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信访记录格式模板及填写指导

一、信访记录格式模板

信访记录

项目

内容

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**信访人基本信息**

姓名

联系电话（若提供）

住址/单位（可选，视情况记录）

**信访时间**

年月日时分

**信访地点**

**信访形式**

（如：来访、来电、来信、网上信访等）

**信访反映主要问题及诉求**

（此处详细记录信访人反映的具体问题、发生时间、地点、涉及对象、主要事实依据以及明确的诉求）

**信访人提供的主要证据材料（如有）**

（如：书面材料、照片、录音录像、合同、票据等，注明名称、数量）

**记录人意见/初步处理建议（可选）**

（根据实际情况，简要记录接待人员的初步判断、解释说明或拟办意见）

**记录人**

**记录单位/部门**

**记录时间**

年月日时分

二、填写指导

（一）信访人基本信息

1.姓名：务必准确记录信访人法定姓名，避免使用昵称、别名（除非信访人坚持并予以注明）。如信访人不愿透露真实姓名，应如实记录“匿名”或“不愿透露姓名”，并在后续处理中注意相关规定。

2.联系电话（若提供）：这是与信访人沟通、反馈结果的重要渠道。应尽可能获取并准确记录。如信访人提供多个号码，可分别记录并注明（如：手机、座机）。

3.住址/单位（可选，视情况记录）：根据信访事项的性质和处理需要，可选择性记录。记录时应尊重信访人意愿，对不愿提供的，不应强求。此信息有助于了解信访人背景或与信访事项的关联。

（二）信访时间

精确到“年月日时分”。对于来访，指信访人到达接待场所并开始反映问题的时间；对于来电，指电话接通并开始记录的时间；对于来信或网上信访，指收到信件或系统显示提交成功的时间。

（三）信访地点

记录信访行为发生的具体地点。来访的填写接待室或具体谈话地点；来电的可填写“电话”；来信的可填写“邮寄”或“收信地址”；网上信访的可填写“网络平台”。

（四）信访形式

明确勾选或填写信访人采用的方式，如“来访”、“来电”、“书面来信”、“电子邮件”、“网上信访平台”等。

（五）信访反映主要问题及诉求

此部分是信访记录的核心，务必清晰、准确、完整地记录信访人陈述的内容。

*客观记录：忠实于信访人的原意，不夸大、不缩小、不歪曲。尽量使用信访人自己的语言，但需进行必要的整理和规范，使其条理清晰。

*要素齐全：引导信访人讲清楚事情的来龙去脉，包含以下关键要素：

*何事：具体是什么问题？（如：劳动报酬纠纷、房屋质量问题、政策咨询等）

*何时：问题发生的时间、持续时间。

*何地：问题发生的具体地点。

*何人：涉及的相关单位、部门或个人（姓名、职务等，尽可能明确）。

*何因：问题发生的原因（信访人认为的原因）。

*如何：问题发生的经过、具体情节。

*明确诉求：准确记录信访人希望通过信访达到的目的或解决的方案。诉求可能不止一项，应逐条清晰列出。如信访人诉求模糊，可适当引导其明确，但不得强加于人。

*区分问题与诉求：“问题”是客观事实的陈述，“诉求”是信访人希望得到的结果，两者应区分清楚。

*避免主观判断：记录中不应加入记录人的个人观点或对信访人陈述真实性的评判（此部分可在“记录人意见/初步处理建议”中体现）。

（六）信访人提供的主要证据材料（如有）

*仔细核对信访人提交的材料，逐项记录材料名称、份数、页数等。

*对于原件，如确需留存，应出具收据，并注明“原件已收”；如留存复印件，应注明“复印件与原件核对无异”并由信访人签字确认（如有必要）。

*对于录音、录像等电子证据，应记录其载体（如U盘、手机提供）、大致内容概要，并妥善保管或指引信访人按规定提交。

（七）记录人意见/初步处理建议（可选）

*此栏供记录人根据信访事项的性质、紧急程度、政策依据等，提出初步的处理方向或建议，如：“建议转XX部门办理”、“根据XX政策向信访人解释”、“需进一步核实情况”等。

*如当场进行了解释说明或政策宣讲，也可简要记录沟通情况和信访人的初步反应。

*此意见仅为内部参考，不直接作为对信访人的答复意见。

（八）记录人、记录单位/部门、记录时间

*记录人：填写实际记录人员的姓名。

*记录单位/部门：填写记录人所属的具体单位或内设部门。

*记录时间：填写完成本记录的具体时间，精确到“年月日时分”。

（九）通用填写要求

1.及时准确：信访事项发生后应立即记录，避免遗漏或记忆偏差，确保信息的准确性。

2.客观中立：以第三人称客观记录，不带个人情感色彩和主观臆断