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内审不符合项报告撰写范例

在内部审计工作中，一份精准、清晰、具有建设性的不符合项报告，其价值远不止于记录一个“问题”。它更是推动组织流程优化、管理提升的关键载体。一份粗糙的报告可能导致误解、抵触，甚至错失改进良机；而一份优秀的报告，则能清晰指出症结，引导责任方积极整改，真正实现审计的增值作用。本文将结合实践经验，通过范例解析，阐述如何撰写一份高质量的内审不符合项报告。

一、优秀不符合项报告的核心特质

在深入范例之前，我们首先需明确一份优秀的不符合项报告应具备哪些特质：

*客观性（Objectivity）：基于事实，避免主观臆断和情绪化描述。

*准确性（Accuracy）：用词精准，数据可靠，对事实的描述无偏差。

*清晰性（Clarity）：逻辑严谨，条理分明，易于理解，避免模糊和歧义。

*相关性（Relevance）：紧扣审计准则、体系文件或既定目标，突出问题的实质影响。

*建设性（Constructiveness）：不仅指出问题，更能启发思考，提出具有操作性的改进建议。

二、不符合项报告的结构与范例解析

一份规范的不符合项报告通常包含以下核心要素。我们将以一个虚构的“采购流程合规性审计”中发现的问题为例，进行逐环节解析。

报告编号：IR-XXXX-XX（内审-年份-序号）

报告日期：YYYY年MM月DD日

受审核部门：采购部

审核员：[审核员姓名]

陪同人员：[采购部陪同人员姓名]

（一）不符合项描述

这是报告的基石，必须客观、准确、具体地描述观察到的事实。

优秀范例：

“在YYYY年MM月DD日对采购部进行的例行审计中，抽查了编号为PO-XXX和PO-XXX的两份采购订单（涉及A物料和B物料，采购金额分别为[此处可简述金额范围，如“中等金额”]）。审计发现，这两份采购订单在发出前，均未获得采购部经理或其授权人的书面审批签字。相关采购申请单（PR-XXX、PR-XXX）虽已获批，但对应的采购订单审批记录缺失。此情况不符合公司《采购控制程序》（QP-08）第5.3条款‘所有采购订单在正式发出前，必须经过部门负责人或其授权代表的审批’之规定。”

解析：

*要素齐全：明确了时间、地点、涉及对象（采购订单编号、物料）、具体事实（未审批）、相关证据（采购申请单已批但订单审批缺失）。

*引用标准：清晰指出了不符合的具体文件条款，使问题有章可循。

*客观中立：仅陈述事实，未使用“管理混乱”、“不负责任”等主观评价词语。

*避免模糊：“两份”、“均未”等词语使描述精确。

（二）不符合项性质判定（不符合条款）

清晰指出不符合的准则、程序或标准的具体条款。

优秀范例：

“不符合《采购控制程序》（QP-08）第5.3条款：‘所有采购订单在正式发出前，必须经过部门负责人或其授权代表的审批’。”

解析：

*准确无误：与不符合事实描述中引用的条款保持一致，确保判定依据的统一性。

（三）原因分析

深入分析导致不符合项发生的根本原因，而非表面现象。这是制定有效纠正措施的前提。

优秀范例：

“经与采购部相关人员访谈及查阅相关记录，初步分析不符合项产生的原因为：

1.流程意识不足：采购部近期新入职两名采购员，对《采购控制程序》中关于订单审批的具体要求理解不到位，误认为采购申请获批即可发出订单。

2.监督机制缺失：采购部经理对日常采购订单的审批环节未能进行有效监督和抽查，未能及时发现并纠正新员工的操作偏差。”

解析：

*深入具体：从“人”（新员工意识）和“管理”（监督缺失）两个层面分析，而非简单归咎于“忘记了”或“太忙了”。

*基于调查：提及“与相关人员访谈及查阅相关记录”，表明原因分析并非凭空猜测。

*为改进指明方向：原因清晰，纠正措施才能有的放矢。

（四）不符合项严重程度

根据不符合项的性质、影响范围和潜在风险进行评估，通常分为“严重不符合”、“一般不符合”或“观察项”。

优秀范例：

“一般不符合项。

理由：该不符合项涉及两份非关键性物料的采购订单，尚未造成实际的经济损失或严重的运营风险。但此问题若不及时纠正，可能导致采购流程失控，增加非必要支出或引入不合格物料的风险。”

解析：

*明确分级：给出了清晰的级别判定。

*判定理由充分：结合影响（未造成实际损失）和潜在风险（流程失控）进行说明，有理有据。

（五）纠正与预防措施要求

针对根本原因，提出具体、可操作、有时限要求的纠正措施和预防措施建议。

优秀范例：

“建议采购部采取以下纠正与预防措施：

1.纠正措施：

*立即对编号为PO-XXX和PO-XXX的采购订单进行追溯审批，评估此操作对采购物料质量及价格的潜在影响。（完成时限：YYYY年MM月EE日前）

*对采购部所有员工，特别是新入职员工，就《采