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2025年档案及合同管理制度(2篇)

档案及合同管理制度一

总则

为了加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案与合同资源，维护公司的合法权益，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门的档案和合同管理工作。档案及合同管理工作应遵循统一领导、分级管理、集中保存、方便利用的原则，确保档案和合同的完整、准确、安全和有效利用。

档案管理

1.档案范围

公司档案包括但不限于行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。行政档案涵盖公司的各类文件、通知、会议纪要、规章制度等；人事档案包含员工的个人信息、履历、培训记录、绩效考核等；财务档案有会计凭证、账簿、财务报表等；业务档案涉及公司业务活动中的各类资料，如市场调研报告、项目方案、客户资料等。

2.档案收集与整理

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、整理。收集的文件材料应齐全完整，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。文件材料收集后，应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，并编制档案目录。

3.档案保管

公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全。档案应按照分类编号的顺序存放在档案柜中，便于查找和管理。对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。同时，要定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

4.档案借阅与利用

公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅档案时，应遵守档案借阅规定，不得损坏、涂改、转借档案。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。对于涉及公司机密的档案，借阅时应严格按照公司必威体育官网网址制度的规定执行。档案利用过程中，应注重档案的必威体育官网网址和安全，不得将档案内容泄露给无关人员。

5.档案鉴定与销毁

公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。档案鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。对于保管期限已满、失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。

合同管理

1.合同范围

本制度所指合同包括公司在经营活动中签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。

2.合同签订

合同签订前，业务部门应进行充分的市场调研和风险评估，对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行认真审查。审查内容包括营业执照、税务登记证、资质证书等相关证件的真实性和有效性。合同文本应采用公司统一制定的合同范本，如无合适的范本，应参照相关法律法规和行业惯例起草合同。合同起草完成后，应组织相关部门进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。审核通过后，由法定代表人或其授权代表签订合同。

3.合同履行

合同签订后，业务部门应负责合同的履行工作，按照合同约定的条款和期限履行义务。在合同履行过程中，应及时跟踪合同的执行情况，如发现对方有违约行为，应及时采取措施，维护公司的合法权益。同时，要建立合同履行台账，记录合同履行的情况。

4.合同变更与解除

如因客观情况发生变化，需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除合同的协议应按照合同签订的程序进行审核和批准。在变更或解除合同过程中，要注意保护公司的利益，避免因变更或解除合同给公司造成损失。

5.合同档案管理

合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料移交档案管理部门存档。合同档案应包括合同文本、附件、补充协议、履行过程中的往来文件等。档案管理部门应按照合同的类别、签订时间等进行分类整理，并建立合同档案目录。合同档案的保管期限按照国家相关法律法规和公司的规定执行。

监督与考核

公司应建立档案及合同管理的监督机制，定期对各部门的档案及合同管理工作进行检查和评估。检查内容包括档案及合同的收集、整理、保管、借阅、利用等方面。对于在档案及合同管理工作中表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于违反本制度的行为，应按照公司的相关规定进行处理。

档案及合同管理制度二

档案管理

1.档案分类与编号

档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等几大类。文书档案主要包括公司行政、党务等方面的文件材料；科技档案涵盖公司科研、生产、技术等方面的资料；会计档案有会计凭证、账簿、报表等；声像档案包括照片、录像、录音等资料。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号规则应根据档案的类别、年度、保管期限等因素制定。

2.档案收集要求

各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。