销售合同审核与执行跟进表模板.docVIP

销售合同审核与执行跟踪表模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业销售部门、法务部门、财务部门协同管理销售合同全生命周期，覆盖从合同签订前审核到履行完毕归档的全流程。尤其适用于销售合同金额较大、履行周期较长、涉及多部门协作的场景（如大型设备销售、长期服务供应等），也可作为中小型企业标准化合同管理的工具。通过使用本模板，可实现合同审核流程规范化、执行跟踪可视化、责任分工明确化，降低合同法律风险，提升履约效率，为企业决策提供数据支撑。

二、全流程操作指南

（一）合同信息初始录入

操作目标：准确记录合同基础信息，建立合同管理台账。

操作步骤：

获取合同文本：销售业务员与客户达成合作意向后，获取正式合同文本（含附件如技术协议、订单等），确认合同版本为最终版。

填写基础信息：根据合同内容，在“合同基本信息表”中录入核心字段，包括：

合同编号（规则建议：年份+部门简称+流水号，如“2024XS-001”）；

签约双方信息（甲方：公司名称、地址、联系人、电话；乙方：客户名称、地址、联系人、电话）；

合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、数量等）；

合同金额（含币种、大写金额，区分含税/不含税）；

合同期限（起止日期、关键节点如交货期、验收期、付款期）；

付款方式（如预付款比例、到货款进度、尾款支付条件等）；

验收标准（依据的技术标准、验收流程及时间要求）；

备注（如特殊条款、附件清单等）。

信息核对：销售业务员需逐项核对录入信息与合同原件一致性，保证无遗漏或错误（如合同金额大小写不一致、交货期模糊等需提前与客户确认）。

（二）多部门协同审核

操作目标：通过销售、法务、财务专业审核，识别并规避合同风险，保证条款合规、可行。

操作步骤：

销售部门初审：

审核人：销售业务员所属部门负责人（如销售经理*）；

审核重点：业务真实性（客户资质、需求匹配度）、合同内容与谈判结果一致性（如价格、交货期）、客户履约能力（过往合作记录、信用状况）；

审核结果：若通过，在“审核流程记录表”中签署“同意”及意见；若不通过，标注具体问题（如“交货期无法满足生产周期”），退回业务员与客户协商修改后重新提交。

法务部门复审：

审核人：公司法务专员或外聘律师*；

审核重点：合同主体合法性（企业营业执照、授权委托书有效性）、条款合规性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、权利义务对等性（如违约责任、知识产权归属、争议解决方式）、法律风险点（如“霸王条款”、管辖约定不明）；

审核结果：通过则签署“合规，建议签署”；不通过则列出修改意见（如“建议增加‘不可抗力’条款定义”），由销售部门与客户沟通调整。

财务部门终审：

审核人：财务部门负责人（如财务经理*）；

审核重点：付款条款合理性（预付款比例是否符合公司规定、资金占用成本）、税务条款（发票类型、税率、开票时间）、财务数据准确性（合同金额与订单、预算一致性）、客户信用额度（是否超出公司核定的信用上限）；

审核结果：通过则签署“财务条款可行”；不通过则提出调整建议（如“要求客户提高预付款比例至30%”），待销售部门确认后进入下一环节。

最终审批（如需）：

根据合同金额重要性，可增加总经理/分管副总审批环节，重点审核重大合同的战略合规性、资源匹配度等。

（三）合同签订与归档

操作目标：完成合同签署，保证合同文本及审核记录完整存档。

操作步骤：

文本定稿：所有审核环节通过后，销售业务员根据审核意见与客户确认最终合同文本，保证双方签字盖章页清晰、无涂改（若修改需双方盖章确认）。

签署归档：

正本合同：公司留存1份（交档案室归档），客户根据约定留存1-2份；

副本及附件：扫描电子版（PDF格式）至合同管理系统（或指定共享文件夹），纸质版与审核流程记录表、客户资质文件等一并整理，标注“合同编号+客户名称”后归档。

状态更新：在合同管理台账中更新合同状态为“已签订”，同步记录签署日期、签署地点等信息。

（四）执行计划制定

操作目标：拆解合同履行关键节点，明确责任人与时间要求，保证执行有序。

操作步骤：

节点拆解：销售业务员根据合同条款（如交货、验收、付款等），联合生产、仓储、技术等部门制定“执行计划与跟踪表”，明确关键节点：

示例节点：合同签订→预付款到账→生产备货→货物出厂→物流运输→客户签收→技术验收→开具发票→尾款到账；

每个节点需标注“计划完成时间”（具体到日期）、“负责人”（如生产部、物流部、销售业务员*）。

计划确认：销售部门牵头组织生产、技术、财务等部门负责人召开执行计划会，确认各节点时间可行性与资源匹配度（如生产产能、物流运力），避免计划与实际脱节。

计划下发：确认后的执行计划同步至各责任部门，并在合同管理系统中标记“执行计划已确认”。

（五）执行过程动态跟踪

操作目标：实时监控合同履行进度，及时发觉并解决