办公区域的消防安全、治安防范，组织安全检查与应急演练，确保人员与财产安全。

4.环境卫生与绿化：协调办公区域的清洁服务、垃圾清运及绿植养护工作。

（六）内部沟通与协调

1.信息传递：及时、准确地传递上级指令、政策信息及各类通知公告，确保信息渠道畅通。

2.部门协调：作为各部门间沟通的桥梁，协助处理跨部门协作中的事务性问题，促进工作协同。

3.员工关怀：协助组织开展员工关怀活动，营造积极和谐的企业文化氛围。

（七）综合性事务

1.制度建设：协助参与组织行政管理制度、流程的制定、修订与宣贯工作，推动管理规范化。

2.对外联络：代表组织与相关政府部门、合作伙伴及其他外部机构进行一般性事务联络与对接。

3.领导交办事项：高效、保质完成上级领导临时交办的其他综合性工作任务。

四、工作流程说明

（一）办公用品申领与发放流程

1.需求提报：各部门根据实际需求，通过指定方式（如线上系统、纸质申请单）提交办公用品申领计划，经部门负责人审批。

2.汇总与采购：行政综合部定期汇总各部门申领需求，结合库存情况，编制采购清单，按审批权限报批后执行采购。对于常备办公用品，可设定安全库存量，及时补货。

3.入库登记：采购的办公用品到货后，行政综合部需进行数量核对、质量查验，确认无误后办理入库登记，更新库存台账。

4.发放与签收：申领部门凭审批后的申领单到行政综合部领取办公用品，经手人需在发放记录上签字确认，行政综合部同步更新库存。

（二）固定资产采购与管理流程

1.需求申请与审批：使用部门提交固定资产采购申请，详细说明品名、规格、数量、预估单价、用途等，按组织规定的审批流程逐级报批。

2.采购执行：行政综合部（或指定采购部门）根据审批结果，通过招标、比价等合规方式进行采购。

3.验收与入库：固定资产到货后，由使用部门、行政综合部（必要时可邀请技术部门）共同进行验收，验收合格后，行政综合部办理入库手续，建立固定资产卡片，登记台账。

4.领用与登记：使用部门办理领用手续，明确使用