采购管理供应商信息登记及筛选模板.docVIP

采购管理供应商信息登记及筛选通用工具模板

一、模板适用场景与价值

在企业采购管理中，供应商作为供应链的核心环节，其信息的规范登记与科学筛选直接影响采购效率、成本控制及供应链稳定性。本模板适用于以下场景：

新供应商引入：企业首次合作前，对供应商资质、能力、服务进行全面摸底登记；

现有供应商年度评估：定期对合作中的供应商进行信息更新与绩效复核，动态优化供应商库；

品类采购专项管理：针对不同品类（如原材料、服务、设备等）供应商，按标准化流程登记筛选，保证匹配度；

集团化供应商统一管控：多分子公司或分支机构协同采购时，统一供应商信息标准，避免重复审核与管理混乱。

通过使用本模板，可实现供应商信息“全生命周期可追溯”“筛选标准量化透明”“管理流程规范化”，有效降低采购风险，提升供应商资源利用效率。

二、供应商信息登记与筛选全流程操作指南

（一）前期准备：明确范围与资料清单

确定登记范围：根据采购品类（如生产物料、办公用品、技术服务等），明确需登记供应商的类型（如制造商、代理商、服务商等），避免遗漏或冗余。

梳理资料清单：提前向供应商告知需提交的材料，保证信息完整。核心资料包括：

基础资质：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

行业许可：如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等（根据行业要求）；

能力证明：ISO质量体系认证、环境体系认证、产品检测报告、专利证书等；

商务信息：法定代表人身份证明、授权委托书（若由经办人办理）、开户许可证、联系人及联系方式（不含隐私信息，如仅保留“联系人：*先生/女士”）；

其他：过往合作案例（如有）、企业简介、产能说明等。

（二）信息登记：分模块规范填写

基本信息采集：通过《供应商基本信息登记表》（见表1）收集供应商基础信息，保证准确无误，重点关注“统一社会信用代码”“注册地址”“注册资本”“成立时间”等关键字段，避免因信息错误导致后续审核延误。

资质文件：要求供应商提交资质文件扫描件（加盖公章），按“基础资质-行业许可-能力证明”分类整理，保证文件在有效期内（如营业执照有效期、认证证书有效期）。

产品/服务信息登记：针对供应商提供的具体品类，填写《供应商产品/服务信息表》（见表2），明确产品名称、规格型号、技术参数、报价范围、最小起订量、交付周期等，保证与采购需求匹配。

补充信息完善：根据企业特殊需求，可增加“供应商合作意愿”“企业信用记录”（如通过“信用中国”查询无严重失信）、“社会责任报告”（如环保、用工合规）等附加信息，综合评估供应商的长期合作潜力。

（三）信息审核：三级审核机制

初审（采购专员*）：收到供应商提交材料后2个工作日内完成，重点核对资料完整性（是否缺漏）、规范性（印章是否清晰、文件是否有效），对资料不全的，一次性告知供应商补充，并记录补充次数（超过3次未完善者视为无效申请）。

复审（采购经理*）：初审通过后1个工作日内完成，重点关注供应商资质与采购品类的匹配度（如医疗器械供应商需具备相关经营许可）、报价的合理性（与市场均价对比）、产能是否满足企业需求（参考过往合作案例或产能证明）。

终审（分管副总*）：复审通过后1个工作日内完成，从战略层面评估供应商的长期价值（如技术领先性、供应链稳定性、抗风险能力），对高风险品类（如特种设备、危险化学品供应商）需额外组织法务、技术部门联合评审，终审通过后进入供应商信息库。

（四）供应商分类与筛选

分类管理：根据供应商资质等级、合作深度、供应品类，将供应商分为“战略级”“核心级”“普通级”“备选级”四类：

战略级：长期合作、资质顶尖、成本优势显著，优先保障份额；

核心级：资质合格、绩效稳定，作为主要合作对象；

普通级：资质达标但绩效一般，作为补充或临时合作对象；

备选级：资质达标但无合作记录，用于应对突发需求或替换不合格供应商。

量化筛选：针对具体采购项目，组建评估小组（含采购、技术、质量、财务人员），通过《供应商评估打分表》（见表3）进行量化评分，评分维度及示例

资质合规性（20分）：资质齐全、有效得20分，缺一项扣5分，过期不得分；

价格竞争力（30分）：报价低于市场均价10%以上得30分，持平得20分，高于5%以内得10分，高于5%不得分；

质量保障（25分）：ISO9001认证得10分，近3年无重大质量得10分，提供产品保险得5分；

交付能力（15分）：平均交付周期≤约定天数得15分，每超1天扣2分；

服务响应（10分）：24小时内响应需求得10分，超48小时不得分。

（五）结果应用与动态更新

建立合格供应商名录：筛选通过的供应商纳入《合格供应商名录》（见表4），明确合作品类、等级、有效期（一般为1年），采购时优先从名录中选择。

动态更新机制：每季度对名录内供应商进行信息复核（如资质有效期、联系方式变更），每年开展一次绩效