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公司行政文员实习鉴定

公司行政文员实习鉴定

一、实习基本信息

实习生姓名：XXX

实习时间：2023年X月X日—2023年X月X日（共X周）

实习单位：XX有限公司

实习部门：行政部

实习岗位：行政文员

指导老师：XXX（行政部经理）

二、实习单位概况

XX有限公司成立于2010年，是一家专注于XX领域的高新技术企业，注册资本5000万元，员工规模约200人，总部位于XX市XX区，在上海、广州设有分支机构。公司主营业务涵盖XX、XX、XX三大板块，客户覆盖国内30余个省份及东南亚市场。行政部作为公司的核心支持部门，下设办公管理、后勤保障、会务服务、企业文化4个职能小组，主要负责制度建设、办公流程优化、固定资产管理、会务组织、后勤服务、企业文化建设等工作，为各部门高效运转提供综合保障。

三、实习内容与职责

在行政部X周的实习中，我在指导老师的带领下，逐步接触并参与行政全流程工作，具体职责及内容如下：

（一）文件管理：规范流程，确保信息高效流转

文件管理是行政文员的基础工作，涉及文件收发、登记、流转、归档等全流程。实习期间，我主要负责：

1.文件收发与登记：每日对接公司各部门及外部单位（如客户、供应商、政府部门），接收文件（含纸质/电子版）后，通过“OA办公系统”进行登记，记录文件名称、发件单位、收件日期、紧急程度、处理要求等关键信息，确保“每件必登、登记无误”。实习期间共接收各类文件623份，其中纸质文件189份、电子文件434份，登记准确率达100%。

2.文件流转与跟踪：根据文件类型及审批权限，通过OA系统发起流转流程，同步跟踪审批进度。对紧急文件（如合同审批、项目立项文件），优先标记并提醒相关负责人，确保24小时内完成初转。例如，在XX项目合同审批中，通过实时跟踪发现法务部审批延迟，立即沟通协调后推动流程提前6小时完成，避免影响项目进度。

3.文件归档与保管：每月对已办结文件进行分类整理，按照“年度-部门-文件类型”建立三级归档体系。纸质文件装订成册后移交至档案室，电子文件备份至公司服务器并刻录光盘存档。实习期间共归档文件518份，整理档案盒36个，协助建立电子检索目录3份，使文件查找效率提升约40%。

（二）会务服务：精细筹备，保障会议高效开展

会务服务是行政工作的“窗口”，需兼顾细节与全局。实习期间，我参与组织各类会议63场，其中内部例会32场、部门专题会21场、外部对接会10场（含客户洽谈会、供应商交流会），具体负责：

1.会前筹备：根据会议需求，制定会务方案，明确会议时间、地点、参会人员、议程、物料清单（如投影设备、席卡、资料袋、饮用水等）。提前3天预订会议室（协调避免冲突），布置会场（调试设备、摆放席卡、分发资料），对重要会议（如XX年度总结会）提前彩排流程，确保衔接顺畅。实习期间累计预订会议室189次，布置会场63场，物料准备零失误。

2.会中服务：负责签到（采用纸质签到+扫码签到双模式）、引导参会人员就座、记录会议要点（使用“讯飞听见”实时转写，会后整理成会议纪要）、处理临时需求（如增补设备、调整议程）。在XX客户对接会中，因客户临时增加参会人员，迅速协调备用会议室并完成布置，保障会议按计划进行，获客户方好评。

3.会后总结：24小时内完成会议纪要撰写（含决议事项、责任人、完成时限），经部门负责人审核后分发至各部门；回收会议物料（如设备、资料袋），整理会议室并提交《会议服务复盘表》，总结经验（如“大型会议需提前1小时测试设备”）。实习期间撰写会议纪要63份，决议事项跟踪落实率达98%。

（三）办公用品管理：优化流程，降本提效

办公用品管理需兼顾“保障供应”与“控制成本”。实习期间，我主要负责：

1.需求统计与采购：每月25日收集各部门办公用品需求（通过OA系统填报+线下确认），汇总后制定采购计划，对比3家供应商报价（京东企业购、晨光科力普、本地批发商），选择性价比最高的方案提交审批。采购时优先选择环保、耐用品（如可替换笔芯的钢笔、再生纸笔记本），减少浪费。实习期间共完成采购计划8份，采购物品236类（含A4纸、文具、清洁用品等），月均采购金额从最初的8500元降至6800元，降幅约20%。

2.库存管理与发放：建立《办公用品库存台账》（电子+纸质），实时记录入库、出库、结余数据，每周盘点一次，确保“账实相符”。对常用物品（如A4纸、签字笔）设置安全库存量（如A4纸库存低于5箱时触发预警），避免短缺；对部门领用实行“按需申领、实名登记”，杜绝浪费。实习期间库存盘点准确率达99.5%，物品发放